#วิธีพาทีมปรับตัวสู่เทคโนโลยี
สถานการณ์การใช้ชีวิตปัจจุบันส่งผลกระทบอย่างมากต่อการทำงานจริงไหมครับ
หลายบริษัทต้องปรับตัวเข้าสู่รูปแบบการทำงาน แบบ work from home
ไม่ว่าจะเป็น การปฏิบัติงาน การสื่อสาร การประชุม การติดตามงาน
ทุกอย่างเริ่มเข้าสู่รูปแบบที่มีระยะห่างกันมากขึ้น เห็นกันน้อยลง
และบ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการอาจได้ยินเสียงบ่นจากทีมงาน หรือ ความไม่เต็มใจ
ไม่ร่วมมือร่วมใจในการปรับตัวของทีมงาน
จนผู้ประกอบการหลายคนรู้สึกเซ็ง รู้สึกท้อ
จนบั่นทอนกำลังใจของผู้ประกอบการเองเอาเรื่องเหมือนกัน
จากที่ได้พูดคุย ได้หาข้อมูลมา
พบว่าในช่วงนี้เรื่องการปรับเปลี่ยนวิธีคิดและวัฒนธรรมองค์กรให้สอดคล้องกับการปรับตัว
ถือเป็นเรื่องใหญ่อันดับต้นๆในวินาทีนี้
ผมอยากขอสรุปแนวทางที่หลายองค์กรนำไปใช้แล้วได้ผลให้ลองไปปรับใช้ดูตามนี้นะครับ
1.เลือกกลุ่มที่สามารถ work from home ได้ก่อน
คัดมาก่อนครับว่า แผนกไหน ทีมไหนที่ work from home ได้แน่ๆ โดย เฉพาะแผนกที่เน้นเกี่ยวกับงานเอกสาร การประสานงาน การเก็บข้อมูล กลุ่มนี้เป็นกลุ่ม Documents Base เป็นหลัก เพราะฉะนั้นสามารถให้ work from home ได้
2.เลือกข้อมูลสำคัญที่ต้องใช้
เลือกออกมาจากแต่ละแผนก ว่า ในการทำงานของทีมที่ work from home มีข้อมูลไหนที่สำคัญเป็นอันดับต้นๆ
บางอันที่ไม่ได้มีผลต่อกิจกรรมหลัก หรือไม่ได้เป็นแก่นสารหลักในการทำงาน อาจจะเอาไว้จัดการทีหลัง และสำหรับทุกคนในฐานะผู้ประกอบการเองถ้าวันนี้ เราอยากรู้ข้อมูลการทำงานของแผนกที่ work from home เราอยากรู้อะไรบ้าง อยากเห็นอะไรบ้าง เลือกกันให้ชัดเจนครับ
3.กำหนดเครื่องมือในการบันทึกและเรียกดูข้อมูลนั้น
ขั้นตอนต่อไปหลังจากที่ได้ข้อมูลที่สำคัญที่ต้องใช้แล้ว เราต้องมากำหนดเครื่องมือ ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูลบันทึกข้อมูลและส่งต่อข้อมูลนั้น ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อที่ว่าทีมงานของเราจะได้ไม่ต้องเรียนรู้การใช้เครื่องมือมากจนเกินไป จนสุดท้ายทำให้ปวดหัวและเหนื่อยหน่ายกับการใช้เครื่องมือไปเสียก่อน
4.ทดสอบการใช้เครื่องมือนั้นในกลุ่มผู้บริหารก่อน
เมื่อเลือกเครื่องมือได้แล้ว อย่าเพิ่งตัดสินใจโยนให้ทีมเอาไปใช้เลยนะครับ
ควรเริ่มทดสอบก่อนว่าเครื่องมือที่เลือกมามีประสิทธิภาพใช้งานได้จริงมั้ย การใช้งานง่ายไหม โดยกลุ่มที่ควรทดสอบก่อนเป็นกลุ่มแรกคือกลุ่มผู้บริหารนี่แหละครับ
ลองจัดกลุ่มประมาณสัก 3-5 คนในระดับ CEO หรือระดับหัวหน้าแผนกที่เป็นแกนหลัก
