เมื่อได้เริ่มงานบัญชีทรัพย์สิน สิ่งที่เราจะต้องเริ่มเรียนรู้นั้นมีมากมาย ทั้งงานดูแลและควบคุมทรัพย์สินให้เป็นไปตามนโยบายบริษัท มาตราฐานบัญชี และประมวลรัษฎากร และเรายังต้องประสานงานกับทุกแผนกในบริษัทด้วย
ซึ่งเป็นงานที่ใช้พลังค่อนข้างเยอะเหมือนกัน ดังนั้นเราเลยอยากบอกเล่าเรื่องราวที่เราได้เรียนรู้จากงานนี้ ว่าอย่างน้อยต้องรู้โฟล์วงานอย่างไรบ้างในแต่ละเดือนที่ต้องทำ เราจะอธิบายคร่าวๆว่าในแต่ละเดือนเราต้องทำอะไรบ้าง
Content นี้เราจะบอกโฟล์วงานคร่าวๆก่อนนะ เพราะเราอยากให้ทุกคนรู้ภาพรวมก่อน แล้วค่อยลงลึกที่ละส่วนงาน
ช่วงสัปดาห์ที่ 2-3 ของเดือน คือช่วงต้นเดือนหลังจากปิดงบฯ ส่ง Report เรียบร้อบแล้ว
1.เราจะคอยเช็คว่ามีการตั้งหนี้ซึ้อสินทรัพย์อะไรมาบ้าง และไปหาถ่ายเอกสารชุดตั้งหนี้ เช่นใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา BOQ (Bill of Quantities ใบแสดงรายการวัสดุและค่าใช้จ่ายงานก่อสร้าง) รูปถ่ายทรัพย์สิน ประมาณนี้ มาเพื่อรอทำทะเบียนทรัพย์สิน
2.ติดตามงานทรัพย์สินระหว่างก่อสร้าง AUC (Asset under construction) ว่าตอนนี้ความคืบหน้าของโครงการไปถึงไหนแล้ว คุยกับ Project คนดูแลโครงการ ว่างานเป็นอย่างไรบ้าง ติดขัดอะไรหรือไม่ งานคืบหน้าไปกี่ % แล้ว
3.หากมีเคสทางแผนก มีการขอ Write off ตัดจำหน่ายทรัพย์สิน หรือ Transfer โอนย้ายทรัพย์สิน ก็ต้องรีบจัดการให้ แต่ต้องได้รับอนุมัติมาก่อนนะ ถึงจะทำได้ รายการไหนที่เรียบร้อยแล้ว พยายามรีบทำทันที
ไม่ต้องรอใกล้ๆสิ้นเดือน เดี๋ยวจะทำไม่ทัน
4.และถ้ามีทรัพย์สินที่เริ่มใช้งานแล้ว ไม่ว่าจะเป็นทรัพย์สินที่ซื้อมาแล้วใช้ได้ทันที หรือ ทรัพย์สินระหว่างก่อสร้าง ก็รีบทำจัดการตรวจสอบเอกสารที่ทางแผนกส่งมาแจ้งว่าทรัพย์สินนั้นใช้งานแล้ว ขออนุมัติจากเจ้านายเรา และทำเข้าระบบเลยทันที
5.ติด Tag เลขที่ทรัพย์สินที่เพิ่มขึ้นของเดือนที่แล้วให้เรียบร้อย
6.ทำ Catalog ทรัพย์สิน ที่จะต้องมีข้อมูลทุกอย่างของทรัพย์สิน เช่น เลขที่ทรัพย์สิน ชื่อ รายละเอียด วันที่เริ่มคิดค่าเสื่อมราคา อายุการใช้งาน สถานที่ตั้งทรัพย์สิน แผนกที่ดูแล ชื่อบุคคลที่ดูแล รูปถ่าย เป็นต้น
7.เอกสารชุดตั้งหนี้ทรัพย์สิน ควรสแกนเก็บไว้ด้วย เพราะว่าเมื่อใดที่เราอยากดูรายละเอียดทรัพย์สิน เราจะสามารถค้นหาได้ง่าย และข้อนี้ เรามองถึงอนาคตจนกว่าทรัพย์สินนั้นจะขายหรือใช้งานไม่ได้แล้ว เพราะว่าเราเคยเจอเคสที่ทรัพย์สินเมื่อ 15 ปีที่แล้วจะถูกขาย "บางส่วน" ซึ่งเราไม่มีเอกสารเก่า เพราะมันอาจจะถูกทำลายไปแล้ว มันทำให้เราไม่รู้เลยว่าต้นทุนของทรัพย์สินบางส่วนที่จะถูกขายนั้นคือเท่าไหร่
แต่เราก็แก้ไขเคสนี้โดยการให้วิศวกรเป็นผู้ประเมินมูลค่าให้กับเราแทน ซึ่งผู้สอบบัญชีก็โอเคกับวิธีนี้อยู่ แต่เราจะบอกว่าเอกสารทะเบียนทรัพย์สินนั้น ต้องเก็บไว้ตลอดไป ไม่ควรทำลายเลย แม้จะมากกว่า 10 ปีก็ตาม
