PROBLEM SOLVER TRAP
Ep 1 How to prioritize my problems?
PROBLEM SOLVER TRAP Ep.1
PROBLEM SOLVER TRAP
Ep. 1️⃣ ไม่รู้จะแก้ปัญหาไหนก่อนและหลัง
กับดักแรกๆ ที่ครูพลอยได้รับคำถามเป็นประจำก็คือ
"ปัญหาเยอะมาก ทั้งปัญหางานของตัวเอง
ปัญหาของลูกน้อง ปัญหาในแผนก ปัญหากับแผนกอื่น ปัญหาของคนอื่นแต่กระทบกับงานเรา"
ปัญหาหนักสุดคือ
"แล้วผมควรจะเริ่มแก้ปัญหาไหนก่อนดีครับครู?"
ก่อนอื่นต้องขอชื่นชมว่า
อย่างน้อยก็มีความอยากที่จะแก้ปัญหาค่ะ
➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
กับดักนี้จะถูกแก้ด้วย
IDEA GENERATING และ PRIORITIZATION
เริ่มจากนำทีมงานมาร่วมกันระดมสมอง (Brainstorming)
เขียนปัญหาทุกปัญหาที่แต่ละคนเจอ
ทุกปัญหาที่บอกว่าเยอะ เขียนออกมาให้มากที่สุด
ขณะที่เขียนให้ทุกคนทวนถามตัวเองว่า
✅ ปัญหานั้นๆ เป็นปัญหาจริงหรือไม่
✅ ถ้าเป็นปัญหาจริง ไม่ใช่คำบ่นหรือ emotional
ตอบให้ได้ว่าผลกระทบ (Impact) คืออะไร
✅ ผลกระทบนั้น ส่งผลต่อ KPI หรือ Performance
ของทีมหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นทางตรงหรือทางอ้อม
✅ ถ้าคิดผลกระทบไม่ออกหรือกระทบน้อย
ให้ถามเพิ่มว่า ถ้าแก้ปัญหานี้แล้วจะมี Benefits
อะไรต่อทีมหรือองค์กร
การทวนถามทำให้เจ้าของไอเดียตกผลึก
และได้สกรีนเบื้องต้นว่ามันคือปัญหาจริงๆ
การบิ้วท์ทีมงานด้วยคำว่า "No Stupid Idea"
จะทำให้การเขียนปัญหาจากทุกคนออกมาได้มากที่สุด
🔤🆎️🈵️🈷️
ใช้ post it ในการเขียน โดย 1 ปัญหา ต่อ 1 แผ่น
เขียนแล้วมาแปะรวมกันไว้ค่ะ
หลังจากได้ไอเดียมาทั้งหมดแล้ว
ให้ทำการ grouping โดยไล่อ่านแต่ละ post it
รวมไอเดียเรื่องเดียวกันไว้ด้วยกัน
เพราะไอเดียของบางคนก็มีโอกาสซ้ำกันได้
เพราะเจอปัญหาเดียวกัน
มาถึงขั้นตอนนี้ เราจะได้ไอเดียของปัญหาทั้งหมด
จาก IDEA GENERATING ค่ะ
หลังจากนั้น เราจะทำการ PRIORITIZATION
โดยครูพลอยจะใช้ Six Sigma Tool ที่เรียกว่า
"PAY-OFF MATRIX"
(แปะรูปไว้ในเม้นท์นะคะ)
Criteria แกน X และ Y ที่เลือกมาพิจารณา
เพื่อเรียงลำดับความสำคัญ
ตอบโจทย์กับดัก ไม่รู้จะแก้ปัญหาไหนก่อนและหลัง คือ
แกน X : Effort
ปัญหานี้แก้ง่ายหรือยาก
ปัญหานี้ใช้เวลาแก้ได้เร็วหรือใช้เวลานาน
ปัญหานี้ใช้พลังงานในการแก้น้อยหรือมาก
แกน Y : Effect/Impact/Benefit
เมื่อลงมือแก้ปัญหานี้แล้ว
ทำให้เห็นผลหรือประโยชน์น้อยหรือมาก
เมื่อทุกคนมีความเข้าใจในความหมายของ X และ Y แล้ว
เราจะเริ่มให้ทุกคนประเมิน
เพื่อเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละปัญหาร่วมกัน
เริ่มไปทีละปัญหาหรือทีละ post it
การถกเถียงจากทีมงานในการประเมินทีละแกน
สุดท้าย post it แต่ละใบจะถูกแปะลงไปบน
ช่องใดช่องหนึ่งจาก 4 ช่องของ Matrix
ไล่ไปจนครบค่ะ ใช้เวลากับการถกเถียงให้ชัดเจน
เมื่อครบแล้ว เราจะเห็นกลุ่มของ post it
แปะกระจายอยู่ใน 4 ช่อง
✅ #1 คือปัญหาที่เราจะเลือกมาแก้ก่อน
Low Effort & High Impact
ใช้แรงน้อย ได้ผลเยอะ
✅ #2 ล่าง คือปัญหาที่เราจะเลือกมาแก้เช่นกัน
Low Effort & Low Impact
เราเรียกกลุ่มนี้ว่า Quick Win ‼️
ถึงจะได้ผลน้อย แต่เราใช้แรงน้อย แก้ง่าย
ถ้ามีปัญหาในกลุ่มนี้เยอะๆ
พอลงมือแก้แล้วเอาผลมารวมกัน
บางครั้งเราจะเห็น Significant Impact ได้
✅ #2 บน คือปัญหาที่เราจะเลือกมาแก้
เป็น Longterm Project
High Effort & High Impact
เป็นการวางแผนระยะยาวเพื่อแก้ปัญหานี้
เพราะใช้แรงเยอะ ใช้เวลานาน แต่ได้ผลเยอะเช่นกัน
โดยปกติเราจะเริ่มลงมาศึกษา เก็บข้อมูล
เพื่อเตรียมแก้ปัญหาขนานกันไป
❌ #3 คือปัญหาที่เรายังไม่เลือกมาทำ
หรือให้เป็น priority ท้ายๆ
High Effort & Low Impact
เป็นปัญหาที่ลงแรงเยอะ แต่ได้ผลน้อย
มาถึงตรงนี้ เราจะได้ปัญหาที่ถูกเรียงลำดับความสำคัญ
เป็น P1, P2 และ P3 แล้วค่ะ
ตอบโจทย์ของกับดักได้แล้ว 🙂
แต่ในชีวิตจริง
การเลือกตัดสินใจจะแก้ปัญหาไหนบ้าง
ให้พิจารณากำลังพลหรือ Resource ที่เรามีในมือด้วยค่ะ
แล้วทำการวางแผนเลือกปัญหาที่จะแก้ก่อนและหลัง
ลงใน Timeline ที่เหมาะสมกับ Resource ที่มี
หวังว่า วิธีการแก้กับดักนี้
จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพชัดเจนขึ้นว่า
"จะแก้ปัญหาไหนก่อนและหลัง"
ปล. ใครมีกับดักที่เคยเจอเมื่อมีปัญหาหรือจะลงมือแก้ปัญหา
แชร์ในเม้นท์ได้นะคะ จะได้นำมาเป็น case study ต่อไปค่ะ
ครูพลอย ❣
#SixSigma #ProblemSolving #ProblemSolverTrap
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
