ระบบ ERP ช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร
ปัจจุบันมีการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กรกันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ แต่ในช่วงหลังๆ นี้ ก็เริ่มขยายวงกว้างมาสู่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมากขึ้น เนื่องจากมีผู้พัฒนาระบบรายใหม่ๆเพิ่มเข้ามา จึงมีการแข่งขันกันสูงขึ้นตาม ส่งผลต่อราคาที่เริ่มปรับตัวลงหลายระดับ ทำให้รองรับกลุ่มธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมได้มากขึ้นนั่นเอง แล้ว ERP คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกับคำว่า ERP กันก่อนนะคะ
ระบบ ERP หรือย่อมาจาก Enterprise Resource Planning
คือ ระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้มีการบริหารและใช้ทรัพยากรร่วมกันภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของบริษัทนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันมีหลากหลายระบบมาก เช่น
- ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน
- ระบบการจัดการงานขาย
- ระบบขายหน้าร้าน
- ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
- ระบบควบคุมคลังสินค้า
- ระบบงานทรัพยากรบุคคล
- ระบบวางแผนการผลิต
- ระบบงานซ่อมบำรุงและรักษา
- ระบบการกระจายสินค้า หรือการขนส่ง
- ฯลฯ
นอกจากนี้ ก็ยังมีระบบโมดูลย่อยๆ อีกหลายโมดูล โดยทุกระบบ ล้วนมีการทำงานที่สัมพันธ์และเชื่อมโยงถึงกัน และสุดท้ายปลายทางของข้อมูลทั้งหมดจะถูกนำส่งเข้าระบบบัญชี ซึ่งเป็นระบบรั้งท้ายที่จะรับข้อมูลต่างๆ มาประมวลผลและนำข้อมูลไปประยุกต์ใช้ต่อได้อีกหลากหลายแขนงเลยค่ะ
แล้ว ERP มีส่วนช่วยในการลดต้นทุนได้อย่าง ทำไมระบบ ERP จึงได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในแต่ละประเภทธุรกิจ และทำไมต้องใช้ ERP ในการบริหารงานองค์กร มาติดตามกันต่อเลยค่ะ
ระบบ ERP ไม่ใช่แค่เพียงแก้ไขปัญหาในการดำเนินธุรกิจเท่านั้น แต่ระบบ ERP ยังเป็น Platform บริหารองค์กรแบบครบวงจร ที่ช่วยผลักดันให้องค์กรเดินไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งประโยชน์ของ ERP ก็มีอยู่หลายอย่างด้วยกัน ดังนี้ค่ะ
✔ ระบบ ERP จะมีจุดเด่นคือ ความสามารถในการจัดการได้ง่าย ฉับไว ไม่ซับซ้อน ส่งผ่านข้อมูลกันได้อย่างรวดเร็ว
👉 ความรวดเร็วฉับไว ทำให้ลดเวลา = ลดต้นทุน
✔ ระบบสามารถใช้งานได้ง่าย เนื่องจากโปรแกรมสามารถพัฒนาให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของแต่ละองค์กรได้
👉 ใช้งานได้ง่าย = ได้กำไรในเชิงเวลา
✔ ลดขั้นตอนและกระบวนการในการทำงานให้น้อยลง ทำให้ลดเวลาในการทำงานในองค์กร สามารถนำแรงงานคนไปพัฒนางานในส่วนอื่นได้
👉 ลดขั้นตอน ลดเวลา = ลดต้นทุน
✔ ลดความซ้ำซ้อนของระบบการทำงานในองค์กร เนื่องจาก ERP เป็นระบบการทำงานที่เชื่อมโยงทั่วถึงทุกระบบงาน
👉 ลดความซ้ำซ้อน = ได้กำไรในเชิงเวลา
✔ สามารถตรวจสอบที่มาที่ไปของข้อมูลได้ตลอดเวลา ข้อมูลที่เกิดขึ้นถูกต้องแบบ Real time
👉 ได้ข้อมูลถูกต้องรวดเร็ว = ได้กำไรในเชิงเวลา
✔ ช่วยให้การทำงานของคนง่ายขึ้น สามารถวางแผนการทำงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่จำเป็นต้องอาศัยความสามารถของคนในการจดจำ
👉 ทำงานง่าย = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
✔ สามารถเข้าถึงรายงานวิเคราะห์ข้อมูลทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
👉 ความรวดเร็ว = ได้กำไรในเชิงเวลา
✔ กรณีกิจการมีหลายสาขา สามารถดูข้อมูลแบบรวมสาขา หรือแยกสาขาได้ จากศูนย์กลางที่เดียว
👉 รวบข้อมูลจากที่เดียว = ได้กำไรในเชิงเวลา
✔ สามารถเก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อการวิเคราะห์ย้อนหลัง ได้ไม่จำกัดปี
👉 เก็บประวัติได้ = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
✔ มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถแยกตามสิทธิ์การใช้งานโปรแกรมตามที่กำหนดได้
👉 รักษาความปลอดภัย = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
✔ สามารถอนุมัติเอกสารต่างๆ แบบ Online ได้ เช่น เอกสารใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ, ใบรับคำสั่งขาย ทำให้มีการตรวจสอบเอกสารอย่างรัดกุม