ช่วงสัปดาห์ที่ 4 ของเดือน คือช่วงสิ้นเดือนเริ่มปิดงบการเงิน
1.ช่วงสัปดาห์แห่งการปิดงบการเงินนี้ งานในช่วงสัปดาห์ 2-3 ควรเสร็จหมดแล้ว
2.ในช่วงนี้หากมีรายการทรัพย์สินที่ยังไม่ได้คีย์เข้าระบบเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคา ก็ต้องรีบคีย์เข้าระบบให้หมด
3.เมื่อรายการทุกอย่างได้เข้าระบบเรียบร้อยแล้ว เราก็จะเริ่ม Test Run DP ตรวจสอบว่าค่าเสื่อมราคาที่คำนวณมานั้นมันผิดแปลกอะไรไปหรือเปล่า ซึ่งรายการที่จะมีผลทำให้ค่าเสื่อมราคาเพิ่มขึ้นหรือลดลง ก็จะมีเช่น
จำนวนวันในการคิดค่าเสื่อมราคา เช่น เดือนที่เป็น 28,29,30,31 วัน , ทรัพย์สินที่เพิ่มขึ้นในเดือน , ทรัพย์สินที่ถูกขายหรือตัดจำหน่ายในเดือน , ทรัพย์สินที่หมดอายุการใช้งาน , Impairment ตั้งด้อยค่าทรัพย์สิน(ต้องหยุดคิดค่าเสื่อมราคา) สิ่งเหล่านี้มีผลต่อจำนวนค่าเสื่อมราคาทั้งสิ้น
4.เมื่อตรวจสอบรายการ Test Run DP เรียบร้อยแล้ว ก็ทำรายงานค่าเสื่อมราคาและขออนุมัติการคำนวณค่าเสื่อมราคาจากเจ้านายเรา เมื่อเจ้านายอนุมัติก็ Run DP ของจริงได้เลย
ช่วงสัปดาห์ที่ 1 ของเดือน ช่วงต้นเดือนในการทำ Report และ กระทบยอดการเพิ่มขึ้นและลดลงของทรัพย์สิน Reconcile
1.ทำรายงานกระทบยอด รายงานการเพิ่มขึ้นลดลงของทรัพย์สิน และค่าเสื่อมราคา พร้อมให้เหตุผล วิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงนั้น
2.ทำรายงานทรัพย์สินระหว่างก่อสร้าง รายงานว่าตอนนี้เหลือโครงการอะไรบ้าง ใช้เงินไปเท่าไหร่ เหลือเท่าไหร่ ความคืบหน้าโครงการกี่ % แล้ว หากมีโครงการที่ดำเนินงานนานเกินกว่าที่กำหนดไว้ ต้องรายงานเหตุผลไปด้วย ว่ามีปัญหาอะไรที่ยังติดขัดอยู่
แต่ละบริษัทก็จะมีรูปแบบรายงานแตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่ ยังไงก็ต้องมี 2 รายการนี้แน่นอนเป็นพื้นฐาน
โฟล์วการทำงานของบัญชีทรัพย์สินก็จะประมาณนี้ อาจจะมีมากกว่านี้ก็เป็นไปได้ เพราะในชีวิตจริงก็จะมีงาน Ad-Hoc มาเรื่อยๆอยู่แล้ว และงานส่วนใหญ่ของบัญชีทรัพย์สิน ก็จะเป็นงานวิเคราะห์ ให้ข้อมูล ประสานงานกับทางทุกๆแผนก ซึ่งก็ใช้เวลาพอสมควรอยู่ เพราะในบริษัทเรามีหลายแผนก ยิ่งถ้าเป็นโรงงานก็ยิ่งเยอะ
แต่เราเชื่อเสมอว่า ทุกอย่างจะดำเนินไปได้ด้วยดีนะ อย่างน้อยขอให้เรายึดมั่นในนโยบายของบริษัท มาตราฐานการบัญชี ประมวลรัษฎากร ข้อกำหนดการควบคุมภายใน สิ่งเหล่านี้จะทำให้เราไม่ไขว้เขว เพราะทุกๆอย่างจะปรับเข้ากลับจุดศูนย์รวมนี้เสมอ เราเอาใจช่วย ขอให้ทำให้เต็มที่ ที่สุด เพราะสิ่งที่เราทำทุกอย่าง จะไม่มีวันสูญเปล่าแน่นอน เชื่อเรา
ขอบคุณมากๆที่อ่านหรือฟังจนจบ หากมีใครอยากแนะนำเราเพิ่มเติม เรายินดีและขอบคุณมากๆเลยค่ะ หรือหากมีใครอยากสอบถามเรา เราก็ยินดีนะคะ แบ่งปันกัน
ช่วงนี้ดูแลสุขภาพด้วยนะคะ ขอให้ทุกคนปลอดภัยค่ะ🙏🏻
พบกัน Content หน้านะคะ สวัสดีค่า 💕
บัญชีขาลุย
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
