“ HORENSO “ โฮเรนโซ เคล็ดลับการสื่อสารขั้นเทพ สร้างผู้สำเร็จ ในงาน
อยากสำเร็จ ก็ลองเปิดใจอ่านดูนะคะ
Cr# เจ้าของภาพ
เคยมั้ย เมื่อเจอปัญหา เจอเหตุการณ์ที่ต้องรายงานหัวหน้า เตรียมพรีเซ้นท์หัวหน้า แต่พูดไปไม่ทันไร หัวหน้าเริ่มมีคำถามพรั่งพรู. €&$@ แถมมีทีท่าว่า “ ไม่อยากฟัง ไม่เปิดใจฟัง เบือที่จะฟัง ไม่เข้าใจ
อย่าโกรธหัวหน้าเลยนะคะ เพราะดูทีท่าแล้ว เราเองก็รายงาน หรือสื่อสารกับหัวหน้ายังไม่ชัดเจนพอ และหัวหน้าเองก็ต้องเปิดใจรับฟังเช่นกัน
ธุรกิจ/องค์กร จะประสบความสำเร็จได้ ก็เพราะการสื่อสารของบุคลากรในองค์กร ที่มีประสิทธิภาพ
# หนึ่งในหัวข้อ. ที่ใช้ในการ พัฒนาองค์กร #
วันนี้อีเจ้ มีเคล็ดลับดีๆมาแชร์ ในเรื่องการทำงานเป็นทีมด้วยการสื่อสาร ที่มีประสิทธิภาพ ขั้นเทพ ในสไตล์ญี่ปุ่นนะคร่า
เน้นๆระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องเลยล่ะค่ะ
HORENSO 🔆✨🎉
“ โฮเรนโซตัวนี้ ที่ไม่ใช่ผักโขม ☺️
HORENSO (โฮเรนโซ) เกิดจากการรวมตัวของ 3 คำ นั่นก็คือ
Ho : 報告 (Houkoku) แปลว่า การรายงาน ซึ่งการรายงานนั้นจะต้องเน้นความถูกต้อง ความรวดเร็ว และความครบถ้วน
Ren : 連絡 (Renraku) แปลว่า การติดต่อ โดยจะต้องติดต่อกับผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่รับผิดชอบในเรื่องนั้น ๆ และสุดท้าย
So : 相談 (Sodan) แปลว่า การปรึกษาหารือ เป็นการปรึกษาหารือกับผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น ๆ
โดยรวมแล้วโฮเรนโซก็คือ การติดต่อ การปรึกษา และรายงานความคืบหน้าของงาน กับผู้ที่เกี่ยวข้องนั่นเอง
ปัญหาหลักในเรื่องการ โฮเรนโซของพวกเราก็คืออออ
เรามักจะรายงานด้วยการเล่ารายละเอียด ของเรื่องราวทั้งหมดก่อน แทนทีเราจะเริ่มต้นด้วยข้อสรุปของเรื่องราวนั้น ๆ แบบที่คนญี่ปุ่นใช้รายงานกับหัวหน้า
เนื้อหาในการโฮเรนโซ ของพวกเรา อาจจะคิดเพียงแค่ว่าต้องรายงานให้บ่อย รายงานให้เยอะ
การรายงานที่พวกเรามักจะทำบ่อยๆ เราไม่มี guidelines หรือ Framework เป็นแนวทาง
ทำให้การรายงาน สะดุด ยืดเยื้อ ไม่กระชับ
ไม่ค่อยได้ผล และน่าเบื่อ
แต่ HORENSO ที่เราจะใช้ จะมี Framework เป็นตัวกำหนดการรายงาน ไว้ให้ เพื่อการรายงานที่ดี กระชับ ได้ใจความ รู้ผลลัพธ์ และสามารถคาดการณ์ถึงอนาคตได้ เรียกว่า “ รู้ก่อน มีสิทธิ์โตก่อน “
เริ่มที่ HO - การรายงาน ( Report )
โดยจะยึดหลัก 5W2H มาเป็นกรอบ หรือFramework ในการรายงาน ใช้ในการเขียน หรือการพูด
โดยที่ 5W ประกอบไปด้วย
