อ่านไม่ผิดหรอกครับ
คนเก่ง Excel ทำงานช้า !
อืมม์.. ผมอาจเขียนตกไปนิด ถ้าให้ถูกจริง ๆ ต้องเขียนว่า
คนเก่ง Excel ทำงาน (ที่เคยทำครั้งแรก) ช้า
เวลาคนเก่งเอ็กเซลทำงานอะไรครั้งแรก เค้าใช้เวลามากกว่าคนไม่เก่งเอ็กเซลเสียอีก จนหลายคนอดคิดในใจ(ดัง ๆ )ไม่ได้ว่า..
“แค่หยิบตัวเลขมาบวกลบกันใช้เวลาตั้งนาน เก่งเอ็กเซลซะเปล่า ไม่ได้เรื่องเล๊ย!”
ที่นาน เพราะเค้าเขียนสูตร สร้างตารางอ้างอิง ลิงก์สูตรนั่น เพิ่มขั้นตอนนี่ อันเป็นผลพวงมาจากคำถาม 4 ข้อ ที่ประกอบด้วยคำว่า “ถ้า” และ “พรุ่งนี้”
[1 ถ้าพรุ่งนี้มีข้อมูลเพิ่มขึ้นล่ะ?]
วันนี้มีข้อมูล 20 แถว อาจเขียนสูตรครอบคลุมแค่แถวที่ 20
แต่ถ้าพรุ่งนี้มีข้อมูลเพิ่มขึ้นเป็น 20,000 แถว ต้องเขียนสูตรใหม่หรือเปล่า?
เค้าจึงเขียนสูตรแบบไดนามิกเพื่อรองรับข้อมูลที่เพิ่มขึ้น เช่น
- เปลี่ยนฟอร์แมตข้อมูลให้เป็น Table (Ctrl+T)
- ตั้งชื่อช่วงข้อมูลโดยใช้ Define Name ด้วยฟังก์ชัน INDEX หรือ OFFSET
เพราะครั้งหน้า ต่อให้ข้อมูลเพิ่มเป็น 100,000 ก็ไม่ต้องเขียนสูตรใหม่ ใช้สูตรเดิมได้เลย
[2 ถ้า “ค่าคงที่” ของพรุ่งนี้ไม่เหมือนเดิมล่ะ?]
ถ้าสรุปข้อมูลวันนี้ คำว่า “ปีนี้” คือ 2020
แต่ถ้าสรุปข้อมูลพรุ่งนี้ คำว่า “ปีนี้” คือ 2021
แปลว่าใส่ตัวเลข 2020 ลงไปในสูตรไม่ได้! ไม่งั้นพอเปลี่ยนปี ก็ต้องแมนวลเปลี่ยนทุกครั้งร่ำไป
ในทางเดียวกัน “ปีที่แล้ว” ของปีนี้คือ 2019
แต่ “ปีที่แล้ว” ของปีหน้าคือ 2020
แปลว่าใส่ค่า 2019 ให้เป็น “ปีที่แล้ว” ในสูตรไม่ได้เช่นกัน
ต้องนำฟังก์ชันที่เกี่ยวกับการอ้างอิงมาช่วย เช่น
- VLOOKUP
- INDEX + MATCH
- SUMIFS
สูตรอาจจะยาวขึ้น แต่เชื่อเถอะว่าคุ้มค่าในระยะยาวแน่นอน ^__^
[3 ถ้าพรุ่งนี้ขออะไรเพิ่ม(อีก)ล่ะ?]
วันนี้ขอข้อมูลเป็นรายเดือน แต่ถ้าพรุ่งนี้ขอข้อมูลเป็นรายไตรมาสล่ะ?
ถ้าพรุ่งนี้ขอข้อมูลสะสมจากต้นปีถึงตอนนี้ (Year-to-date, YTD) ล่ะ?
ถ้าพรุ่งนี้ขอดูข้อมูลย้อนหลัง 5 ปีล่ะ?
ถ้าพรุ่งนี้ขอข้อมูลเปรียบเทียบข้อมูลกับปีที่แล้วล่ะ?
คนเก่ง Excel จะคิดในใจว่า
งั้นทำเผื่อไว้เลยดีไหม?
ออกแบบเป็น Pivot Table ดีไหม?
หรือ อาจถึงขั้นออกแบบการเก็บข้อมูลอินพุตใหม่ เพื่อรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้นในอนาคต แล้วก็สร้างตารางอ้างอิงเพิ่มขึ้น ลิงก์กันอุตลุด ชุลมุนวุ่นวาย
แม้งานเพิ่มขึ้นในครั้งแรก แต่เร็วกว่าทำใหม่ทุกครั้งแน่นอน ^__^
[4 ถ้าพรุ่งนี้ต้องทำแบบเดิมอีกล่ะ?]
ถ้ามีขั้นตอนที่ต้องทำสเต็ปเดิมซ้ำ ๆ เค้าจะ “ขี้เกียจ” เค้าจะหาทางเปลี่ยนวิธีจาก อัตโนมือ เป็น อัตโนมัติ ด้วยการเขียนคำสั่ง VBA หรือ Power Query
ครั้งแรกอาจใช้เวลาหลายชั่วโมง หรือหลายวัน
แต่ครั้งหน้า ใช้เวลาแค่ไม่กี่วินาทีก็เสร็จ
ถ้าไม่มี 4 คำถามนี้ การทำแมนวลอาจจะเร็วกว่า
แต่ส่วนใหญ่มันมักจะมีน่ะสิ แถมมีหลายข้อด้วย !
(ใครแอบพยักหน้ายกมือขึ้น ^^)
เพราะฉะนั้น การเขียนสูตรที่ดูวุ่นวาย การสร้างตารางอ้างอิงที่ดูเหมือนเพิ่มขั้นตอน การสร้างตัวแปรที่ดูเหมือนไม่จำเป็น คือการ “ลงทุน” และเป็นการลงทุนในระยะยาว
ตัวผมเองก็มักจะ “ลงทุน” เพราะตอนแรกบอกขอครั้งเดียว แต่พอได้ไปซักครั้งเท่านั้นล่ะ “ติดใจ” ขอใหม่ทุกเดือน
อย่างไรก็ตาม ก่อนลงทุนต้องตรวจสอบว่า
งานนี้มีโอกาสทำซ้ำไหม?
งานนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงให้งานอื่นได้ไหม?
เพราะการลงทุนบางครั้งอาจใช้เวลา 3 วัน ในขณะที่ทำแมนวลอาจใช้เวลาแค่ 3 ชั่วโมง
การลงทุน 3 วันเพื่อประหยัดเวลา 3 ชั่วโมง ไม่ใช่แนวทางที่ถูกต้อง
เพราะการ “ลงทุน” มีความเสี่ยง โปรดศึกษาข้อมูลก่อนตัดสินใจทุกครั้ง
ถ้าใครอ่านจบแล้ว ขอคนละหนึ่งเมนต์นะครับ ^__^
- 32
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
