６ステップでマスター！！ビジネスメールの基本ルール
เขียนเมลแบบมืออาชีพใน 6 ขั้นตอน !! พื้นฐานสำหรับอีเมลธุรกิจ
＃แจกแพตเทิร์นอีเมลทางธุรกิจด้วย
รูปด้านล่างเป็นตัวอย่างวิธีการเขียนอีเมลธุรกิจที่ถูกต้องตามฉบับบริษัทญี่ปุ่น
คุณเคยส่งอีเมลทางธุรกิจแบบนี้ไปยังบุคคลนอกบริษัทหรือภายในบริษัทหรือไม่?
อีเมลทางธุรกิจนั้นไม่เหมือนอีเมลส่วนตัวที่ส่งกันทั้วๆไป ในบริษัทญี่ปุ่นนั้นเคร่งครัดมากในการส่งโดยเฉพาะการส่งออกไปนอกบริษัท อีเมลธุรกิจของญี่ปุ่นนั้นมีมารยาทและวิธีการเขียนที่มีรูปแบบชัดเจน
ในที่นี้ NIPPON company จะขอแนะนำกฎพื้นฐาน 6 ข้อ
โดยเน้นที่วิธีการเขียนหัวเรื่องและเนื้อหาให้เป็นเรื่องง่ายที่สามารถจำได้และนำไปเพิ่มสกิลของเราให้เชี่ยวชาญแบบมือาชีพ
①：เขียนหัวเรื่องให้สามารถมองเห็นวัตถุประสงค์ได้อย่างรวดเร็ว
หัวเรื่องมีความหมายที่สำคัญมากในอีเมลธุรกิจ เนื่องจากส่วนมากมักดูเฉพาะหัวเรื่อง แล้วคาดการณ์ความสำคัญและเนื้อหาจากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญแล้วค่อยอ่านเนื้อหาโดยละเอียด
กฎในการเขียนหัวเรื่อง คือ ต้องเขียนให้สามารถเข้าใจหัวเรื่องของอีเมลได้ภายใน ３−５วินาธี และนอกจากนี้เมื่อย้อนกลับไปดูอีเมลในภายหลัง(มีหลายกรณีที่คุณค้นหาตามหัวเรื่อง) ควรจะใช้คำที่ง่ายต่อการค้นหา
ดูเหมือนว่าหลายคนจะใช้อีเมลในโทรศัพท์มือถือที่มีคำทักทายเช่น 「おはよう O-Ha-Yo Good morning」 และ 「ありがとう A-Ri-Ga-To Thank you」 แต่นี่เป็นสิ่งที่ NG (Not Good)
หากคุณเขียนหรือส่งไปถึงบุคคลในบริษัทญี่ปุ่นด้วยหัวขอ้แบบนี้ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุดอาจถือได้ว่าเป็นอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องสนใจและอาจไม่ รออ่าน ..
< ตัวอย่าง >
เทคนิคคือ【เป้าหมายการส่ง】ชื่อ Subject + ส่วนขยาย
【連絡】社内教育の日程変更
＝【Inform】Change schedule of Company training
②：อย่าลืมเขียนชื่อผู้รับก่อนเสมอ！
อย่าลืมเขียนชื่อผู้รับที่จุดเริ่มต้นของเนื้อหาของอีเมลเสมอ อย่าเพิ่งเริ่มเขียนเนื่อหาอย่างกระทันหันโดยไม่ได้เกริ่นนำก่อน
< ในกรณีส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอกบริษัท >
เป็นเรื่องพื้นฐานที่จะต้องเขียนตามลำดับ 「会社名」ชื่อบริษัท " 「部署名」"ชื่อแผนก" และ 「名前」"ชื่อ" หากอีกฝ่ายเป็นผู้จัดการให้เขียน 「役職」"ตำแหน่งงาน" หลังชื่อแผนกด้วย
และแน่นอน ห้ามลืมเพิ่ม 「様」"sama" หลังชื่อ❗️
ตัวอย่าง : 株式会社ニッポンコンパニ
（NIPPON company）
第1営業部 課長 ミラー様
< ในกรณีส่งอีเมลถึงบุคคลภายในบริษัท >
คุณไม่จำเป็นต้องใช้ "ชื่อบริษัท" เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนเฉพาะ "ชื่อแผนก" "ชื่อสกุล" และลงท้ายด้วย "さん san" หรือ "ตำแหน่งงาน"
โดยจะอยู่ในรูปแบบ "●● さん san", "●●課長 หัวหน้าส่วน" ฯลฯ
ตัวอย่าง : ミラー課長
③：เขียนคำทักทายก่อนค่อยแนะนำตัว
หลังจากที่เกริ่นนำไปแล้วให้เขียนคำทักทายแรก คำทักทายมีวลีตายตัวทั่วไปที่ทุกคนใช้ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องคิดใหม่ทีละประโยค
หากผู้รับอีเมลเป็นบุคคลภายนอกบริษัท โดยพื้นฐานแล้วคุณเริ่มต้นด้วยการพูดว่า 「いつもお世話になっております ฉันเป็นหนี้บุญคุณเสมอ」 และระบุ "ชื่อบริษัท ของคุณ" และ "ชื่อของคุณ"
