Blockdit Logo (Mobile)
I am pm
•
30 ธ.ค. 2020 เวลา 05:30 • การศึกษา
สรุปให้ เฟสที่ 3-4 การดำเนินการและปิดโครงการ
ซีรี่ส์ วงจรชีวิตโครงการ (Project Life Cycle)
สำหรับผู้ที่มีเวลาน้อย I am pm สรุปเฟสที่ 3-4 การดำเนินการและปิดโครงการ มาไว้ในโพสต์นี้ค่ะ ส่วนใครอยากอ่านแบบเต็มๆ เลื่อนลงไปล่างสุดแล้วกดอ่านเป็นซีรี่ส์ได้เลยค่ะ
เฟสที่ 3 การดำเนินโครงการ มักจะเป็นเฟสที่ใช้ระยะเวลามากที่สุดในวงจรชีวิตโครงการ ทรัพยากร งบประมาณ เวลา และ คน จะเริ่มถูกดึงเข้าสู่โครงการ และเริ่มลงมือทำตามแผนที่ได้วางไว้ในเฟสที่แล้ว
ผู้จัดการโครงการจะมีบทบาทมากที่สุดในการกำกับดูแลการปฏิบัติงานของฝ่ายต่างๆในโครงการ มีการติดตาม (Monitoring) การใช้ทรัพยากร วิธีการทำงาน และ ผลงานที่ได้ อย่างใกล้ชิด เพื่อประเมินและตรวจสอบว่ายังอยู่ในแผนโครงการหรือไม่
มีการสร้างระบบควบคุม(Control) โดยกำหนดตัวชี้วัดหรือมาตรฐานขึ้นมา แล้วนำผลงานที่ได้มาเทียบว่าเป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่ ถ้าไม่ ก็ต้องปรับปรุงแก้ไขจนได้ตามมาตรฐานที่ต้องการ
แม้จะมีการวางแผนรับมือความเสี่ยง ไว้ก่อนแล้วในเฟสการวางแผน (ทบทวนได้ที่ https://www.blockdit.com/articles/5fac7a3a67f695067161e778?series=5f9b44cad479e606f159eff6/)
แต่ปัญหาหรือสิ่งที่ไม่คาดคิดก็อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างทำโครงการ
ปัญหาส่วนใหญ่ที่พบในระหว่างทำโครงการก็เช่น ปัญหาด้านการวางแผน ปัญหาด้านการจัดสรรทรัพยากร ปัญหาด้านการดำเนินการ ปัญหาด้านการประสานงาน และ ปัญหาด้านการประเมินผล
หากปัญหาข้างต้นนั้นส่งผลกระทบต่อโครงการเราก็ต้องเข้าไปแก้ไข โดยอาจเรียกประชุมเพื่อหาแนวทางแก้ไขโดยด่วนและลงมือจัดการปัญหานั้นให้หมดไป เพื่อให้โครงการดำเนินต่อไปได้
อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญในเฟสที่ 3 การดำเนินโครงการ นั่นคือ การจัดสรรทรัพยากร
ทรัพยากร ไม่ใช่ว่าจะมีแค่ คน หรือ เงิน เท่านั้น แต่คือสิ่งที่เรามีอยู่ ที่นำมาใช้ประโยชน์ในโครงการได้ แนวทางการจัดสรรทรัพยากร คือ การมอบทรัพยากรอย่างเหมาะสมให้ส่วนต่างๆของโครงการเพื่อให้ดำเนินงานตามเป้าหมาย และ คอยติดตามการใช้ทรัพยากรเพื่อประเมินและปรับแผนให้ทรัพยากรมีใช้เพียงพอตลอดการทำโครงการ
วงจรชีวิตโครงการ
หลังจากนั้นก็เข้าสู่เฟสสุดท้าย การปิดโครงการ เป็นการประกาศการสิ้นสุดโครงการอย่างเป็นทางการ เป็นช่วงเวลาสำหรับการส่งมอบงานขั้นสุดท้าย และส่งคืนทรัพยากรต่างๆ
การปิดโครงการมีได้หลายรูปแบบ ถ้าตามปกติก็คือ โครงการประสบความสำเร็จ สามารถส่งมอบผลงานตามที่ต้องการ แต่ก็มีการที่ต้องปิดหรือยุติโครงการเนื่องจากสาเหตุอื่น เช่น
ปิดโครงการเร็วกว่ากำหนด เพราะตัดงานหรือลดเป้าหมายลง
ปิดโครงการเพราะโครงการล้มเหลว
ปิดโครงการเพราะเกิดการผิดสัญญา ทำให้โครงการสะดุดไม่สามารถไปต่อได้
ปิดโครงการเพราะ ผู้มีอำนาจต้องการนำทรัพยากรไปใช้ในโครงการอื่น
ขั้นตอนการปิดโครงการ โดยทั่วไปคือ ส่งมอบงานและรับหลักฐานการรับมอบจากเจ้าของโครงการ สรุปค่าใช้จ่าย ส่งคืนทรัพยากร และทำรายงาน Project Final Report
สุดท้ายที่ควรทำหลังปิดโครงการ คือ การประเมินโครงการร่วมกัน ว่าโครงการนี้ผลลัพธ์เทียบกับสิ่งที่คาดหวังมีความแตกต่างกันอย่างไร มีจุดเด่น หรือ เทคนิคอะไรบ้างที่ควรนำไปใช้ในโครงการอื่นๆ มีข้อบกพร่องอะไรที่ควรปรับปรุง และ ปัญหาที่พบโครงการนี้คืออะไร แนวทางแก้ไขมีอะไรบ้าง
ทุกๆโครงการที่เกิดขึ้น จะให้บทเรียนและประสบการณ์กับผู้ร่วมทำโครงการเสมอค่ะ ทำให้เราได้พัฒนาตัวเอง ได้พัฒนาการทำงานเป็นทีม และ เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ I am pm ขอให้ทุกคนสนุกกับการทำโครงการนะคะ
ซีรี่ส์ วงจรชีวิตโครงการ (Project Life Cycle)
ขอเชิญรีวิวบทความหรือแสดงความคิดเห็น เพื่อเป็นพื้นที่แลกเปลี่ยนทัศนะและความรู้ร่วมกันนะคะ ^^
#บริหารจัดการ #Project Management #พัฒนาตัวเอง #management
โฆษณา