【EP 1/2】電話応対・伝言の7つの基本手順！！
７ขั้นตอนพื้นฐาน "การรับโทรศัพท์" ของบริษัทญี่ปุ่น
プルルルルル！プルルルル！＝กรี้งๆๆๆ！กรี้งๆๆๆ！
ในบริษัทญี่ปุ่นส่วนมากมีวัฒนธรรมการรับโทรศัพท์โดยให้พนักงานน้องใหม่เป็นคนรับผิดชอบ คอยแจ้ง รายงาน จดบันทึกเวลามีใครโทรเข้ามา ทั้งนี้เพื่อเป็นการฝึกมารยาท ฝึกสายงานตัวเองว่าหน่วยงานที่สังกัดอยู่นั้นต้องติดต่อกับใครหรือติดต่อเรื่องอะไรบ้าง ผ่านทางหัวข้อเรื่องจากการรับโทรศัพท์
"แค่ได้รับโทรศัพท์จากลูกค้า ฉันก็ตื่นเต้นแทบแย่ ... "
"ฉันไม่มั่นใจว่าจะรับมือได้โดยไม่เผลอพูดหยาบคายหรือผิดมารยาท"
สำหรับผู้ที่ไม่มีประสบการณ์ในการในการรับโทรศัพท์ถือเป็นอุปสรรค์ที่ค่อนข้างสูงจริงไหมคะ?
บางคนอาจต้องการทำงานในตำแหน่งเสมียน แต่ถ้าเป็นไปได้ก็พยายามหลีกเลี่ยงการรับโทรศัพท์อยู่ดี
อย่างไรก็ตามการรับโทรศัพท์เป็น Skill performance พื้นฐานอย่างหนึ่งของบริษัทญี่ปุ่น เป็นหนึ่งในหัวข้อในการประเมิณขึ้นเงินเดือนหรือโปรโมทตำแหน่งของพนักงานน้องใหม
การรับโทรศัพนั้นไม่ยากแต่ก็ไม่ง่ายเช่นเดียวกัน แต่เมื่อคุณคุ้นชินกับการรับโทรศัพท์แล้วก็ไม่ใช่เรื่องที่น่าปวดหัวอีกต่อไปกลับกันมันจะเป็นเรื่องสนุกมากกว่า!
เพจ NIPPON Company ขอนำเสนอ７ขั้นตอนพื้นฐาน "การรับโทรศัพท์" ของบริษัทญี่ปุ่น ＜参考：mynavi-cr.jp＞
電話応対の基本マナーを7つの手順に分けて紹介！
แนะนำมารยาทพื้นฐานในการรับโทรศัพท์ใน 7 ขั้นตอน!
①：รับสายภายใน 3 เสียงกริ้ง เมื่อมีโทรศัพท์ดัง！
電話が鳴ったら3コール以内に出る
เป็นมารยาททางธุรกิจทั่วไปที่จะรับโทรศัพท์ภายใน 3 เสียงกริ้ง
มารยาทนี้ได้รับการวิจัยโดยคนจำนวนมาก ผลรับก็คือหากคุณไม่รับสายภายใน 3 เสียงกริ้ง ออกผู้ที่โทรออกมักจะรู้สึกว่า "รอ" (เป็นความรู้สึกที่ไม่ดี)
เป็นการยากที่จะจินตนาการถึงปัญหาใหญ่เพียงเพราะคุณรับโทรศัพท์ช้า
และก็อาจจะมีบางบริษัทไม่ให้ความสำคัญและไม่ได้ให้ให้ความรู้แก่พนักงานเหมือนกัน
ผลก็คือ คุณอาจทำให้ลูกค้าบางรายอาจวางสายเพราะรอไม่ไหว หากเป็นความต้องการเร่งด่วนหรือการติดต่อเจรจาธุรกิจที่สำคัญล่ะก็ ... แค่คิดก็น่ากลัวแล้ว
ดังนั้นต้องพยายามฝึก "รับโทรศัพท์ภายใน 3 เสียงกริ้ง" บ่อยๆแล้วเราจะชินไปเองค่ะ
โดยปกติแล้วในญี่ปุ่น บริษัทใหญ่ๆนั้นจะมีพนักงานรับสายโดยเฉพาะส่วนหนี่งก็เพื่อไม่ให้ผูที่ติดค่อรอเกิน 3 เสียงกริ้ง
②：แจ้งชื่อบริษัท และชื่อของคุณ！
