สรุปหนังสือ : The Productivity Project:
Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy
.
by Chris Bailey
Frist published year 2016
304 pages
ความเชื่อที่ว่า คนที่มี productivity สูง ๆ ต้องเป็นคนที่สามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างดีนั้น อาจไม่ใช่คำกล่าวถูกต้องอีกต่อไป …หลังจากได้อ่านหนังสือเล่มนี้ครับ
หนังสือเล่มนี้เป็นการรวบรวมเทคนิคต่าง ๆ ในการสร้าง productivity จากการอ่านหนังสือ การสัมภาษณ์กูรู และการลองปฏิบัติจริงของ Chris ในระยะเวลา 1 ปี ภายใต้โปรเจค A Year of Productivity (AYOP) ของเขา
เขาพบว่า คนที่มี productivity สูงนั้น นอกจากความสามารถในการบริหารจัดการ “เวลา” แล้ว ต้องมีความสามารถในการบริหารจัดการทั้ง “ความสนใจ” และ “พลังงานของร่างกาย” ที่ใช้ไปในแต่ละวัน ได้อย่างสมดุลด้วย จึงจะสามารถเพิ่ม productivity ในการทำงานและเรื่องอื่น ๆ ในชีวิตให้สูงขี้นได้
Chris ให้นิยาม ของคำว่า productivity ว่า ต้องเป็นการทำงานที่ รวดเร็วพอ ที่จะทำให้ทุกอย่างเสร็จได้ตามแผน และต้อง ช้าพอ ที่จะทำให้เราได้ใคร่ครวญว่าอะไรคืองานสำคัญ และต้องจัดการกับงานนั้นอย่างไร เมื่อใด โดยโฟกัสอยู่กับงานนั้นได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ ท่ามกลางสิ่งรบกวนต่าง ๆ ในแต่ละวัน
ความสัมพันธ์ของการจัดการ เวลา ความสนใจ และพลังงานของร่างกาย
การบริหารจัดการเวลาในแต่ละวันเป็นเทคนิคการทำงานที่ดี และเป็นเครื่องมือที่ทำให้เราสามารถจัดการกับงานต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ แต่หากระหว่างที่เราทำงาน ความสนใจของเราถูกดึงออกไปกับสิ่งเร้าต่าง ๆ รอบตัว ระยะเวลาในการจัดการงานนั้นให้เสร็จก็จะยึดออกไป และหากร่างกายของคุณไม่พร้อม สมองไม่แล่น พลังงานที่ใส่ให้กับการทำงานเริ่มตกลง ระยะเวลาในการจัดการกับงานนั้นให้เสร็จก็จะยึดออกไปอีก …
ดังนั้นการพยายามบริหารจัดการเวลา จึงอาจไม่ใช่คำตอบของการทำงานอย่าง productive การจัดการเวลาเป็นเพียงการระบุเวลาเริ่มจะเวลาสิ้นสุดในการทำงาน แต่การจะทำงานให้เสร็จตามเวลาได้นั้น ต้องอาศัยเทคนิคการควบคุมพลังงานและความสนใจที่ต้องใช้ในงานนั้นๆ ด้วย
หากเรามีงานสำคัญที่ต้องทำจำนวนมาก เราอาจเลือกที่จะทำงานแบบเดิม ๆ และยอมรับว่าเราไม่สามารถทำงานทั้งหมดนี้ได้ทัน หรือไม่ก็พยายามจัดสรรค์เวลางานเพิ่มขึ้น เพื่อให้สามารถจัดการกับงานที่ท่วมท้นเหล่านี้ได้
แต่ chris เสนอว่า เราอาจจัดการกับงานที่ท่วมท้นนี้ได้ ด้วยการ ลดเวลาทำงานลง แต่ให้ เพิ่มความสนใจ และ พลังที่ใช้ ให้กับงานนั้น ๆ ให้มากขึ้นแทน ดังนั้นการบริหารจัดการ ระดับพลังงาน และ ความสนใจ จึงเป็นเรื่องสำคัญ และสามารถทำให้งานที่ดูเหมือนจะท่วมท้นเหล่านั้น เสร็จเร็วขึ้นกว่าที่คิดไว้ ได้อย่างน่าประหลาดใจ
เทคนิคการเลือกงานที่สำคัญ
สิ่งแรกของการทำงานแบบ productive คือการจัดลำดับความสำคัญของงาน รู้ว่างานไหนคืองานที่สำคัญ และควรให้ความสนใจกับงานนั้นก่อน งานไหนที่สามารถรอได้ หรืองานไหนเป็นงานที่ไม่ควรเข้าไปยุ่งเลย
แล้วงานที่เรียกว่าสำคัญ คือ งานแบบไหน? … งานที่สำคัญ จะเป็นงานที่มีความหมายกับเรามากกว่างานอื่น ๆ เช่น
