#GuRead
เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว 99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ
ผู้เขียน : Eitaro Kono แปลโดย ทินภาส พาหะนิชย์
ISBN : 978-616-287-084-2
สรุปเนื้อหาสำคัญ
ในการทำงานมีสิ่งต่างๆ มากมายที่เราจะต้องทำ แต่ในสิ่งต่างๆ มากมายเหล่านั้นมีสิ่งเล็กๆน้อยๆ ที่เราสามารถสร้างความแตกต่างได้ โดยสิ่งเหล่านั้นจะทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างเรียบร้อย และได้ผลดีกว่าคนอื่นๆ
โฮเร็นโซ (Ho-Ren-So)
- ในการรายงานให้เริ่มจากกลุ่มใหญ่ ไปเล็ก (ถ้าต้องการบอกเรื่องใบไม้ ให้เริ่มจากป่า มา ต้นไม้ กิ่งไม่ และในที่สุดก็เป็นเรื่องใบไม้
- ต้องตอบให้ตรงคำถามเสมอ ถ้ามีข้อมูลที่ต้องการจะเสนอเพิ่มเติม ค่อยเพิ่มหลังจากตอบคำถาม
- ในการสื่อสารให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด คือการพูดคุยกันโดยตรงตัวต่อตัว การโทรศัพท์ และสุดท้ายคือการส่งอีเมล
- เตรียมข้อมูลให้อีกฝ่ายให้มากที่สุด เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ดีที่สุด
การประชุม
- ต้องมีการกำหนดจุดมุ่งหมาย และเป้าหมายของการประชุมเสมอ (โดยจุดมุ่งหมาย คือผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น และเป้าหมาย คือเกณฑ์วัดระดับความสำเร็จของจุดมุ่งหมาย ใช้แล้วมันต้องวัดผลได้)
- จงเขียนหัวข้อสำคัญในการประชุมเสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงการสับสน และคิดซ้ำๆในหัวข้อเดิมๆ
- ต้องมีการระบุหัวข้อสิ่งที่จะต้องทำ หลังจากได้ข้อสรุปในการประชุมเสมอ โดยระบุให้ชัดถึงระยะเวลา และผู้ที่รับผิดชอบ
การใช้อีเมล์
- ควรจะเลือกใช้หัวข้อให้ชัดเจนว่า ต้องการอะไร ร่วมถึงการเลือกส่งเมล์ให้ผู้ที่เหมาะสม
- ควรสรุปสิ่งสำคัญเป็นข้อๆ (โดยคนเราสามารถจดจำได้ดี ถ้ามีข้อมูลไม่เกิน 7 ข้อ)
- พยายามใช้ตัวอักษรให้น้อยที่สุด เพื่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพยายามเขียนในเชิงรุก (เช่นระบุวันเวลาที่จะขอเข้าพบ หรือผลที่ต้องการได้รับให้ชัดเจนไปเลย)
- พยายามตอบเมล์ให้เร็วที่สุดที่จะสามารถทำได้ (อย่าให้งานติดขัด เพียงเพราะรอคำตอบจากเรา)
การจัดการเอกสาร - กฏ KISS "Keep It Short & Simple"
- สรุปหัวข้อสำคัญไว้เสมอ (แนะนำให้สรุปไว้สัก 3 ข้อ)
- ใช้สีเพื่อเน้นหัวข้อที่มีความสำคัญ
เคล็ดลับในการสื่อสาร
- ต้องไม่พูดแทรกคนอื่น โดยมีเหตุผลหลักๆอยู่ 2 ข้อ คือป้องกันการด่วนตัดสินใจ และเพื่อไม่ทำร้ายความรู้สึกของคู่สนทนา
- ต้องใช้คำพูดเชิงบวกเท่านั้น แต่ก็ต้องไม่กลัวการขัดแย้งจนมากเกินไป
หลักในการบริหารเวลา
- ต้องมีการจัดลำดับความสำคัญ ก่อนหลังอยู่เสมอ และจะต้องไม่ทำให้คนอื่นต้องเดือดร้อนด้วย
- หลักในการทำงานทันที โดยเฉพาะการประชุมในขณะที่ข้อมูลยังสดใหม่ ควรจะต้องทำสิ่งต่างๆในทันที
- ทำงานแต่เช้าตรู่ เพราะเป็นช่วงเวลาที่มีสิ่งรบกวนน้อย ทำให้สามารถมีสมาธิในการทำงานที่สูงขึ้นอีกด้วย
เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม
- การมอบหมายงานให้คนในทีม ต้องให้ข้อมูลที่สำคัญอย่างพอเพียง อย่างน้อยต้องบอกที่ไปที่มา เป้าหมายที่ต้องการได้รับ เงือนเวลา และความสำคัญของงานนั้นๆ
- กล้าที่จะมอบหมายงาน ถ้าหัวหน้าทีมเข้าไปเจ้ากี้เจ้าการกับการทำงานของทีมมากเกินไป จะทำให้ทีมทำงานไม่ได้
- เอยคำชมพร้อมเหตุผล ให้ทีมงานในทุกโอกาส เพื่อเพิ่มพลังให้กับทีมงาน
เคล็ดลับการบรรลุเป้าหมาย
- อย่าสร้างขึดจำกัดให้กับตัวเอง เราต้องมีความเชื่อ ความมั่นใจว่าเราจะสามารถทำสิ่งต่่างๆได้
- ไม่มีคำว่าสายสำหรับการเริ่มต้น
- เริ่มทำจากสิ่งง่ายๆ ให้เป็นนิสัย ความสำคัญอยู่ที่ความต่อเนื่อง
- จดปันทึกเป้าหมาย เพื่อทำการทบทวน และมุ่งสู่เป้าหมาย
- แยกปัญหา ออกจากความกังวล โดยปัญหาเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว และจะต้องได้รับการลงมือเพื่อแก้ไข โดยทันทีอย่างสุดความสามารถ แต่ความกังวลนั้นเป็นสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น โดยหลักในการรับมือมีอยู่ 4 วิธ่ี คือ
1. ปล่อยวาง
2. หลีกเลี่ยง
3. ถ่ายโอน
4. ลดทอน
- ต้องสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน กับชีวิตส่วนตัวให้ได้ เป้าหมาย (ของผมเองด้วย) คือ ทำงานให้ได้ดีขึ้น โดยที่ยังสามารถใช้ชีวิตส่วนตัวได้อย่างเต็มที่
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
