การเพิ่ม Productivity ในการทำงาน โดยการใช้ Calendar
มีคำกล่าวที่ว่า Ultra-productive people don't work from a to-do list , but they do live and work from their calendar.
"บุคคลที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากๆ ไม่ได้ทำงานจากรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่บุคคลเหล่านั้นดำเนินชีวิต และทำงานตามปฎิทิน"
โดยปกติแล้ว To do Lists ที่เราคุ้นเคยจะลิสต์รายการออกมา , แบ่งระดับความสำคัญ , กำหนดวันสิ้นสุดงาน (Due Date) ด้วยวิธีนี้ รายการสิ่งที่ต้องทำ "ในวันนั้น" เราจะไม่รู้เลยว่า ทำเสร็จทันหรือไม่ บางคนลิสต์รายการออกมา 20-30 อย่าง ที่ต้องทำเสร็จในวันเดียว
เมื่อมีสิ่งที่ต้องทำ "เยอะกว่าเวลาที่มีในแต่ละวัน" จึงเกิดงานค้าง ผลัดไปทำในวันถัดไป และในวัดถัดไป ก็จะมีงานค้างอีก สะสมต่อกันไปเรื่อยๆ
การแก้ปัญหานี้ หรือวิธีเพิ่ม Productivity ทำได้ง่ายๆเลยครับ คือการ Schedule Task หรือใส่งานที่เราต้องทำลงในปฎิทิน (Calendar)
ตัวอย่างบุคคลประสบความสำเร็จที่ใช้หลักการนี้ในการทำงาน
Shannon Miller นักกีฬายิมนาสติก เจ้าของเหรียญโอลิมปิก 7 เหรียญ เล่าถึงวิธีจัดการการฝึกซ้อม และวิธีการจัดการงานต่างๆ ด้วยวิธีการใส่ตารางฝึกซ้อม งานที่ต้องทำ ตารางเรียน รวมทุกอย่างใน Calendar เพื่อให้ทำทุกอย่างครบในแต่ละวัน
Dave Kerpen ผู้ก่อตั้งบริษัท Startups และนักเขียน New York Times Bestseller บอกว่า สิ่งใดที่อยู่ในตาราง Calendar ทุกอย่างจะถูกทำจนเสร็จ แต่ถ้าสิ่งใดไม่อยู่ในตาราง จะไม่มีการทำงานนั้น , โดย Dave Kerpen จัดตารางงานทุกอย่าง การประชุม งานเขียน กิจกรรมที่ต้องทำ ซึ่งรวมไปถึง เวลาทำงานปกติ โดยลงตารางไว้เป็น "Office Hours"
Chris Ducker นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ นักเขียน Bestseller และผู้ก่อตั้ง The New Business Podcast บอกว่า งานทุกอย่างที่ต้องทำในแต่ละวัน จะต้องถูก Schedule เอาไว้ ไม่ว่าจะเป็น เล่น Social Media 30 นาที , เช็ค Email 45 นาที , งานประชุมกับทีมงาน โดย Chris กล่าวไว้ว่า ถ้างานไหนไม่ได้มีการ Schedule ไว้ งานนั้นจะไม่เสร็จ
ผมขอสรุป Concept ของการ Schedule Task ไว้เป็นดังนี้ครับ
1. ตั้งค่า Duration ของงาน ในกรณีที่ใช้ Google Calendar ปกติแล้วระยะเวลาของ Event จะถูกตั้งไว้ที่ 1 ชั่วโมง (ค่า Default) แต่งานบางงานกรณีเราใส่ในปฎิทิน จะใช้เวลาต่างๆกัน อยากให้ใส่ระยะเวลาทำงานจริงลงไปครับ (Google Calendar จะตั้งค่า Duration ได้น้อยสุดที่ 15 นาทีครับ)
ผมแนะนำ Application ที่ Schedule Task ได้ง่ายๆ 2 ตัวนี้ครับ คือ TickTick และ Sorted
2.Time-Block บล็อคเวลาการทำงานเอาไว้ล่วงหน้า เพื่อป้องกันงานที่จะมาแทรก เช่น บล็อคเวลางานเขียน 1 ชั่วโมงในช่วงเช้า 9.00-10.00 จะทำให้เรารู้ว่า ณ ช่วงเวลานี้เราจะทำงานนี้ ไม่ทำงานอื่น และไม่นัดเจอใครเวลานี้
นอกจากนี้ กิจกรรมอื่นๆ หรืองานอื่นๆ ก็ต้องทำ Time-Block ด้วยเช่นกันครับ เช่น การออกกำลังกาย , เวลาอยู่กับครอบครัว , เวลางาน
3.Schedule Everything จากเดิมที่เราเช็ค Email อยู่ตลอดเวลา เปลี่ยนเป็น ตั้งเวลาเช็ค Email เช่น เช็ค Email 10 นาที 3 ครั้ง/วัน , โทรหาลูกค้า 13.30-14.00
สรุป คือ กล่าวได้ว่าการ Schedule Task และดูงานที่ต้องทำทั้งหมดจาก Calendar จะทำให้เรารู้ว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง และการรู้ Duration ของงาน จะทำให้เรารู้ "ขีดจำกัด" ในการทำงานของเราในแต่ละวัน เป็นการ ลดความเครียดจากงานที่อาจมีมากเกินไปในแต่ละวัน และเพิ่ม Productivity ในการทำงานครับ
ขอให้วันนี้เป็นที่ Productive ครับ
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