What เกิดอะไรขึ้นกับสถานการณ์นั้น
Who ใครเป็นผู้กระทำ หรือ อยู่ในเหตุการณ์นั้น โดยแจ้งรายละเอียดของบุคคลนั้น ๆ ให้ครบถ้วน
Where ต้องระบุว่าสถานที่ที่เกิดเหตุคือที่ไหน
When เกิดเหตุการณ์นั้นเมื่อไหร่ เวลาใดต้องระบุชัดเจน
Why เพราะเหตุใดจึงทำเช่นนั้น เพื่อการไล่หาวัตถุประสงค์ของงานที่ทำอยู่
ส่วน 2H มาจาก How คือ ทำอย่างไร ใช้วิธีอะไรในการทำงาน อธิบายเป็นขั้นตอน และ How much แจ้งรายละเอียดค่าใช้จ่าย หรือ ค่าความเสียหายที่เกิดขึ้นนั้นมีจำนวนเท่าไหร่
และ ยัง ยังไม่พอ ถ้าทำงานในองค์กรต่างชาติ โดยเฉพาะญี่ปุ่น
ยังจะต้องมี CP เข้าไปอีก ซึ่ง C มาจากคำว่า Corrective คือ แนวทางการแก้ไขเบื้องต้นอย่างถูกต้อง และ P มาจากคำว่า Preventive คือการป้องกันการเกิดซ้ำ
❌ การเกิดปัญหาซ้ำๆ ทำให้มีค่าใช้จ่าย ความสูญเสีย ความสูญเปล่าเกิดขึ้น ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อองค์กร
# จากประสบการณ์อีเจ้ :
ถ้าเราทำงานในองค์กรญี่ปุ่น การรายงานผู้บริหารชาวญี่ปุ่นแล้วล่ะก็ หากรายเพียงแค่ 5W2H ผู้บริหารก็จะถามต่ออีกว่า ได้แก้ไขอะไรไปบ้างและ และวิธีการป้องกันการเกิดปัญหานั้นควรดำเนินการอย่างไร หากยังไม่มีการเตรียม CP ไปก็ไม่ควรไปรายงาน
# เดี๋ยวจะโดนไม่ใช่น้อย5555
มาที่ REN - การติดต่อ ( Contact )
การทำงานที่ดี เราต้องมีการติดต่อ ประสานงานกับหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และ ถ้าได้รับมอบหมายงานแล้ว เราต้อง ดำเนินการติดต่อกับผู้ที่เกี่ยวข้อง และแจ้งให้หัวหน้าทราบเป็นระยะๆ คือ update progress นั่นเอง หรือมีการเปลี่ยนแปลงอะไร หรือเหตุการณ์ฉุกเฉินต้องรีบรายงานนะคะ
# ไม่ต้องรอให้หัวหน้าตามงานนะคะ
# แต่ก็ดูเวลาหัวหน้าสักนิด และแจ้งหัวข้อก่อนนะคะ ว่าเรื่องอะไร “
มาที่ SO - การปรึกษาหารือ ( Consult )
ในกรณีที่เราเจอปัญหา หรืออุปสรรค หรือความผิดพลาดในการทำงาน เราต้องขอคำปรึกษาจากหัวหน้างาน ซึ่งถ้าเราผ่าน กระบวนการ HO , REN มาแล้วนะคะ ในเคสนี้ หัวหน้าก็รับทราบเหตุการณ์มาบ้างแล้ว เราก็อธิบายต่อได้เลยนะจ๊ะ หัวหน้างานเองจะได้รีบช่วยเราแก้ปัญหา ได้ทันท่วงทีนะคร้า
อีเจ้ก็อยากฝาก หัวหน้างานด้วยนะคะ เราเองในฐานะที่เป็นหัวหน้า ก็ต้องเปิดใจ ให้เครดิตลูกน้อง ช่วยเหลือ รับฟังความคิดเห็น และให้เวลาพร้อม มีท่าทีเป็นมิตรด้วยนะคะ “ หัดชมลูกน้องให้เป็นบ้าง “ การทำงานร่วมกันจะได้ราบรื่น
