จัดการเวลาแบบ Time Blocking
วางแผนการทำงาน จะทำอะไร ตอนไหน นานเท่าไหร่
คุณเคยสงสัยไหมว่าทำไม 24 ชั่วโมงของแต่ละคนถึงมีไม่เท่ากัน ในขณะที่บางคนยุ่งจนทำอะไรไม่ทัน แต่บางคนกลับทำทุกอย่างได้สมบูรณ์ สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นเพราะวิธีจัดการเวลาที่แตกต่างกันไปของแต่ละคน
วิธีจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้นมีอยู่หลายรูปแบบด้วยกัน แต่วันนี้เราจะมาแนะนำวิธีจัดการเวลาแบบ Time Blocking ของ Cal Newport ผู้เขียนหนังสือเรื่อง Deep Work: Rules for focussed success in a distracted world
Time Blocking คือการจัดเวลาเอาไว้เป็นบล็อกๆ ล่วงหน้าว่า ในหนึ่งวันเราจะต้องทำอะไรบ้าง ทำตอนไหน และทำนานเท่าไหร่ เขียนลงในตารางเวลาหรือปฏิทินในแอปพลิเคชันต่าง ๆ ของตนเอง โดยวิธีการจัดบล็อกเวลานั้นจะมีอยู่ 2 แบบด้วยกัน ได้แก่ Proactive Block และ Reactive Block
Proactive Block เป็นบล็อกเวลาที่เราจัดไว้สำหรับงานที่จะต้องทำให้สำเร็จ หรืองานสำคัญต่าง ๆ ที่จำเป็นจะต้องทำ เพื่อให้งานนั้นมีความคืบหน้าเกิดขึ้น เช่น การร่างเอกสารสำคัญต่าง ๆ
Reactive Block เป็นบล็อกเวลาที่เราจัดไว้ให้กับคนอื่นหรือสิ่งอื่น ๆ ที่อาจจะเข้ามารบกวนการทำงานของเราอย่างกะทันหัน เช่น การตอบอีเมล และการประชุมงานอย่างเร่งด่วน นอกจากนี้ยังเป็นการบล็อกเวลาว่างหรือเวลาส่วนตัวให้กับตนเองอีกด้วย
ทำไมเราถึงต้องจัดเวลาแบบ Time Blocking?
มนุษย์เราถูกเบี่ยงเบนความสนใจได้ง่ายมาก การทำ Time Blocking เป็นเหมือนการนัดประชุมกับตัวของเราเอง และเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยเราดึงเวลากลับมาจากคนอื่นได้ เช่น ในขณะที่เรากำลังทำงานอยู่ เพื่อนร่วมงานของเราก็เดินเข้ามาสอบถามเรื่องงาน ในตอนแรกเราอาจคิดว่าคงจะใช้เวลาเพียงแค่ 5 นาที แต่ไป ๆ มา ๆ เรากลับใช้เวลาไปเกือบ 30 นาที และกว่าเราจะตั้งสมาธิให้สามารถกลับมาทำงานได้ก็เสียเวลาไปมากแล้ว แต่ถ้าเราทำ Time Blocking เราก็จะมีการบล็อกเวลาไว้สำหรับการทำงานชิ้นนี้ และสามารถปฏิเสธเพื่อนหรือการประชุมเร่งด่วนต่าง ๆ ที่เข้ามาในช่วงเวลานี้ได้
การทำ Time Blocking เป็นเรื่องพื้นฐาน แต่ก็ไม่ได้ง่ายจนเกินไป ดังนั้นเราจึงมีเทคนิค 7 ข้อที่จะช่วยให้การสร้างบล็อกเวลามีประสิทธิภาพสูงที่สุดมาแบ่งปันกัน ดังนี้
1. จัดบล็อกเวลาล่วงหน้า
ในการสร้าง Time Blocking แต่ละครั้งเราควรให้เวลากับการวางแผนล่วงหน้า โดยการใช้เวลาสั้น ๆ ในช่วงท้ายของสัปดาห์ กำหนดสิ่งที่เราต้องการจะทำในช่วงสัปดาห์ถัดไป เลือกเขียนงานที่สำคัญที่สุดที่เราจะต้องทำให้เสร็จ 3-5 งานลงไปก่อน หลังจากนั้นจึงค่อย ๆ เพิ่มงานอื่น ๆ ตามลงไป และอย่าลืมแบ่งงานตลอดทั้งสัปดาห์ โดยไม่ให้ตัวเองรู้สึกว่าหนักจนเกินไปด้วย
2. ซื่อสัตย์กับตนเอง
อย่าพยายามบีบตารางงานให้มากเกินไปในแต่ละวัน เราควรรู้ว่าตนเองสามารถทำงานที่จริงจังและยากได้นานแค่ไหนในการทำบล็อกเวลา เช่น หากเราสร้างบล็อกเวลาสำหรับทำงานหนักเอาไว้ 4 ชั่วโมง แต่เรากลับมีสมาธิในการทำงานอย่างจริงจังได้เพียงแค่ 2 ชั่วโมงเท่านั้น เราก็จะสูญเสียเวลาอีก 2 ชั่วโมงที่เหลือไป ดังนั้นหากเรารู้ว่าตนเองมีวิธีในการทำงานอย่างไร และใช้ระยะเวลาในแต่ละงานนั้นเท่าไหร่ เราก็จะสามารถทำงานได้มากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ลบสิ่งรบกวนออกไป