- เป็นงานที่สร้างคุณค่าให้กับเรา
- งานที่ส่งเสริมเป้าหมายสูงสุดในชีวิตของเรา
- งานที่มีผลกระทบค่อนข้างสูงต่อหน้าที่การงานของเรา
ตามหลักการพาเรโต (Pareto) หรือ กฎ 20 - 80 งานสำคัญคืองาน 20% ที่ทำให้ได้ผลลัพ 80% เพียงแค่เลือกทำเฉพาะงานสำคัญ ๆ ที่ได้ผลลัพสูง ๆ แบบนี้ ก็จะทำให้เวลาการทำงานของคุณลดลงได้อย่างมากเลยครับ
กฎของงานสำคัญ 3 อย่าง
ถึงแม้เราจะจัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว แต่งานสำคัญของคุณก็ยังอาจมีมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ การจัดการกับงานใน To-Do-List ที่ยาวเหยียด เราไม่สามารถทำได้ภายในวันเดียวอย่างแน่นอน และยิ่งเป็นงานสำคัญที่ต้องการพลังงานเยอะ ๆ แล้วละก็ เราอาจต้องเลือกงานเหล่านั้น ออกมาทำในช่วงเวลาที่คุณมีพลังงานสูงสุด ซึ่งอาจเป็นเพียงช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้นในแต่ละวัน
การเลือกงานสำคัญเพียง 3 งาน มาทำในแต่ละวัน จะทำให้คุณสามารถโฟกัสกับงานสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และในแต่ละสัปดาห์ เราก็ควรมีเป้าหมายสำคัญ ๆ 3 ข้อ ที่เชื่อมโยงกับงานในแต่ละวันด้วยเช่นกัน
การทำ Energy Tracking
ระดับพลังงานของเราจะแปรผันตามจังหวะของร่างกาย ถ้าคุณเป็นคนชอบตื่นเช้า (early bird) คุณอาจมีพลังงานล้นเหลือในช่วงเช้า แต่ถ้าคุณเป็นคนชอบนอนดึก (night owl) พลังของคุณอาจเพิ่มขึ้นในช่วงกลางคืน พลังงานของเราจึงมีระดับขึ้นลงในแต่ละช่วงเวลา แตกต่างกันในแต่ละคน
กรณีของ Chris เขาเป็นคนชอบนอนดึก ขณะที่หนังสือด้าน productivity เกือบทุกเล่ม จะแนะนำให้ตื่นแต่เช้าและเน้นการทำ morning routine ซึ่งเขาพยายามทดลองทำ แต่กลับไม่ประสบความสำเร็จ ทำให้เขาเริ่มที่จะทดลอง ทำ energy tracking เพื่อติดตามวัดระดับพลังงานของตัวเอง
เพราะคนเราไม่เหมือนกัน การพยายามทำตามคนที่ประสบความสำเร็จทุกอย่าง อาจทำให้คุณใช้ชีวิตอย่างไม่มีความสุข และอาจส่งผลให้ productivity ลดลงอีกด้วย ลองถามตัวเองว่าทำไมเราถึงอย่างมี productivity และเลือกวิธีการสร้าง productivity ที่เหมาะกับ lifestyle ของตัวคุณเอง จะทำให้เราสามารถเป็นคนที่มี productivity และมีความสุขกับการทำงานไปด้วย
การทำ energy tracking จะทำให้เรารู้ว่า ด้วย lifestyle ของเรา เรามีการเปลี่ยนแปลงระดับอย่างไร ในแต่ละวัน และช่วงไหนที่เรามีพลังงานสุงสุดและเหมาะจะนำงานยาก ๆ มาทำในช่วงนั้น
โดยการทำ energy tracking ให้ได้ผลดีนั้น ควรทำติดต่อกันอย่างน้อย 1 สัปดาห์ และต้องปล่อยให้ทุกอย่างเป็นไปตามธรรมชาติที่สุด โดยมีเงื่อนไขดังต่อไปนี้
- ต้องงดดื่มเครื่องดืมที่มีคาเฟอีน และเครื่องดื่มที่มีแอลกอฮอล์
- ทานน้ำตาลให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
- ควบคุมไม่ให้ทานอาหารเยอะจนเกินไปในแต่ละมือ
- ปล่อยให้ตื่นนอนเอง โดยไม่ใช้นาฬิกาปลุก และเข้านอนเมื่อง่วง โดยไม่กำหนดเวลา
ช่วงเวลาที่เรามีระดับพลังงานสูงที่สุด เรียกว่า Biological Prime Time (BPT) ตามคำเรียกของ Sam Carpenter ในหนังสือ “Work the system” โดย ช่วงเวลา BPT ของ Chis เป็นช่วงหัวค่ำ ตั้งแต่ 6:00– 8:00 PM