เป็นเรื่องปกติที่คนในบริษัทจะเริ่มต้นด้วย 「お疲れ様です ขอบคุณสำหรับการทำงานหนัก」 และเขียนตามลำดับด้วย "ชื่อแผนกของคุณ" และ "ชื่อของคุณ" ชื่อของคุณอาจเป็นชื่อเต็มหรือชื่อสกุลก็ได้
ในกรณีที่เป็นอีเมลฉบับแรกของคุณให้เขียนข้อความเช่น 初めてメールをさせていただきます ฉันจะส่งอีเมลถึงคุณเป็นครั้งแรก」หรือ「初めてご連絡をさせていただきます ฉันจะติดต่อคุณเป็นครั้งแรก」
ในกรณีที่ไม่ได้ติดต่อกันเป็นระยะเวลานานให้ใช้คำทักทาย
「大変ご無沙汰しております
ฉันไม่ได้รับการติดต่อจากคุณนานมาก」
ตัวอย่าง : いつもお世話になっております
ニッポンコンパニ もりです。
④：เขียนข้อความเนื้อหาให้สั้นและกระชับ
สิ่งสำคัญคือต้องรักษาส่วนหลักของอีเมลให้สั้นและกระชับ ให้จัดระเบียบเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการสื่อและเขียนเพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ในเวลาอันสั้น จะอ่านได้ง่ายขึ้นหากคุณเขียนประเด็นของข้อความก่อนแล้วจึงค่อยอ่านรายละเอียดและข้อมูลเสริม นอกจากนี้ควรให้ความสำคัญกับลักษณะที่ปรากฏเช่นเริ่มบรรทัดใหม่ในตำแหน่งที่เหมาะสมหรือสร้างย่อหน้าโดยเว้นวรรคระหว่างบรรทัด
< ตัวอย่าง >
昨日、お問い合わせをいただきました。
弊社のAds見積もりについて回答いたします。
＜見積もり＞
・コスト：３０万円
・タイミング：２ヶ月
・日程：１月〜２月
不明点がございましたら、ご連絡ください
ฉันได้รับการสอบถามเมื่อวานนี้
เราจะตอบกลับคุณเกี่ยวกับใบเสนอราคาโฆษณาของเรา
<ประมาณการ>
・ราคา: 300,000 เยน
・ระยะเวลา: 2 เดือน
・วันที่: มกราคม - กุมภาพันธ์
หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเรา
⑤：เขียนคำอวยพรปิดท้ายประโยค
หลังจากเขียนข้อความแล้วให้เขียนคำอวยพรปิดท้าย โดยทั่วไปจะเขียนว่า
「何卒よろしくお願いいたします ขอบคุณที่ให้ความร่วมมือ」
นอกจากนี้เมื่อร้องขอการยืนยันหรือการพิจารณาเราจะเขียนว่า
「ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします ขอบคุณสำหรับการยืนยัน」
「ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ」
⑥：ลงลายเซ็น ลงท้ายด้วย
"ลายเซ็น" คือชื่อบริษัท ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณที่ท้ายอีเมล โดยปกติจะมีการระบุ "ชื่อบริษัท " "ชื่อแผนก" "ชื่อ" "รหัสไปรษณีย์" "ที่อยู่" "หมายเลขโทรศัพท์" และ "ที่อยู่อีเมล" ในหลายๆกรณี URL เว็บไซต์ของบริษัทจะถูกระบุอยู่ด้วย
< ตัวอย่าง >
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
株式会社ニッポンコンパニ（NIPPON company）
社長 President
Jenjira Kitsamuk
+66-80-xxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
สุดท้าย ！ อย่าลืมตรวจสอบก่อนส่ง
จนถึงตอนนี้เราได้แนะนำการเขียนพื้นฐานและคำศัพท์เกี่ยวกับอีเมลธุรกิจ หากคุณจำสิ่งที่ NIPPON company แนะนำได้ คุณจะสามารถเขียนอีเมลได้อย่างราบรื่นและอย่างมืออาชีพ แม้ว่าคุณจะเริ่มทำงานในสำนักงานหรืองานธุรการก็ตาม
อย่างไรก็ตามมีอีกสิ่งหนึ่งที่อยากให้คุณจำไว้อย่างดี
นั่นคืออย่าลืมตรวจสอบก่อนส่งอีเมล !!!!!!!!!!!!!
＜Pattern mail＞ ลองนำไปใช้ดูนะครับ
株式会社●●●●
●●●●様
いつもお世話になっております。
●●部 ●●です。
●●●●の件、
●●●●●●
●●●●●●
●●●●●●
●●●●●●
何卒よろしくお願いいたします
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
- 6
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