会社名と自分の名前を名乗る！
ในบริษัทญี่ปุ่นเมื่อคุณรับโทรศัพท์มารยาทแรกคือ ต้องแจ้ง "ชื่อบริษัท " และ "ชื่อของคุณ" ให้ชัดเจนก่อนที่อีกฝ่ายจะแจ้งชื่อต่อคุณ มีกฎมากมายในการรับและตอบขึ้นอยู่กับบริษัทนั้นๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งแรกที่ต้องปฏิบัติตามกฎเหล่านั้น
แต่โดยปกติแล้วโดยทั่วไปจะพูดว่า
"お電話ありがとうございます。株式会社●●●●の●●●●でございます"
"ขอบคุณค่ะ/ครับ ●●●●จาก●●●● Co. , Ltd. รับโทรศัพท์ครับ"
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าไม่ควรเพิ่มคำว่า 「もしもし」"สวัสดี" ก่อน
โปรดใช้ความระมัดระวังเนื่องจากมักถือเป็นการละเมิดมารยาททางญี่ปุ่น
นอกจากนี้หากคุณต้องรอนานกว่า 3 เสียงกริ้งก่อนที่จะรับโทรศัพท์ก่อนอื่นให้พูดว่า
「大変お待たせいたしました」"ฉันขอโทษที่ทำให้คุณรอ" เพื่อแสดงความขอโทษ
電話に出るときの言葉の例 : ตัวอย่างคำพูดเมื่อรับโทรศัพท์
お電話ありがとうございます。株式会社●●●●の●●●●でございます。
โอะเด็งวา อะริกะโตะโกะไซมัส(สุ).
คะบุชิคิ ไคชะ ●●●●โนะ●●●● เดะโกะไซมัส(สุ)
แปลว่า ขอบคุณที่โทรมา. ชือ●●●● บริษัท●●●●
おはようございます。株式会社●●●●の●●●●でございます。
โอะฮาโยโกะไซมัส(สุ).
คะบุชิคิ ไคชะ ●●●●โนะ●●●● เดะโกะไซมัส(สุ)
แปลว่า สวัสดีตอนเช้า. ชือ●●●● บริษัท●●●●
大変お待たせいたしました。株式会社●●●●の●●●●でございます。
ไทเฮง โอะมาตะเซะ อิตะชิมาชิตะ.
คะบุชิคิ ไคชะ ●●●●โนะ●●●● เดะโกะไซมัส(สุ)
แปลว่า ขอโทษที่ทำให้รอ. ชือ●●●● บริษัท●●●●
③：สอบถามชื่ออีกฝ่ายซ้ำและจดเมมโม！
相手の名前を復唱・確認してメモを取る！
หากคุณให้ชื่อบริษัทและชื่อของคุณแล้ว อีกฝ่ายมักจะบอกชื่อบริษัทและชื่อให้กับคุณเช่นกัน โดยมักจะพูดว่า「株式会社●●●●の●●●●です」
สิ่งสำคัญในที่นี้คือการถามซ้ำและจดบันทึกทันทีที่อีกฝ่ายเอ่ยชื่อเขาเสร็จ ถามซ้ำเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดเกี่ยวกับชื่อและจดบันทึกเพื่อหลีกเลี่ยงการลืมโดยไม่ได้ตั้งใจ
อย่างไรก็ตามอาจมีบางกรณีที่อีกฝ่ายไม่ให้ชื่อของเขา ในกรณีนี้เช่นกันเราควรสอบถามชื่อและบริษัทให้ชัดเจนเพื่อการบันทึกข้อความ
โดยกล่าวว่า
「申し訳ありません、お名前をうかがってもよろしいでしょうか」
「โมชิวะเกะ โกะไซมาเซง โอะนะมะเอะ โอะ อุกะกัตเตะโมะ โยโรชิเดะโชกะ」
「ขอโทษจริงๆค่ะ/ครับ แต่ฉันขอชื่อของคุณได้ไหมค่ะ/ครับ」
แล้วมาต่อกันใหม่นะคะ ! じゃ、また次回ね！
- 4
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
