บริหารจัดการชีวิตง่ายๆ ด้วย Time Boxing
วันนี้ขอนำเสนอเทคนิคในการบริหารจัดการเวลาอย่างง่ายๆ หรือที่เราเรียกกันว่า Time Boxing ซึ่งมันใช้ได้ผลจริงๆ อย่าง Google calendar ก็สามารถบริหารจัดการชีวิตของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
.
เป็นที่ทราบกันดีว่าเวลาของเรามีจำกัด ถึงแม้ว่าบางครั้ง กิจกรรมที่เราต้องการจะทำมันเยอะแยะเต็มไปหมด แต่ถ้าเราไม่จัดลำดับความสำคัญและเลือกทำกิจกรรมที่เหมาะสม แน่นอนว่าเราจะเผลอทำกิจกรรมที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน รู้ตัวอีกทีเราก็สูญเสียเวลาที่มีค่าของเราไปแล้ว แถมไม่ได้ทำสิ่งที่สำคัญในชีวิตของคุณด้วย
.
ก่อนจะไปทำ Time Boxing อยากชวนให้ทำความรู้จักกับ Priority Matrix ที่คิดค้นขึ้นมาโดยประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight D. Eisenhower ก่อน เขาเคยกล่าวไว้ว่า คนเรามักมีตรรกะการทำงานหรือจัดการแบบแปลกๆ คือ “อะไรที่สำคัญ เรามักจะไม่ทำแบบเร่งด่วน” แต่ในขณะเดียวกัน “อะไรที่ไม่ค่อยสำคัญ เรามักจะทำมันแบบเร่งด่วนแทน” ด้วยตรรกะการทำงานที่ค่อยข้างจะป่วยนี้เอง ทำให้เราเสียเวลาอย่างมากไปกับเรื่องยิบย่อย และไม่สามารถสร้างผลิตผลจากการทำงานจากเวลาที่มีได้เท่าที่ควรนั่นเอง
.
ท่านประธานาธิบดีคนนี้ยังได้รับการยกย่องเป็นหนึ่งในบุคคลต้นแบบของผู้ที่ “บริหารเวลา” ได้อย่างยอดเยี่ยมที่สุดในประวัติศาสตร์คนหนึ่งอีกด้วย โดยได้ออกแบบเครื่องมือ Priority Matrix (หรือเรียกอีกชื่อว่า The Eisenhower Decision Matrix) ซึ่งสามารถช่วยให้เราเข้าใจว่า วันๆ หนึ่งของเรา เราต้องทำอะไรบ้าง และแต่ละกิจกรรมอันไหนเป็นกิจกรรมที่เราจะต้องหยิบมาทำในลำดับต้นๆ เรามาเริ่มกันเลย
ส่วนที่ 1 คือ กิจกรรมที่มีความสำคัญ และเร่งด่วน (Important and Urgent) เช่น การทำงานสำคัญที่ได้รับมอบหมาย เมื่อไหร่ก็ตามที่เรามีกิจกรรมในช่องนี้ ให้ลงมือทำเลยทันที ไม่ต้องรอ
ส่วนที่ 2 คือ กิจกรรมที่มีความสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน (Important but Not Urgent) เช่น การใช้ชีวิตอยู่กับครอบครัว การดูแลพ่อแม่ หรือหาเวลาว่างพาท่านไปพักผ่อน การพัฒนาทักษะคนในทีม เมื่อไหร่ก็ตามที่เรามีกิจกรรมในช่องนี้ ให้รีบวางแผนเพื่อที่จะทำมันซะ
ส่วนที่ 3 คือ กิจกรรมที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน (Not Important but Urgent) เช่น เช็คอีเมล งาน admin ต่างๆ หรือการประชุมที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับคุณและไม่ได้ก่อประโยชน์ คนส่วนมากมักจะทำกิจกรรมที่อยู่ในส่วนนี้ค่อนข้างเยอะ ผลที่ได้ก็คือ เวลาเราถูกขโมยไปกับการทำงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน ซึ่งไม่ได้สร้างคุณค่าหรือประโยชน์อะไรให้ตนเองและองค์กรเท่าที่ควร สิ่งที่ต้องจัดการกับมันก็คือ พยายามไม่ไปให้ความสนใจกับกิจกรรมเหล่านี้
ส่วนที่ 4 คือ กิจกรรมที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (Not Important and Not Urgent) เช่น การเล่น Social media การนั่งพูดถึงเรื่องที่ไม่ใช่เรื่องตนเอง การตามข่าวดารา สิ่งที่จะต้องจัดการกับกิจกรรมเหล่านี้ คือพยายามหลีกเลี่ยงให้ไม่ต้องทำ หรือทำน้อยที่สุด อาจจะกำหนดเวลาในการเล่น Social media เป็นต้น
.
พอเรารู้วิธีการลำดับความสำคัญแล้ว สิ่งต่อไปก็คือ การเอาเวลาของเราใช้ไปกับเรื่องสำคัญให้มากที่สุด โดยการเอากิจกรรมต่างๆ ที่คุณต้องการจะทำ มาใส่ไว้ใน Calendar ของคุณ โดยแบ่งเป็นประเภทหรือหมวดหมู่ต่างๆ และแบ่งตามสี เพื่อให้เรามองเห็นภาพรวมว่าเวลาส่วนใหญ่ของเรานั้นหมดไปกับอะไรบ้าง ทำให้เราเห็นภาพการใช้เวลาของเรามากยิ่งขึ้น
ส่วนตัวแล้ว แบ่งเวลาออกเป็น 6 ด้าน ได้แก่ งานหลัก งานด่วน การพัฒนาตนเอง สุขภาพร่างกาย/งานอดิเรก ความสัมพันธ์ และงานเบ็ดเตล็ดต่างๆ ซึ่งต้องบอกก่อนว่า การแบ่งหมวดหมู่และการจัดสี สามารถจัดกันได้เอง เอาสีที่ตัวเองชอบและจำได้ว่า สีนั้นแทนกิจกรรมของคุณในหมวดใดๆ ก็พอ
.
จากนั้นเอา Task งานที่ต้องทำไปใส่ใน google calendar เพื่อแจ้งเตือนงานที่ต้องทำ และใช้เป็นเครื่องมือช่วยให้เราเห็นภาพรวมว่าสัปดาห์นี้เราใช้เวลาไปกับงานประเภทใด มากน้อยเพียงใด โดยในหนึ่งสัปดาห์ เราอาจจะมาวางแผนในตารางของสัปดาห์ต่อไป ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ ให้เหมาะสมกับเป้าหมายของเราให้มากที่สุด ยกตัวอย่างการทำ Time boxing ของตัวเอง ไว้ให้เพื่อนๆดูนะคะ ลองเอาวิธีนี้ไปใช้กันนะคะ คุณจะกลายเป็นคนใหม่ที่ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- 48
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