โทรศัพท์มือถือและสื่อโซเชียลมีเดียต่าง ๆ เป็นสิ่งที่สามารถรบกวนการทำงานของเราได้ง่ายอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเราจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าตนเองจะไม่ถูกรบกวนในเวลาทำงาน โดยการปิดโทรศัพท์ ออกจากระบบโซเชียลมีเดีย ปิดแท็บที่ไม่จำเป็น และตั้งสมาธิกับงานที่ต้องทำในช่วงเวลาที่กำหนด
4. เข้าใจนาฬิการ่างกายของตนเอง
นาฬิการ่างกายของมนุษย์แต่ละคนไม่เหมือนกัน ดังนั้นเราจึงต้องกำหนดบล็อกให้สอดคล้องกับช่วงเวลาของตนเอง เช่น หลายคนรู้ว่าพวกเขามีความคิดสร้างสรรค์มากที่สุดในช่วงเช้าของแต่ละวัน ดังนั้นพวกเขาจึงมักจะทำงานในช่วงเช้า แต่บางคนสามารถทำงานได้ดีในช่วงบ่าย ดังนั้นพวกเขาจึงจัดบล็อกเวลาช่วงบ่ายไว้สำหรับการทำงาน และหากเราสามารถสร้าง Time Blocking ให้สอดคล้องกับนาฬิการ่างกายของตนเองได้ เราก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. อย่ากังวลเมื่อทำงานไม่สำเร็จตามบล็อกเวลาที่กำหนดไว้
บางครั้ง Time Blocking ของเราอาจไม่จำเป็นจะต้องสำเร็จตามที่กำหนดเสมอไป เช่น หากเราวางบล็อกเวลา 30 นาทีในการจองสถานที่เพื่อจัดงานเลี้ยง แต่ผ่านไป 30 นาทีแล้วเรายังไม่สามารถตกลงเพื่อหาสถานที่ที่จะจองได้ แสดงว่าบล็อกเวลานั้นของเราล้มเหลว ซึ่งแน่นอนว่ามันอาจจะไม่สำเร็จ แต่อย่างน้อยเราก็มีความคืบหน้าในการทำงานเกิดขึ้น ดังนั้นอย่ากังวลหากงานที่เราทำไม่สำเร็จตามบล็อกเวลาที่กำหนดไว้
6. บอกให้คนอื่นรู้
ถ้าเราต้องทำงานกับคนที่รู้จัก เราสามารถบอกพวกเขาได้ว่า ช่วงเวลาไหนบ้างที่เราบล็อกไว้สำหรับการทำงาน และช่วงเวลาไหนที่เราบล็อกไว้สำหรับการใช้เวลาว่างหรือเวลาส่วนตัว เพื่อให้ในกรณีที่มีเรื่องเร่งด่วนเกิดขึ้นพวกเขาสามารถรู้ได้ว่าเรากำลังทำอะไรและอยู่ที่ไหน
7. ปรับปรุงบล็อกเวลาอยู่เสมอ
ในช่วงท้ายของแต่ละสัปดาห์ เราควรจะทบทวนงานต่าง ๆ ที่กำลังทำอยู่ และตรวจสอบว่าการทำ Time Blocking นั้นสามารถช่วยให้เราทำงานได้ดีขึ้นหรือไม่ เพราะหากการบล็อกเวลาของเรามีปัญหา เราก็จะสามารถปรับปรุงตารางบล็อกเวลาและแก้ไขจุดบกพร่องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ในช่วงแรกของการทำ Time Blocking เราอาจจะรู้สึกลำบากใจเวลาที่ต้องปฏิเสธเพื่อนร่วมงานหรือคนในครอบครัว แต่สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อตัวเราเองในระยะยาว และในขณะเดียวกันก็อย่าทำเพียงแต่งานอย่างเดียว ควรแบ่งบล็อกเวลาสำหรับการพักผ่อนโดยการใช้เวลาอยู่กับครอบครัวและตัวเองด้วย เช่น ไปออกกำลังกาย ทานข้าวกับครอบครัว อ่านหนังสือ หรือดูหนังอยู่บ้าน
งานที่มีประสิทธิภาพเกิดจากการจัดการตารางเวลาได้ดี
ดังนั้นมาลองจัดการเวลาแบบ Time Blocking กันเถอะ!
เรียบเรียงโดย K.Kotchawan
ที่มา Anontawong / Medium / The Matter / Sanook / Cal Newport / Make Use Of / Entrepreneur
#FutureTrends #Futureisnear #Futureisnow
- 104
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