👉 ลดงานเอกสาร = ลดต้นทุน
✔ สามารถบำรุงรักษาระบบได้ด้วยตนเองในเบื้องต้นได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่พิเศษเฉพาะทาง
👉 ลดงานคน = ลดต้นทุน
✔ ระบบรองรับการเชื่อมต่อกับระบบต่างๆได้หลากหลาย และรองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคตได้
👉 รองรับสิ่งใหม่ๆ = ได้กำไรในเชิงคุณค่า
ปัจจุบัน ERP ถูกพัฒนาไปในรูปแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์มาตรฐาน สามารถติดตั้งและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย ERP software มีหน้าที่รวบรวมส่วนประกอบทางธุรกิจต่างๆ เช่น งานจัดซื้อ งานขาย ระบบขายหน้าร้าน POS งานควบคุมสต็อกสินค้า งานจัดส่ง งานซ่อมบำรุง งานวางแผน งานผลิต งานทรัพยากรมนุษย์ และงานบัญชีการเงิน เป็นต้น
แล้วเชื่อมโยงส่วนงานต่างๆเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งข้อดีของการรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน ก็เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลเดียวกันร่วมกันทั้งองค์กรได้
ในส่วนของระบบ ERP ที่มีความสำคัญต่องานด้านบัญชีและการเงิน มีดังนี้ค่ะ
📌 ช่วยให้ได้รับรายงานงบการเงินที่ถูกต้องได้เร็วขึ้น สามารถเรียกดูงบการเงินได้ทันทีที่บันทึกเอกสารรายวันลงระบบ จะดูรายงานเมื่อไหร่ก็ได้
📌 ช่วยให้วิเคราะห์ รายงานกำไรขาดทุน รายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา จากข้อมูลที่ส่งมาจากทุกฝ่าย หรือทุกสาขาของบริษัท
📌 ช่วยให้วิเคราะห์ความเคลื่อนไหวเจ้าหนี้การค้า และลูกหนี้การค้าได้สะดวกขึ้น รวมทั้งวิเคราะห์ ยอดลูกหนี้การค้า และเจ้าหนี้การค้าแบบย้อนหลังได้ด้วย
📌 ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำเอกสารส่งสรรพากร เช่น รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น
📌 ระบช่วยจัดการภาษีซื้อ ที่สรรพากรอนุญาตให้ใช้ได้ภายใน 6 เดือน ส่งผลให้การบริหารภาษีทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
📌 ช่วยลดจำนวนการใช้กระดาษ และหมึกพิมพ์ลง จากการเก็บข้อมูลเป็น Soft file ซึ่งช่วยให้ลดต้นทุนการบริหารได้
📌 ระบบช่วยแจ้งเตือนยอดลูกหนี้ที่คงค้างเป็นระยะเวลานาน ทำให้สามารถติดตามหนี้ได้ง่าย และเพื่อให้การแก้ปัญหาต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วไม่กระทบกับงานของลูกค้า
📌 ระบบช่วยแจ้งเตือนการชำระหนี้ ช่วยให้เตรียมการจ่ายหนี้ให้ตรงเวลา เพื่อรักษาเครดิตการค้าไว้
📌 ระบบช่วยให้ทราบสถานะการเงินของกิจการ ว่าเพียงพอต่อการใช้บริหารหมุนเวียนในกิจการหรือไม่
📌 สามารถตรวจสอบสถานะและความเคลื่อนไหวของเอกสารเช็ครับ เช็คจ่าย ตลอดจน Bank Statement ได้ตลอดเวลา
📌 สามารถตรวจสอบ Bank reconcile ได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาทำกระทบยอดเงินฝากธนาคารเอง
หมายเหตุ : ได้รับการสนับสนุนข้อมูลจาก ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ ERP ( https://www.bsv-th.com/ )
นอกจากประโยชน์ต่างๆ ที่ได้รับจากการใช้ระบบ ERP แล้ว ก็ยังมีข้อเสียที่อาจมาพร้อมกับระบบ ERP ด้วยเช่นกันค่ะ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผู้เขียนเจอโดยตรงจากธุรกิจนี้ ส่วนใหญ่มักจะมีปัญหาด้านบุคลากรที่เข้ามาใช้งานระบบ เช่น
✔ พนักงานที่เกี่ยวข้องมีความรู้ไม่เพียงพอต่อการใช้ระบบ ERP
✔ พนักงานไม่มีประสบการณ์ในการใช้งาน ERP Software
✔ การออกจากงานของพนักงานที่มีความรู้ทำให้บริษัทมีต้นทุนในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ (เฉพาะผู้พัฒนาระบบบางบริษัทเท่านั้น)
นอกจากนี้ ERP Software ยังค่อนข้างมีราคาแพง บริษัทจึงควรมีนโยบายให้พนักงานเรียนรู้การใช้ ERP Software ให้คล่อง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานอย่างสูงสุดค่ะ
Cr. BSV : Business Value Co.,Ltd.
เรียบเรียงโดย : ลงทุนในบัญชีและภาษี
ช่องทางอื่นในการติดตาม เพจลงทุนในบัญชีและภาษี
Website : https://bsv-th.com/
ขอบคุณทุกกำลังใจที่มีให้เสมอนะคะ 🙏🙏😘😘
- 87
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