การเลือกเอางานที่มีความสำคัญและต้องใช้ความคิดเยอะ ๆ มาทำในช่วงที่ร่างกายเรามีพลังงานสูง ๆ จึงเป็นวิธีการบริหารจัดการการใช้พลังงานให้เหมาะสมกับงาน และทำให้งานสำคัญเสร็จเร็วขึ้นได้
6 สัญญาณของการผัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่งนั้นเป็นนิสัยพื้นฐานของมนุษย์ ซึ่งไม่ใช่เรื่องของความเกียจคร้านนะครับ แต่เป็นการเลือกที่จะทำสิ่งอื่นที่มีความสำคัญน้อยกว่า แทนที่จะสนใจกับงานสำคัญที่อยู่ตรงหน้า เช่นการหันไปไถโทรศัพท์เล่น หรือตอบอีเมล์ที่ไม่สำคัญ …
การจัดการกับการผัดวันประกันพรุ่งเป็นการบริหาร ความสนใจ ให้เราอยู่กับงานสำคัญที่อยู่ตรงหน้าได้ดียิ่งขึ้น
สิ่งที่อยู่เบื่องหลังเรื่องนี้คือ ระบบการทำงานของสมองที่ต่างกัน 2 ส่วน
สมองส่วนระบบลิมบิค (limbic system) เป็นสมองส่วนดั้งเดิมที่มีอิธิพลต่อภาวะทางอารมณ์
สมองส่วนหน้า (preconfrontal cortex) เป็นสมองส่วนที่มีอิธิพลต่อโลจิกการคิดวิเคราะห์อย่างมีเหตมีผล
การผัดวันประกันพรุ่ง เป็นการตอบสนองต่อสมองระบบลิมบิคอย่างอัตโนมัติ เพื่อเลือกทำในสิ่งที่ทำให้เรารู้สึกดี ซึ่งส่วนใหญ่มักจะเป็นเรื่องที่ไม่ค่อยสำคัญ
การฝึกฝนการใช้งานสมองส่วนหน้า เพื่อต้านทานการตอบสนองต่ออารมณ์อย่างอัตโนมัตินั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยการฝึกนี้ Chris ใช้เทคนิคการจับ 6 สัญญาณ ที่แสดงว่าเรากำลังเริ่มตอบสนองต่อสมองระบบลิมบิค และกำลังจะเผลอเข้าสู่โหมดของการผัดวันประกันพรุ่งอย่างไม่รู้ตัว หากคุณเริ่มมีความรู้สึก 6 อย่างต่อไปนี้แปลว่า สมองส่วนระบบลิมบิคกำลังจะเริ่มสั่งให้คุณผัดวันประกันพรุ่งแล้วละ
1. เริ่มรู้สึกเบื่อหน่าย : ลองเปลี่ยนสิ่งแวดล้อมในการทำงานดู
2. เริ่มรู้สึกผิดหวัง ทำไม่ได้อย่างที่คิด : พยายามจดจ่อกับความก้าวหน้าของงานที่ได้ จะทำให้เรารู้สึกดีขึ้น และมีกำลังใจที่จะทำต่อ
3. เริ่มรู้สึกว่ามันยาก : ลองปรับเปลี่ยนช่วงเวลาการทำงาน ไปทำในช่วงที่เรามีพลังงานสูง ๆ
4. สู้สึกว่าทำงานไปเรื่อย ๆ แบบไม่มีแผน : ฝึกการวางแผนงานแบบลงรายละเอียดในแต่ละวัน
5. ไม่รู้สึกถึงเป้าหมายของการทำงาน : พยายามเชื่อมโยงงานที่สำคัญ กับเป้าหมายในแต่ละวัน และแต่ละสัปดาห์ เมื่อมีเป้าหมายจะทำให้เรามีความพยายามและทนต่อสิ่งเร้าได้ดีขึ้น
6. ไม่รู้สึกถึงแรงจูงใจ : ควรให้รางวัลกับตัวเองเมื่อสามารถทำงานสำเร็จตามแผนในแต่ละช่วงเวลาที่เรากำหนด จะทำให้เรามีกำลังใจและมีพลังที่จะพิชิตเป้าหมายถัดไปได้
หมั่นฝึกใช้งานสมองส่วนหน้าโดยการสร้างวินัยในการทำงาน อย่าปล่อยให้สมองส่วนระบบลิมบิคสั่งให้คุณผัดวันประกันพรุ่งนะครับ
วันแห่งการสะสาง (Maintenance Days)
แนวคิดหนึ่งของ chris ที่น่าสนใจ ในการจัดการกับงานที่มีความสำคัญน้อย ๆ เพื่อไม่ให้ส่งผลกระทบกับงานที่มีสำคัญ คือการจัดให้วันหนึ่งเป็น “วันแห่งการสะสาง” โดยรวบรวมงาน admin ต่างๆ มาทำในช่วงเวลาเดียวกัน อาจเป็น1 วันในหนึ่งสัปดาห์ หรือ 2–3 ช่วงเวลาในหนึ่งสัปดาห์ก็ได้
ขอบคุณที่ติดตามครับ
- 6
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
