" 8 ขั้นตอนการแก้ไขอย่างเป็นระบบ "
บทความนี้ ขอแบ่งปัน กระบวนการแก้ไขปัญหาด้วยหลักการทางวิทยาศาสตร์อย่างมีแบบแผน ด้วย 8 ขั้นตอนการดำเนินการ ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1
ระบุปัญหา (Clarify the problem)
Clarify the problem
การระบุปัญหา เป็นการทำความเข้าใจสถานการณ์ของปัญหาหรือความต้องการนั้นๆ อย่างละเอียด โดยวิเคราะห์เงื่อนไขหรือข้อจำกัดของสถานการณ์ เพื่อตัดสินใจเลือกปัญหาหรือความต้องการที่จะดำเนินการแก้ไข แล้วกำหนดขอบเขตของปัญหาให้ชัดเจน ซึ่งจะนำไปสู่การหาแนวทางในการแก้ปัญหาต่อไป การระบุปัญหาที่ดี ควรเปลี่ยนปัญหาให้เป็นตัวเลข โดยปัญหาเกิดจาก ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ควรจะเป็นหรือมาตรฐาน กับ สิ่งที่เป็นอยู่ ณ ปัจจุบัน
ทั้งนี้ ในขั้นตอนของการระบุปัญหา ผู้แก้ปัญหา จะต้องเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ เจตนารมณ์ และความจำเป็นของการแก้ไขปัญหานั้นๆ เป็นอย่างดี อันจะนำไปสู่ความตระหนักถึง Sense of urgency หรือความเร่งด่วนในการจัดการต่อปัญหาเป็นการต่อไป
ขั้นตอนที่ 2
คัดกรองปัญหา (Break down the problem)
Break down the problem
ขั้นตอนนี้ เป็นขั้นตอนของการแจกแจงรายละเอียดของปัญหา โดยจำแนกออกมาเป็นปัญหาย่อยๆ และทำการเลือกปัญหาย่อยที่มีปริมาณมากที่สุด เพื่อมาดำเนินการแก้ไขก่อน เนื่องจากหลายๆครั้ง ปัญหาย่อยๆมักมีหลากหลาย และเราไม่สามารถแก้ไขได้ทุกปัญหาในเวลาเดียวกัน ด้วยทรัพยากรที่จำกัด ทั้งกำลังคน เงินทุน หรือเวลา ดังนั้นเราจึงจำเป็นจะต้อง เลือกแก้ปัญหาย่อยที่เป็นปัญหาหลักเสียก่อน เพื่อให้การแก้ปัญหานั้นเกิดประสิทธิผลมากที่สุด
2 สิ่งที่ต้องค้นหาให้เจอ จากกระบวนการคัดกรองปัญหานี้ คือ
สิ่งแรก คือ หาปัญหาย่อยที่เป็นปัญหาหลักให้เจอ (จับ หัวหน้าโจร* ก่อน)
สิ่งที่สอง คือ หาตำแหน่งที่เกิดปัญหาให้เจอ (หาที่อยู่ของ หัวหน้าโจร*)
*หมายเหตุ : โจร ในที่นี้เป็นการเปรียบเปรย ว่า โจร = ปัญหา
กุญแจสำคัญของ ปัญหาย่อยที่เป็นปัญหาหลัก (หัวหน้าโจร) คือ …
- มีสัดส่วน / อิทธิพลต่อปัญหาเยอะที่สุด
- ถ้ากำจัดได้ ความรุนแรงจะลดลง
- ถ้าแก้อย่างถูกวิธี ปัญหาอื่นอาจจะหายไปด้วย
สาเหตุที่ต้องแก้ ที่ปัญหาย่อยที่เป็นปัญหาหลักก่อน เพราะ…
- ทรัพยากรมีอยู่อย่างจำกัด
- บ่อยครั้งที่แก้แล้ว สามารถแก้ปัญหาอื่นได้ด้วย
- การแก้ปัญหาที่ยาก ๆ จะช่วยพัฒนาทักษะคนไปด้วย
ขั้นตอนที่ 3
การตั้งเป้าหมาย (Set the target)
Set the target
ขั้นตอนนี้ เป็นขั้นตอนของการตั้งเป้าหมายที่เราต้องการจะแก้ไข จากปัญหาย่อยที่เป็นปัญหาหลักที่เราเลือกมาแล้วในขั้นตอนที่ 2 เราจะต้องระบุเป้าหมายที่ชัดเจนออกมาเป็นตัวเลขที่วัดผลได้ เพื่อเป็นการสร้างแรงขับเคลื่อนในการแก้ไขปัญหานั้นๆ ตามเจตนารมณ์ ความสำคัญ หรือความเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหา ดังที่ได้กล่าวไว้แล้วในช่วงท้ายของขั้นตอนที่ 1
สำหรับเทคนิคการตั้งเป้าหมายนี้ จะต้องยึดหลัก 4 คำถาม คือ
- Do What (จะทำอะไรกับปัญหา)
