Learning Visual Diary #47 : เราจะเลิกทำงานแบบ 'ไฟรนก้น' ได้ใหมนะ
สวัสดีครับทุกท่าน คุณเคยมีประสบการณ์ทำงานแบบเผาใหมครับ ประมาณว่าต้องรีบส่งมากไฟรนก้นแล้ว ต้องเสร็จวันนี้เท่านั้น แต่จริงๆแล้ว งานเหล่านั้นอาจจะเป็นงานที่ถูกมอบหมายมาแล้วเป็นเดือนๆหรือเป็นสัปดาห์ แต่สุดท้ายระยะเวลาของการมอบหมายงานมักไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับระดับความเร่งในการเผางานของเราซักเท่าไร ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น แล้วเราจะจัดการยังไงดี และนี่คือคำถามที่เราจะช่วยกันตอบวันนี้ครับ
คือมันอย่างนี้ครับ...
ตอนเด็กๆที่เรียนหนังสือ ผมจะเป็นบ่อยมากครับอาการนี้ ประมาณว่าอาจารย์ให้เวลาทำรายงาน 1 เดือน 2 สัปดาห์ผ่านไป เรายังจดๆจ้องๆกับชื่อหัวข้อไม่ได้ทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอัน อีก 1 อาทิตย์ผ่านไป เราเริ่มทำอะไรบางอย่างแล้วแต่ก็ยังทำไปแก้ไปอยู่ทำให้งานก็ยังไม่ถึงใหน สุดท้ายก็ต้องมาทำกันแบบหามรุ่งหามค่ำใน 3-4วันสุดท้าย ผมคิดว่าหลายๆท่านก็เป็นแบบนี้กัน และแม้แต่ในวัยทำงานอาการนี้ก็ยังอยู่ เราเรียกสถานการณ์แบบนี้ว่า Parkinson's Law โดยกฎของคุณ Parkinson มีคำอธิบายที่สุดคมคามว่า
"Work expands so as to fill the time available for its completion"
นี่คือคำนิยามของ Parkinson's Law ที่ใช้อธิบายพฤติกรรมของเราครับ เรามักจะชอบขยายงานหรือเพิ่มความซับซ้อนของงานมากขึ้นไปเท่าๆกับเวลาที่ยังมีอยู่ หลายครั้งเมื่องานบางชิ้นมันใช้เวลาแค่ 2-3ชั่วโมงก็น่าจะเสร็จ แต่พอเรามีเวลา 1 อาทิตย์ จะพบว่าเรามักจะทำไปแก้ไป ทำหลายๆ version แต่ก็ไม่ถูกใจเสียที สุดท้ายก็จะมา final กันตอนวันสุดท้ายใกล้ถึง deadline (แบบนี้ผมเป็นบ่อยเลย)
อีกแบบที่เกิดคือ สมองเราจะประเมินแล้วว่างานแบบนี้เราจะต้องใช้เวลาเท่าไร (ประมาณเอานะครับ)และสมองก็มีแนวโน้มที่จะให้เราประหยัดพลังงาน และเราก็มีแนวโน้มจะไปทำงานอื่นก่อน นั่นคืออีกต้นเหตุในการผลัดวันประกันพรุ่งครับ
แล้วเราจะได้ประโยชน์อะไรจาก Parkinson's Law
จริงๆแล้วพฤติกรรมที่เกิดตาม Parkinson's Law นี้ก็ไม่ได้เป็นเรื่องแย่เสมอไปนะครับ ผมคิดว่าถ้าเราเรียนรู้พฤติกรรมเหล่านี้แล้วควบคุมและปรับใช้ได้ มันจะช่วยการจัดการงานเราได้มากเลย ผมอยากจะสรุป 4 เรื่องที่ผมคิดว่าเราเรียนรู้จากกฎนี้ครับ
1. ถ้าคุณคิดว่าคุณต้องการเวลาเพิ่มเพื่อให้งานสมบูรณ์แบบ คุณจะไม่มีทางทำเสร็จ
ข้อนี้ตรงตัวเลยครับ บางครั้งเราอยากจะทำงานให้ดีและเราก็คิดว่าถ้ามีเวลาเพิ่มงานคงจะมีคุณภาพมากขึ้น มันก็อาจจะจริงแต่ถ้ามันขยายได้เรื่อยๆคุณก็จะไม่มีทางทำมันเสร็จ เพราะเราก็จะเพิ่มความซับซ้อนของงานไปเรื่อยๆ เช่น ถ้าคุณทำงานวิจัยซักชิ้น ถ้ายังไม่ถึงเวลาส่ง เราก็จะเพิ่มรายละเอียดการวิจัยเข้าไปอีก หรือไม่ก็ทำไปแก้ไปแบบนี้เรื่อยๆไม่สิ้นสุด ถ้าเป้าหมายคืองานต้องเสร็จ จงหาจุดสิ้นสุด อย่าไปห่วงคำว่า 'ดีที่สุด' เพราะมันไม่มีอยู่จริง ดีที่สุดของคุณอาจไม่ใช่ดีที่สุดของคนอื่น แต่จงทำอย่างเหมาะสมภายใต้กรอบเวลาที่สิ้นสุดได้
