ทำอย่างไรให้การประชุมของเรา Effective
เป็นสิ่งทีทุกคนในการประชุมต้องช่วยกัน ไม่ใช่แค่ผู้จัดการประชุมเท่านั้น
ไม่ใช่เรื่องของลำดับ Manager ขึ้นไปเท่านั้น เพราะแต่ละคน แต่ละฝ่าย ทำงานเพื่อไปถึงเป้าหมายเดียวกัน เรารับไม้ต่อมา และต้องส่งไม้ต่อไป เป็นเฟืองที่หมุนส่งพลังต่อไป ลอยฟันเฟืองที่รูดหายไป1ฟัน ใน หนึ่งเพียง หนึ่งเฟือง ก็ทำให้การหมุนของเฟืองทั้งหมดสะดุดได้
ดังนั้นไม่ว่าเราจะตัวเล็ก หรือใหญ่แค่ไหน ทุกคนมีผลต่อความสำเร็จ หรือ ล้มเหลวต่อทีม
ทุกคนจึงต้องเตรียมตัว และทำหน้าที่อย่างอย่างเต็มบทบาท ในการประชุม
ในวีดีโอด้านล่าง ไดแนะนำการประชุมให้ effective ไว้ โดยแบ่งเป็น 3ช่วง
***ก่อนการประชุม***
1.เวลาทุกคนมีค่า การจัดการประชุมและกำหนดความถี่ต้องกำหนดที่จำเป็นจริง
2.1 กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นและมีผลต่อเป้าหมายและข้อสรุปที่ต้องการเท่านั้นที่เป็นผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ให้ผู้อื่เสียเวลาโดยไม่จำเป็น หรือมาทำให้บรรยากาศและ energyในที่ประชุมลดลง
2.2 กำหนดระยะเวลาในการประชุมให้เหมาะสม ไม่ยาวหรือกระชับไป โดยทุกคนต้องเคร่งครัดในการประชุมให้จบในกรอบเวลานั้น
2.3 ช่วงเวลาในการนัดประชุม ที่เหมาะสมต่อการที่ทุกคนนำสิ่งที่สรุปหรือรับทราบในการประชุมไป action ได้ตามกรอบเวลา ไม่ใช้ประชุมกระชั้น กับสิ่งที่ต้องการ result เกินไป และเลือกช่วงเวบาที่ทุกคนมี focus และ energy ที่ดีในการประชุม
3. กำหนดเป้าหมาย และวาระการประชุมให้ชัดเจน โดยทุกคนทราบเป้าหมายและวาระในส่วนของตนเองที่ต้องเตรียมก่อนเข้าประชุม
4. ประเภทของการประชุม ที่ชัดเจน
- ประชุมเพื่อแจ้งเพื่อทราบ ..... ทุกคนเตรียมรับข้อมูลโดยเข้าใจตรงกัน เพื่อไปปฎิบัติ ดำเนินการต่อ
- ประชุมเพื่อ Discussion หาแนวทางร่วมกัน ...... ทุกคนต้องเตรียมข้อมูลส่วนของตนมาเพื่อมาแลกเปลี่ยน และถกเถียง หาวิธีการร่วมกัน
- ประชุมเพื่อสรุปตัดสินใจในเรื่อง .... ฝ่ายนั้นๆต้องมีข้อสรุปของตนเองมาภายในแล้ว โดยอาจมี option ทางเลือกรองมาสำรอง และมีข้อมูลชี้แจงให้ทุกคนทราบถึงเหตุผลในการสรุปตัดสินใจดังกล่าว
***ระหว่างประชุม***
1. เริ่มและเสร็จให้ตรงเวลาที่วางไว้ ทุกคนต้องช่วยกันประชุมให้จบในกรอบเวลาที่วางไว้ โดยกำหนดเวบาที่จะใช้ในแต่ละAgenda และ Topic โดยมีการจับเวลาจริงจัง โดยผู้ดำเนินการประชุมต้องกระตุ้น และรวบรัดสรุปประเด็นให้ทันเวลาแต่ละเรื่อง เพื่อคุมเวลารวมได้
2. มีการกำหนด Outline การประชุม **แจ้งเป้าหมายการประชุม** และแจ้งให้ทุกคนเห็นภาพรวมของการดำเนินการประชุมที่วางแผนไว้ก่อนเริ่มประชุม เพื่อให้ทุกคนช่วยกันประคับประคองการประชุมให้ไปถึงเป้าหมาย ตามเวลา
3. บันทึกการประชุม และให้ทานการจดบันทึกการประชุมทุกครั้งที่จบ Topic หนึ่งๆ เพื่อ check ว่าบันทึกเนื้อหา และข้อสรุปถูกต้อง และ review ให้ทุกคนเข้าใจตรงกันไปพร้อมๆกัน
4. มอบหมายและตกลงให้มีผู้ดำเนินการประชุม และเคลียหน้าที่ และอำนาจการตัดสินใจของแต่ละ Player ในที่ประชุมต้องทราบ
5. ให้เกิดบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนความเห็น ที่ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม และมีความมุ่งมั่นที่จะแชร์ และช่วยหา solution และการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
6.สรุปสั้นๆ เมื่อจบการประชุม
**หลังจากประชุม**
1. ส่งรายงานการประชุมให้ทุกคน **และมีการลงชื่อรับทราบ
2. ประเมินกระบวนการประชุม จากผู้ร่วมปนะชุม และผู้มีส่วนได้เสียสำคัญ
3. กำหนดนัดหมายการประชุมครั้งถัดไป และวาระถัดไป
- 2
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