ระบุแนวทางการจัดการ ลด/เพิ่ม/กำจัด
- To What (จะแก้ปัญหาอะไร)
ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน
- How Much (จะเป็นจำนวนเท่าไร)
ระบุปริมาณปัญหาที่จะแก้ไข
- By When (จะเสร็จสิ้นภายในเมื่อไร)
ระบุวันที่ดำเนินการแล้วเสร็จ
ตัวอย่างการตั้งเป้าหมาย ดังเช่น
ลด ชิ้นงานตำหนิที่ขั้นตอน A ลง 50% ภายใน สิ้นเดือน กันยายน 2563 เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 4
วิเคราะห์หาสาเหตุ (Root cause analysis)
Root cause analysis
การวิเคราะห์หาสาเหตุ คือ การวิเคราะห์หาปัจจัยที่เป็นต้นเหตุที่แท้จริง (Root Cause) ซึ่งก่อให้เกิดผลกระทบหรือปรากฏการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ขึ้น ด้วยวิธีการอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นตอน กระบวนการวิเคราะห์หาสาเหตุนี้ เป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ ที่เริ่มต้นจากการตั้งสมมติฐานที่เป็นไปได้ของปัญหานั้นๆ แล้วทำการทดสอบสมมติฐาน ไปทีละสมมติฐาน ว่าเป็นจริงดังที่คาดการณ์ไว้หรือไม่ ด้วยการลงไปดูปัญหา ณ หน้างานจริง หลีกเลี่ยงการใช้จินตนาการ เพื่อให้ค้นพบข้อเท็จจริง หรือสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา อันจะนำไปสู่การสร้างวิธีการแก้ไขปัญหาในลำดับขั้นตอนต่อไป
ทั้งนี้ในกระบวนการแก้ไขปัญหา มีเครื่องมือหลักที่ใช้ ได้แก่ การระดมสมอง, การเขียนแผนภูมิก้างปลาหรือ Fishbone Diagram, การตั้งคำถาม Why Why หรือ การถามด้วยคำถามว่าทำไม ทำไม ไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบต้นเหตุที่แท้จริงของปัญหา เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 5
พัฒนาวิธีการแก้ไข (Develop countermeasure)
Develop Countermeasure
ผลจากการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาในขั้นตอนที่ผ่านมา นำมาพัฒนาเป็นวิธีการแก้ไข เพื่อที่จะแก้ปัญหาดังกล่าว ดัวย 2 แนวทางการจัดการต่อปัญหา คือ
การแก้ปัญหาระยะสั้น หรือ การแก้ไขปัญหาขั้นต้น หรือ การแก้ไขเฉพาะหน้า เพื่อให้ปัญหานั้นสามารถได้รับการเยียวยา ด้วยวิธีการที่อาจจะยังไม่เป็นมาตรฐานนัก สามารถแก้ไขปัญหาได้ แต่อาจจะได้ผลเพียงชั่วคราว
การแก้ปัญหาระยะยาว เป็นแนวทางการแก้ไขปัญหา ที่ต้องอาศัยการวางแผน และการดำเนินการอย่างมีมาตรฐาน แนวทางการไขปัญหานี้จะช่วยให้ ปัญหาได้รับการแก้ไขที่ส่งผลระยะยาวต่อองค์กร ป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นซ้ำอีก เป็นต้น
ในกระบวนการคัดเลือกวิธีการแก้ไขนั้น ไม่ใช่ทุกวิธีการที่ถูกคิดขึ้นมาเพื่อจัดการกับปัญหา ทั้งระยะสั้น และ ระยะยาวนั้น จะถูกนำไปใช้ในการแก้ไขปัญหาในทันที ขั้นตอนสุดท้ายนี้คือ การเลือกวิธีการที่จะนำไปดำเนินการแก้ไขจริง จะต้องถูกพิจารณาคัดเลือกวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมที่สุด อันเกิดจากการตกลงร่วมกันของทีมแก้ไขปัญหา กับทีมบริหารองค์กรเสียก่อน ทั้งนี้กระบวนการคัดเลือกวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดนั้น