มาทดสอบกันเองก่อนว่าใช้แบบนี้แล้วโอเคไหมข้อมูลครบถ้วนไหม รวดเร็วไหม
ถ้าไม่เวิร์คจะได้มีการหารือและปรับเปลี่ยนก่อนที่จะสื่อสารออกเป็นวงกว้าง
5.เริ่มฝึกสอนระดับหัวหน้าให้ใช้เครื่องมือ
เมื่อทดสอบแล้ว ปรากฏว่าเครื่องมือนั้นเวิร์ค
ก็เริ่มถ่ายทอดให้หัวหน้าหรือมือรองขั้นต่อไป
ฝึกที่จะใช้ โดยเลือกให้รู้หัวข้อสำคัญก่อน ไม่ต้องรู้ทั้งโปรแกรม และค่อยๆสอนการใช้ทีละสเต็ป
อย่าปล่อยให้เขาไปเรียนรู้เองนะครับ เพราะจะกลายเป็นการ storm ข้อมูลใส่ลงไปให้เขาในคราวเดียว เขาจะงงและสับสน อาจถึงขั้นปฏิเสธที่จะยอมรับการใช้งานเลย
และควรเริ่มฝึกจากระดับหัวหน้าให้เข้าใจถึงความสำคัญของการใช้เครื่องมือก่อน
ถ้าเขาเปิดใจแล้วจะมีโอกาสที่เขาจะเห็นความสำคัญและนำไปใช้กับทีมต่อไป
6.หาพี่เลี้ยงช่วยในการใช้เครื่องมือให้ชัดเจน
เป็นเรื่องปกติครับเมื่อไปใช้งานจริงที่หลายทีมอาจจะเจอปัญหา
ตรงจุดนี้แหละ!!! ที่จะเป็นตัววัดผลเลยว่าเครื่องมือนั้นจะถูกนำไปใช้งานต่ออย่างเต็มที่หรือไม่
เพราะถ้าระหว่างการใช้งานเกิดการติดขัด เจอปัญหาแล้วแก้ไขไม่ได้ แถมยังไม่มีคนให้คำตอบคอยช่วยเหลืออีก
รับรองครับว่าแผนกนั้นจะเริ่มหยุดการใช้เครื่องมือทันที ดังนั้นถ้าอยากให้การใช้เครื่องมือมีความต่อเนื่อง
เราต้องมอบหมายด้วยครับว่า ให้ใครเป็นพี่เลี้ยงในการช่วยแก้ปัญหาระหว่างทาง
ใครที่มีหน้าที่ช่วยเหลือ เมื่อเกิดความติดขัด
เพื่อที่ว่าเวลาเกิดปัญหา ทีมงานสามารถถามได้โดยไม่ต้องนั่งกังวลว่าใช่หน้าที่คนนั้นหรือไม่
7.ตรวจสอบ feedback จากผู้ใช้งาน
เพื่อโอกาสในการพัฒนาที่ดี เมื่อทีมนำเครื่องมือไปใช้แล้วอย่าลืมเก็บ feedback และกลับมา Review ร่วมกันทุกครั้งนะครับว่าเครื่องมือที่ใช้ตอบโจทย์หรือไม่
เช่น Conference Call เราใช้ Zoom, Google hangout, skype, webex แต่เครื่องมือไหนที่ตอบโจทย์กับทีมของเรามากที่สุด ต้องคอยประเมินครับ อย่าไปปักใจว่าใช้เครื่องมือนี้แล้ว ก็ใช้ต่อไปโดยไม่เปลี่ยนแปลง อาจมีอะไรดีๆรอเราอยู่ครับ
สิ่งเหล่านี้เป็น ขั้นตอนในการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานภายในองค์กร จากที่ได้พูดคุยมากับ CEO และทีมงานหลายๆแห่งนะครับ
ลองนำไปปรับใช้ดู ที่สำคัญอย่าลืมที่จะลดระดับความคาดหวังของตัวเองลง อย่าคิดว่า เราใช้คล่อง คนอื่นก็ต้องใช้คล่องด้วย
และให้การ support กับทีมมากขึ้น
เพื่อที่จะได้ปรับจูนกันได้อย่างลงตัวครับ
โค้ชบอลลี่
ศุภณัฏฐ์ หงษ์วัฒนาใจงาม
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
