หลังจากทั่วโลกเผชิญกับการแพร่ระบาดของไวรัส covid-19 ทำให้วิถีชีวิตและการดำเนินชีวิตในการทำงานในแต่ละวันของเราเปลี่ยนไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเหล่าพนักงานออฟฟิศซึ่งมีแนวโน้มที่วิถีจะไม่เปลี่ยนกลับมาเป็นแบบเดิม เนื่องจากได้เห็นควาสะดวกสบายและประโยชน์ที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่บ้าน ที่ไม่ได้แตกต่างหรือส่งผลกระทบมากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสังคมเมืองที่ ส่งผลดีสามารถช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการเดินทาง และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี
แต่การจะเปลี่ยนผ่านเข้าสู่โลกออนไลน์อย่างเต็มตัวนั้น ก็จำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือการจัดการอีกมาก ที่นอกเหนือจากโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์เข้ามาสนับสนุนในมิติที่ต่างกันออกไป แต่การสร้างระบบขั้นมาใช้เองของบริษัทอาจจะเป็นภาระที่หนักเกินไป ทำให้วันนี้เราจะมาแนะนำ Management Software ที่เราสามารถวางแผนและจัดการการ การทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
1. #Trello
Trello นำมาใช้คือ Kanban Board (คัมบังบอร์ด เป็นภาษาญี่ปุ่น แปลว่า visual signal หรือ card) พูดง่าย ๆ ก็คือเหมือนเป็นกระดานที่เราสามารถเอา Post-it เพื่อรวมไอเดียหรือสิ่งที่ต้องทำทุกอย่างลงในนั้น ทั้งยังสามารถเขียนรายละเอียดงานที่ต้องทำ วันที่ต้องส่ง สร้างเช็คลิสต์ย่อยๆได้ หรือแม้กระทั่งแนบไฟล์งานได้ไม่เกิน 10MB
และยังสามารถสามารถลิงก์กับโปรแกรมอื่นๆได้ผ่านฟังก์ชัน Power-Ups เช่น #Slack, #Bitbucket, #GoogleDrive หรือ #Salesforce เป็นต้น
2. #Asana
เครื่องมือที่จะทำให้เราสามารถจัดการกับ Project และ task งานต่าง ๆ เราสามารถเลือกดูงานเราได้หลากหลายรูปแบบทั้งแบบ Board, Calendar, Listview, หรือแบบ Timeline และนอกจากจะสามารถดูงานเป็น Teams เพื่อดูภาพรวมว่าวันนี้ใครทำอะไรบ้างใน Project นี้แล้วยังสามารถเลือกเฉพาะ My Tasks เพื่อจัดงานประจำตัวของแต่ละคนได้ และเรายังสามารถสร้าง Subtask เพื่อย่อยเป็นงานชิ้นเล็กๆและกระจายหน้าที่ให้ทีมได้อย่างละเอียด
และยังมีฟังก์ชันพิเศษสำหรับ business โดยเฉพาะคือ #Workload ที่ทำให้สามารถประเมินภาระงานของคนในทีมได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราสามารถใช้งานแบบไม่เสียค่าใช้จ่ายได้สูงสุด 15 คนต่อ โปรเจค
3. #Google
อีกหนึ่งบริการที่ได้รับความนิยมได้แก่ Google เนื่องจากเราสามารถทำการงานงานเอกสาร ผ่าน #GoogleDocs งานเก็บรวบรวมข้อมูลผ่าน #GoogleSheets การประชุมออนไลน์ จัดตารางงานผ่าน #GoogleCalendar หรือฝากไฟล์งานที่สามารถแชร์ร่วมกันได้ ผ่าน #GoogleDrive ผ่านแอปสำหรับแชร์ไฟล์ลง Cloud ของ Google #GoolgSlides รับส่งอีเมลผ่าน #Gmail ทั้งยังสามารถประชุมออนไลน์ผ่านทาง #GoogleMeet ตอบโจทน์ครอบคลุมทุกด้านของงานออฟฟิศ
ซึ่งบริการทั้งหมดทำให้เราสามาถเชื่อมต่อกันได้อย่างไม่ที่สิ้นสุด ทำให้เราสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ โดยรองรับทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน นอกจากนั้นยังแชร์ไฟล์ส่งให้ผู้อื่นได้อย่างสะดวก ด้วยการคัดลอกลิงก์ไปวางเท่านั้น
4. #Monday.com
แค่ชื่อก็ทำให้รู้สึกถึงไฟในการทำงานวันจันทร์ได้แล้วใช่มั้ย? Monday เป็นที่นิยมให้กันมากในบริษัทใหญ่ทั่วโลก เพราะฟังก์ชันเด่นที่มีการจัดหมวดหมู่ Task ของแต่ละบุลคล และเนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ต้องเสียค่าบริการทำให้ #Monday ค่อนข้างมีฟังก์ชันครบครันและใช้งานง่าย ทั้งยังเชื่อมต่อกับโปรแกรม #Zoom ได้โดยตรง ทำให้หากบริษัทไหนมีการใช้ Zoom ในการประชุมออนไลน์อยู่แล้วก็สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ความน่าสนใจอีกอย่างหนึ่งคือ UX ที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ทำให้เห็นภาพรวมของแต่ละ section ได้ง่าย และมีฟีเจอร์แฝงอยู่ในคอลัมน์ให้เลือกใช้มากมาย และสามารถใช้ filter ค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงได้ และเราสามารถเข้าไปทดลองใช้งานได้ ฟรี 14 วัน
การเลือกใช้ ขึ้นอยู่กับขนาดทีมและเครื่องมือที่จะเป็นในการใช้งาน หากบริษัทเราเป็นทีมที่มีขนาดเล็ก โปรเจคที่ทำไม่ได้มีรายละเอียดมากก็สามารถทดลองใช้แบบไม่เสียค่าใช้จ่ายได้ แต่หากเราเป็นองค์กรที่มีขนาดใหญ่ทั้งยังเน้นควบคุมประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม และต้องความปลอดภัยของข้อมูลนั้น ก็สามารถพิจารณาใช้เครื่องมือและแพ็คเกจในราคาที่เหมาะสมได้ หากลองใช้กันแล้วเป็นอย่างไรบ้างอย่าลืมแชร์ประสบการณ์กันด้วยนะครับ😀
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