2. สมองพร้อมจะผลัดวันประกันพรุ่งเสมอ ถ้ารู้ว่ายังมีเวลา
อยากที่อธิบายไปก่อนหน้าว่า เป้าหมายของสมองคือการบริหารพลังงานให้มีประสิทธิภาพและอะไรที่ยังมีเวลา สมองก็จะสั่งให้เราผลัดออกไปก่อน ดังนั้นในทางกลับกันถ้ามันไม่มีเวลาแล้ว สมองก็จะสั่งให้เราทำทันที และก็จะพบว่าหลายครั้งเราก็จะมีพลังแฝงขึ้นมา ทำงานได้แบบหามรุ่งหามค่ำ หรือหัวไวความคิดแล่นขึ้นมาทันที ทั้งที่ก่อนหน้านี้ก็รู้สึกอืดๆความคิดตันๆ แนวคิดที่ผมพยายามจะใช้ (พยายามแปลว่ายังไม่สำเร็จน่ะนะ) คือ ถ้ายังไม่เริ่มก็จะไม่ทำเลย แต่ถ้าเริ่มแล้วต้องทำให้เสร็จหรือได้ตามเป้าที่วางตอนนั้น หลักการคือ minimize เวลาที่ความคิดตันๆให้มันเล็กที่สุด ผมว่ามันเสียเวลาครับ
3. จงจัดเวลาให้เหมาะสมกับงาน
วิธีการใช้ Parkinson's Law ให้ได้ประโยชน์คือการจัดเวลาให้เหมาะกับปริมาณงาน ถ้าเราคิดว่างานนี้ใช้เวลา 1 อาทิตย์ ก็ต้องให้เวลาตามนั้น เพราะต่อให้เราให้เวลามากกว่านั้น เราก็จะใช้เวลาเท่านั้นอยู่ดี (สมองก็ผลัดออกไปก่อนถ้ามีเรื่องอื่นเข้ามา) และเราอาจจะลองกำหนดเวลาที่สั้นลงไปอีกก็ได้นะครับ แล้วท่านจะพบว่าท่านเองศักยภาพมากกว่าที่เราประเมินตัวเอง สมองจะดึงทรัพยากรมาช่วยบริหารงานนั้นให้ลุล่วงเองครับ (แต่อย่าทำบ่อยมัน burn out ได้ง่ายครับ)
4. จงเป็นเจ้าของ Deadline อย่าให้มันมาควบคุมเรา
สำหรับผมข้อคิดนี้สำคัญที่สุด เราทุกคนเป็นเจ้าของเวลาของตัวเองครับ ถ้าเราควบคุมเวลาของตัวเองไม่ได้ เวลาจะกลายเป็นศัตรูของคุณ อะไรก็ตามที่ควบคุมไม่ได้ สมองจะตีความเป็นอุปสรรคและจะหลีกเลี่ยง มันคือต้นตอของความกลัว และสมองมีแนวโน้มจะหนีหรือเลื่อนมันออกไปด้วยนั่นเอง
คราวนี้ไอ้ที่ว่าควบคุม deadline ของตัวเองมันทำยังไง ผมเสนอแบบนี้ครับ เวลาเราได้ assign งานภายใต้กรอบเวลามา ถ้าเรา reactive เราก็จะทำตาม timeline นั้น และแน่นอนส่วนใหญ่เราก็ทำใกล้ๆ due นั่นแหละครับ แบบนี้เรียกว่า timeline ควบคุมเรา ดังนั้นถ้าเราเปลี่ยนใหม่โดยการกำหนด deadline แต่ละเรื่องด้วยตัวเอง เช่นได้เวลามา 2 อาทิตย์ สิ่งที่เราควรทำคือ ย่อยงานและใส่ deadline แต่ละเรื่องเข้าไป เราก็จะรู้สึกว่าเราควบคุมงานและเวลาได้ดีขึ้นทันที วิธีนี้ถือเป็นการ minimize เวลาความคิดตันๆไปด้วย นอกจากนี้ ผมแนะนำว่าควรกำหนด dealline สุดท้ายไว้ก่อน deadline จริงๆ เพื่อให้เรามีเวลาในกรณีที่มีเรื่องคาดไม่ถึงเกิดขึ้น และถ้าทำได้ตามนั้นคุณก็มีเวลาที่มี peace of mind ได้มากขึ้น คุณอาจจะ review งานอีกที หรือมีเวลาคิดงานภาพรวมการเขื่อมกันของแต่ละ project มากขึ้น (งานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญครับ)
จงใช้ Parkinson's Law เพื่อให้ deadline เป็นเพื่อนคุณ อย่ากลัว deadline แต่กลัวการไม่มี deadline ดีกว่า อย่ากลัวงานไม่สมบูรณ์แบบ เพราะมันไม่มีทางสมบูรณ์แบบครับ
Happy Learning
ขอบคุณครับ
ชัชฤทธิ์
- 18
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
