การจัดการหมายเลขโทรศัพท์ในโรงแรม
เป็นอีกเรื่องหนึ่งนะครับที่หลายๆคนและหลายๆโรงแรมมองข้ามไป ถ้าเปิดดำเนินการไปแล้วมีแขกเข้าพักแล้วมาแก้ไขภายหลังก็จะยุ่งยากพอสมควร มีหลายๆโรงแรมครับที่ผมพบว่ามีการจัดแผนผังเบอร์ดโทรศัพท์ผิดพลาด ทำให้เกิดปัญหาหลายๆอย่างเช่น
- เบอร์โทรศัพท์จำยาก
- จัดกลุ่มเบอร์โทรศัพท์ไม่ได้
- ควบคุมลำบาก
- เบอร์โทรศัพท์ไม่เป็นระเบียบ
เรื่องของการวางแผนผังเบอร์โทรศัพท์จะต้องวางตั้งแต่ก่อนติดตั้ง PABX (Personal Assistant Branch Exchange) นะครับ
หลักการวางระบบและแผนผังเบอร์โทรศัพท์ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ
- เบอร์โทรศัพท์กี่หลัก
เบอร์ภายในให้กำหนดให้ชัดเจนว่ามีกี่หลัก โดยปกติ PABX สามารถกำหนดได้ว่าอยากให้เป็นเบอร์กี่หลัก วางแผนเรื่องจำนวนหมายเลขภายในให้ชัดเจนและกำหนดตั้งแต่เริ่มต้นว่าต้องการเลขกี่หลัก
- กำหนดหมายเลขที่เป็น "Shortcut" เช่น เลข "0" คือ Operator, เลข "9" คือการตัดสายนอก, เลข "8" คือ Room to Room
- กำหนดกลุ่มผู้ใช้
โดยทั่วไปสำหรับโรงแรม จะแยกออกเป็น 2 กลุ่มหลักๆคือ
- พนักงาน
กลุ่มพนักงานให้กำหนดกลุ่มย่อยด้วย โดยกำหนดเป็นรายแผนก เพื่อสะดวกในการกำหนดการใช้งาน เช่น การโอนสาย การดึงสาย การพักสาย
- แขกผู้พัก (ห้องแขก)
- กำหนดการทำงานร่วมกับระบบ PMS เช่น
- การตั้งปลุก
- การโพสมินิบาร์
- การเปลี่ยน Room Status
ตรวจสอบกับ PMS ที่เราใช้อยู่ว่ามี Function ไหนที่สามารถทำงานร่วมกันได้ ในบางครั้งอาจต้องเสียค่า Interface (ค่าเชื่อมต่อ)
- กำหนดสิทธิ์การโทรออก
โดยทั่วไประบบ PABX สามารถกำหนดได้ว่าเบอร์ไหนสามารถโทรออกได้บ้าง และสามารถกำหนดได้ว่าโทรกลุ่มไหนได้บ้าง เช่น โทรได้เฉพาะ Local Call, โทรได้ Local Call กับ Mobile Phone หรือ โทรได้ Local call, Mobile phone และ Overseas call ระบบสามารถกำหนดได้แบบละเอียดว่าอยากให้เบอร์อะไรโทรแบบไหนได้บ้าง
เมื่อกำหนดด้านบนได้ทั้งหมดแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การกำหนดเบอร์และการสร้างแผนผังของเบอร์โทรศัพท์ โดยมากผมจะมีวิธีการสร้างแผนผังแบบเป็น Pattern ตามนี้นะครับ
- กำหนดเบอร์เป็น 4 หลัก
- 2 หลักแรกคือ แผนก เช่น
- 10 - Executive Office
- 20 - Front Office
- 30 - Food & Beverage
- 40 - Housekeeping
- 50 - Sales & Marketing
- 60 - Human Resources
- 70 - Engineer
- 2 หลักหลังคือ ตำแหน่ง เช่น
- 01 - Manager
- 02 - Secretary to Manager
- 03 - Assistant Manager
- 04 - etc
ถ้าเรากำหนดได้เป็น Pattern แบบด้านบน การจดจำเบอร์จะง่ายมากเช่น
2001 - Front Office Manager
3001 - Food & Beverage Manager
4001 - Housekeeping Manager (Executive Housekeeper)
5001 - Director of Sales
6001 - Human Resources Manager
จะเห็นได้ว่า 2 หลักแรกคือแผนก 2 หลักหลังคือ ตำแหน่ง ถ้าลงท้ายด้วย 01 จะเป็นเบอร์ของหัวหน้าแผนก ลงท้ายด้วย 02 เป็นเบอร์ผู้ช่วยหัวหน้าแผนก ถ้าทำได้แบบนี้ จำเบอร์ง่ายมากๆครับ
หลังจากนั้นก็กำหนดเรื่องกลุ่มครับ หมายเลขในกลุ่มนี้ อยู่ออฟฟิสเดียวกัน ใกล้ๆกัน จะให้หมายเลขอะไรดึงสายกันได้บ้าง และจะดึงสายให้กดหมายเลขอะไร และแต่ละกลุ่ม แต่ละหมายเลข โทรออกได้แบบไหน
หลายๆที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการวางแผนผังเบอร์โทรศัพท์นะครับ จริงๆแล้วเรื่องนี้สำคัญมากๆ วางตั้งแต่เริ่มเลยนะครับถ้ามาปรับเปลี่ยนทีหลังยุ่งยากมากๆครับ
- 4
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
