เครื่องมือจัดการเวลา
ตอนที่ 1
สวัสดีค่ะ จากบทความครั้งที่แล้ว หลังจากทราบถึงกิจกรรมที่จะช่วยให้ทุกท่านได้จะใช้เวลา ไปอย่างคุ้มค่าแล้ว...
วันนี้ Happy Life, Happy Girl ขอแนะนำตารางจัดการเวลา (Time Management Matrix) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สามารถจัดการเวลาที่มีจำกัดให้เกิดประสิทธิภาพ รวมถึงขั้นตอนการนำตารางไปใช้ในการจัดการเวลาของคุณ มาฝากกันค่ะ
✍ Time Management Matrix คืออะไร?
Time Management Matrix เป็นตารางจัดการเวลาที่ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา นำเสนอแนวคิดที่ใช้หลักการประเมินเกณฑ์ความสำคัญของงาน
Time Management Matrix
โดยใช้หลักคิดในการแยกงานออกเป็น 2 ประเภทคือ
1) ความสำคัญของงาน
ได้แก่ งานสำคัญ (important) และงาน ไม่สำคัญ (not import)
2) ความเร่งด่วนของงาน ได้แก่ งานเร่งด่วน
(urgent) และงานไม่เร่งด่วน (not urgent)
และจัดงานเป็นกลุ่ม ๆ 4 กลุ่มด้วยกัน คือ งาน A B C และ D ด้วยตาราง 4 ช่อง
✍ มีวิธีจัดประเภทงาน A, B, C และ D อย่างไร?
เมื่อทราบแนวคิดของตาราง Time Management Matrix แล้ว เราไปดูวิธีจัดกลุ่มและแยกประเภทงานกันค่ะ
1. งานประเภท A เป็นงานที่คุณพิจารณาแล้วว่า เป็นงานที่สำคัญ และเร่งด่วน หากไม่ทำอาจมีผลกระทบต่อตำแหน่งหน้าที่การงาน และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมากมาย
ดังนั้นคุณจึงต้องดำเนินการทันที (Do it now)
2. งานประเภท B เป็นงานที่ประเมินภาพรวมแล้วเห็นว่าสำคัญ ไม่เร่งด่วน ซึ่งคุณสามารถกำหนดเวลาทำในช่วงเวลาอื่นได้ (Do it later)
3. งานประเภท C เป็นงานที่ไม่สำคัญ แต่จำเป็นต้องทำอย่างเร่งด่วน คุณอาจใช้วิธีการมอบหมาย หรือถ่ายโอน เพื่อลดปริมาณงานประเภทนี้ให้น้อยลงได้ (Delegate)
4. งานประเภท D เป็นงานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน เป็นงานที่คุณไตร่ตรองแล้วว่า ภายในระยะเวลาอันจำกัดของเป้าหมายใหญ่ที่รออยู่
งานประเภทนี้ อาจจะไม่ส่งผลต่อความสำเร็จของเป้าหมายแน่นอน คุณก็สามารถที่เลือกกำจัดงานประเภทนี้ออกไปได้ (Eliminate)
การกำหนดประเภทของงาน A B C และ D จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องทำก่อน หรือ หลัง ได้ชัดเจนและมีทิศทางมากขึ้นค่ะ
✍ ตารางาน Matrix ช่วยจัดลำดับงานอย่างไร?
เมื่อจัดกลุ่มงานที่รับผิดชอบของคุณได้แล้ว เรามาเริ่มจัดลำดับงานกันเลยค่ะ
1. จัดเตรียม หรือเลือกอุปกรณ์สำหรับการวางแผนงานและเวลาของคุณ
https://bit.ly/2S9ONBy
2. สร้างตาราง Matrix เป็น 4 ช่อง
จัดงานประเภทงานลงในตาราง
3. นำงาน ที่คุณแยกประเภทไว้เรียบร้อยแล้วลงในตาราง
A งานสำคัญเร่งด่วนที่คุณต้องทำทันที ไว้ช่องด้านซ้ายบน B งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ไว้ช่องด้านบนขวา C งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน ไว้ช่องด้านซ้ายล่าง และ D งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน ไว้ช่องด้านขวาล่าง
4. กำหนดเวลาให้งานแต่ละประเภท โดยคำนวณจากเวลา 8 ชั่วโมงของการทำงาน ในแต่ละวันของคุณ
งาน จำนวนชิ้น/วัน เวลาประมาณ
งานประเภท A 1-2 ชิ้น 3 ชั่วโมง
งานประเภท B 2-3 ชิ้น 1 ชั่วโมง
งานประเภท C 3-4 ชิ้น 45 นาที
การวางแผนใช้เวลาให้ได้ประโยชน์และคุ้มค่า คุณควรกำหนดเวลา 60 % ของเวลาทั้งหมด โดยคุณจะต้องเผื่อไว้ 40% สำหรับกิจกรรมอีก 2 ประเภท คือ
➼ กิจกรรมที่เข้ามาอย่างไม่คาดคิด (สิ่งรบกวนภายนอก) 20%
➼ กิจกรรมที่เข้ามาโดยไม่ได้ตั้งตัว (ความคิดสร้างสรรค์ ที่อาจเกิดระหว่างวัน) 20%
✍ นำตาราง Matrix ไปใช้
1. ลงมือทำตามแผนงานและเวลาที่กำหนด
2. เปรียบเทียบระยะเวลา และ ผลสำเร็จของงาน ระหว่าง การทำงานแบบเดิม ๆ กับการนำตาราง Matrix มาใช้ในการจัดเวลาการทำงาน
3. จดระยะเวลาในแต่ละวันที่ทำงานเพิ่มขึ้น เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
｡◕‿◕｡
4. เติมเต็มศักยภาพของคุณ ด้วยจำนวนชิ้นงานที่เพิ่มขึ้น แต่ระยะเวลาเท่าเดิม
(คุณทำได้ค่ะ)
การจัดลำดับงาน ด้วยการแยกประเภทงาน เป็นกลุ่ม ABCD จะช่วยให้คุณจัดระเบียบของจำนวนงานที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นระบบขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้คุณแยกงานเร่งด่วน ออกจากงานที่ไม่สำคัญได้
วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลา และสามารถออกแบบการทำงานด้วยตัวของคุณเองได้ไม่ยาก
เวลาที่เหลือก็หาความสุขโดยการพักผ่อน เพื่อชาร์จแบตในแต่ละวันได้โดยไม่ต้องงอ วันหยุดพักผ่อนประจำปี หรือ วันหยุดราชการ ที่ยาวไกลอีกต่อไป
แล้วพบกันใหม่ กับเครื่องมือการจัดการเวลา ตอน 2 นะคะ
- 7
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