นิยมที่จะใช้ตารางพิจารณาคัดกรองแนวทางการแก้ไขปัญหา ด้วยการกำหนดปัจจัยที่มีผลต่อการพิจารณา อาทิเช่น ปัจจัยด้านความปลอดภัย ปัจจัยที่ส่งผลข้างเคียงต่อคุณภาพ และประสิทธิภาพ เป็นต้น และหากวิธีการแก้ปัญหาที่เรานำเข้ามาพิจารณานั้น ส่งผลกระทบต่อปัจจัยข้างต้น ในเกณฑ์ที่ไม่สามารถยอมรับได้ นั้นก็หมายความว่า วิธีการเหล่านั้นจะไม่ถูกนำมาใช้ในการแก้ไขปัญหาจริง วิธีการที่จะนำไปใช้ในการแก้ไขปัญหาจริง คือวิธีการที่ผ่านการพิจารณาในเกณฑ์ที่ยอมรับได้นั่นเอง
ขั้นตอนที่ 6
ลงมือทำตามแผนการ
(See countermeasures through)
See countermeasures through
ทุกวิธีการที่ผ่านการคัดเลือกจากขั้นตอนที่ 5 พัฒนาวิธีการแก้ไขแล้ว ขั้นตอนนี้ คือ การนำวิธีการเหล่านั้นมาลงมือดำเนินการจริง ซึ่งการดำเนินการนี้จะต้องมีแผนการดำเนินงานที่ชัดเจน ที่ครอบคลุม 4 หัวข้อสำคัญ หรือ 4W นั่นคือ
What ระบุว่า กิจกรรมอะไร ที่จะลงไปดำเนินการแก้ไข
Who ระบุว่า ใคร คือ ผู้รับผิดชอบในการทำแต่ละกิจกรรม
When ระบุกำหนดเวลาว่า เมื่อไร ที่แต่ละกิจกรรมนี้จะเริ่มต้น และสิ้นสุด
Where ระบุสถานที่ หรือ จุดที่ดำเนินการแก้ไข ของแต่ละกิจกรรม
ขั้นตอนที่ 7
ติดตามผลการดำเนินการ
(Monitoring process & result)
Monitoring process & result
ตรวจ และติดตามผลที่เกิดขึ้นหลังจากที่ใช้วิธีการแก้ไขดังกล่าว รวมถึงติดตามประสิทธิภาพของการดำเนินการของแต่ละกิจกรรม ทั้งนี้ผลลัพธ์จากแก้ไขปัญหา ควรจะนำแสดงออกมาเป็นกราฟเพื่อรายงานผลความก้าวหน้า และแนวโน้มทิศทางเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้ในขั้นตอนที่ 3 ทั้งนี้หากผลลัพธ์สำเร็จลุล่วง สามารถแก้ไขปัญหาได้จริง ก็จะเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้ายคือการสร้างมาตรฐานและขยายผล หากผลลัพธ์จากการแก้ไขยังไม่ประสบความสำเร็จ ก็ต้องปรับแผนการดำเนินการด้วยการย้อนกลับไป ตรวจเช็คประสิทธิภาพของการดำเนินการตามแต่ละขั้นตอน ทุกๆขั้นตอนอีกครั้งหนึ่ง นั่นเอง
ขั้นตอนที่ 8
สร้างมาตฐานและขยายผล
(Standardize & share best practice)
Standardize & share best practice
ขั้นตอนนี้คือขั้นตอนสุดท้ายของ 8 ขั้นตอนการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ นั่นคือการนำวิธีการปรับปรุงที่ได้ผลสำเร็จ มากำหนดเป็นมาตรฐานใหม่เพื่อใช้ควบคุมกระบวนการ ให้ปฏิบัติตามมาตรฐานป้องกันปัญหาไม่ให้กลับมาเกิดขึ้นอีก ณ จุดที่เกิดปัญหาเดิม ทั้งนี้หากวิธีการแก้ปัญหาที่ว่านั้น สามารถขยายผลหรือนำวิธีการเดียวกันนี้ ไปใช้ที่จุดอื่นๆ ที่เกิดปัญหาในลักษณะเดียวกัน ก็สามารถนำมาตรฐานนี้ ไปขยายผลให้นำไปปฏิบัติต่อได้นั่นเอง
ร่วมแบ่งปันมุมมองแบบลีน
Mr.Boat - เล่าเรื่องลีน
และ อีก 1 ช่องทางแบ่งปัน ที่...
Facebook Page Dr. Lean - หมอลีน
#Lean #ลีน #8StepProblemSolving #8ขั้นตอนการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ #PracticalProblemSolving #TBP #ToyotaBusinessPractice
- 3
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