# อย่าเอาแต่โทษลูกน้องฝ่ายเดียว
เมือเรารู้จักและเข้าใจ Framework ของHORENSO และนำมาใช้ในการ ปรับปรุง และเพิ่มประสิทธิภาพตัวเองแล้ว อีเจ้ก็จะมาเพิ่มทักษะ การสื่อสารของตัวเราเองนะคะ เราจะได้เก่งยิ่งๆขึ้นไปอีกนะคะ
Cr.ภาพ Marketing Oop! ขอบคุณค่ะ
ทักษะที่ใช้ :
1.เป็นผู้ฟังที่ดี - ตั้งใจฟังคู่สนทนาอย่างจริงใจตั้งใจ ไม่พูดแทรก จะทำให้คู่สนทนา รู้สึกได้ว่าเราจริงใจเราใส่ใจ และอยากที่จะเล่า และเราก็จะได้รับรู้สารสำคัญ
แถมมีกัลยาณมิตรด้วย
2. การสือสารด้วย Non - Verbal Communication
สื่อสารด้วยคำพูดเพียงแค่ 7% ส่วนอีก93% เป็นการ
สือด้วย ภาษากาย และ น้ำเสียงนะคะ
ภาษากายก็เช่น การสบตา การเอนตัวมาข้างหน้า การรผ่อนคลาย. ส่วนน้ำเสียงจะบ่งบอกถึงตัวผู้พูด ให้ ใช้น้ำเสียงอ่อนโยน เป็นจังหวะไม่ รวดเร็วจนเกินไป
3. เปิดใจ -Open mind ให้เปิดใจรับฟังเรืีองของคู่สนทนา อย่าเพิ่งปฏิเสธ
4. ถามคำถามกับคู่สนทนา -แสดงถึงเรา สนใจในการรับฟัง และเป็นการทบทวนความเข้าใจคร่า
5. ความเป็นมิตร - ดูได้จากสีหน้า น้ำเสียง และอาการที่แสดงออก คู่สนทนาจะรับรู้ได้นะคะ แสดงความจริงใจเป็นมิตร ผ่าน สีหน้าและน้ำเสียงนะคะ
6. มั่นใจในตนเอง - เรื่องที่จะพูดเราเองต้องพูดด้วยจากข้อมูลจริง หนักแน่น จะทำให้คู่สนทนา เชื่อมั่นในสิ่งที่เราพูด
7. ให้เกียรติคู่สนทนา - หลักเลี่ยง การคุยโทรศัพท์ในขณะที่คุยกับคนอื่น ไม่ทำอย่างอื่นในขณะที่สนทนาเชาทักกทายผู้อื่น หรือ เล่นไลน์ พิมพ์ข้อความในมือถือ
# ทบทวนดูนะคะ ว่าเราเป็นคู่สนทนาแบบไหน ????
และ ในงาน
ลองหันมาทบทวนตัวเองดูนะคะ ว่าเราเป็นคนที่มี skill การ สื่อสารอย่างไร ลองนำHORENSO ไปใช้ในงานดูนะคะ
“ เปลี่ยนวิธีรายงานซะ ทำให้มันเวิร์ค”
งานเราจะราบรื่นมากขึ้น
สื่อสารเข้าใจกันง่ายขึ้น
ความเสี่ยงในเรื่องความเสียหายจะลดลงด้วยนะคะ
และหัวหน้าจะเข้าใจเรามากขึ้น
Skill เราจะเพิ่มมากขึ้น
อีเจ้ ใช้ HORENSO ในการทำงานกับทีมค่ะ
อีเจ้ใช้ report หัวหน้า เอาแบบไม่ต้องมามีคำถามกับ อิชั้น , รายงานแบบปิดคำถามกันไปเลย
และ สอนให้ลูกน้อง Report ด้วยการใช้ HORENSO นี่ล่ะค่ะ
# ประโยชน์ที่ได้ : ข่าวสารถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็ว ได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน ป้องกันปัญหาเกิดซ้ำ #
ถึงเวลา เปลี่ยนแปลงตัวเองแล้วนะคร้า ... ลุยจ้ะ
และใครที่มีวิธีการสื่อสารที่ดี แนวทางอื่นๆก็มาแขร์กันได้นะคะ
ขอบคุณค่ะ
SMART GIRL
“ ผู้หญิงลั่นล้า 💃🏻💃🏻 “
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
