‘Eisenhower Matrix’ อยากบริหารเวลาให้ได้ ต้องจัดลำดับความสำคัญให้เป็น
.
.
‘รู้สึกยุ่งทั้งวัน จนไม่มีเวลาทำอะไร’
‘จัดการเวลาตัวเองไม่ได้ ต้องทำยังไงดี’
‘ควรจะทำงานไหนก่อนกันดีล่ะ ดูเหมือนจะสำคัญไปหมด’
.
.
ถ้าหากคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้ มาทำความรู้จัก ‘Eisenhower Matrix’ ตัวช่วยบริหารเวลา ไม่ให้ชีวิตการทำงานของคุณมีแต่งาน ‘ร้อน’ อีกต่อไป
.
แต่ก่อนที่เราจะไปทำความรู้จัก Eisenhower Matrix กัน ไปเข้าใจกันก่อนว่า ทำไมคนเราถึงมีการบริหารจัดการเวลาที่แย่?
.
จากผลการศึกษาใน Journal of Consumer Research ระบุว่า คนเรานั้นจะตกหลุมจิตวิทยาที่เรียกว่า ‘Mere-Urgency Effect’ ที่เรามักจะไปโฟกัสกับงานที่มีความเร่งด่วนมากกว่า ถึงแม้ว่างานที่ไม่เร่งด่วนจะให้ความคุ้มค่าและประโยชน์บางสิ่งบางอย่างในระยะยาวมากกว่า และคนประเภทนี้ก็มักจะเป็นคนประเภทที่บอกว่าตัวเองนั้น ‘ยุ่ง’ อยู่ตลอดเวลา
.
ทำให้เราต้องมาดูกันว่าจะทำอย่างไรให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญกับสิ่งต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณบริหารจัดการเวลาชีวิตให้ดีขึ้น และเลิกทำงานแบบ ‘ไฟรนก้น’ ได้สักที
.
‘Eisenhower Matrix’ ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่เป็นที่พูดถึงกันอย่างมากว่าเป็นทริกที่หมู่ผู้บริหารและหัวหน้านำมาปรับใช้กันอย่างแพร่หลาย เพื่อที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
.
.
Eisenhower Matrix คืออะไร?
.
Eisenhower Matrix หรือที่รู้จักกันในชื่อที่ว่า Time Management Matrix และ Priority Matrix เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการงานในแต่ละวัน ทำให้เรารู้ว่างานแบบไหนที่ควรจะทำก่อน งานแบบไหนควรจัดสรรเวลามาทำ หรืองานแบบไหนเดี๋ยวเอาไว้ก่อน โดยงานของเราก็จะถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
.
Q1. งานที่เร่งด่วนและสำคัญ
.
งานประเภทที่มีทั้งความเร่งด่วนและสำคัญ มีความต้องการที่จะต้องให้เราลงมือทำให้เร็วที่สุด เพราะถ้าหากไม่ทำอาจจะส่งผลกระทบอะไรบางอย่างให้กับเราหรือองค์กรได้ ทำให้เราจะต้องทำงานประเภทนี้โดย ‘ทันที’ โดยงานประเภทนี้ก็อาจเกิดจากการที่เรามักจะบอกกับงานสำคัญๆ ว่า “เดี๋ยวค่อยทำๆ” จนสุดท้ายใกล้ถึงเดดไลน์ที่ต้องส่งจริงๆ เลยต้องมาเร่งทำในนาทีสุดท้าย
.
แต่ถึงแม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่ชอบผัดวันประกันพรุ่ง งานประเภทนี้สามารถเกิดขึ้นได้ เพราะบางทีมันก็อาจจะเกิดจากปัจจัยภายนอกที่เราควบคุมไม่ได้ อย่างงานลูกค้า ที่เข้ามาแจ้งปัญหาหรืออยากให้เราแก้งาน ทำให้เราต้องลงมือแก้ไขทันที
.
อย่างไรก็ตาม ก็ต้องระวังให้ดี ถ้าหากงานส่วนมากของคุณอยู่ในประเภทนี้เยอะๆ เข้า ก็อาจจะทำให้เกิดความเครียดและอาการ Burnout ได้
.
Q2. งานที่ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ
.
งานประเภทที่ไม่มีเร่งด่วน แต่สำคัญ มักจะเป็นประเภทงานที่อาจจะไม่มีเดดไลน์หรือวันที่ต้องส่งแบบตายตัว แต่สำคัญกับเราตรงที่มันจะช่วยให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายระยะยาวที่เราตั้งไว้ได้ถ้าหากเราทำมันสำเร็จ
.
งานประเภทนี้จึงเป็นประเภทที่เราจะต้องมา ‘จัดเวลาและวางแผนว่าจะทำเมื่อไหร่’ เพราะว่างานใน Q2 นี้ไม่ได้โฟกัสไปที่ ‘ปัญหา’ กับ ‘ความเร่งด่วน’ เหมือนกับงานใน Q1 แต่โฟกัสที่ ‘โอกาสที่จะทำให้เราหรือองค์กรเติบโต’ แทน หรือพูดง่ายๆ ว่าเป็นงานที่สร้างคุณค่าให้กับทั้งเราหรือองค์กร อาจจะเป็นการวางแผนระยะยาวสำหรับองค์กร การเน็ตเวิร์กกิ้ง การพัฒนาองค์กร การเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ หรือแม้แต่การออกกำลังกาย ก็ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน
.
Q3. งานที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
.
สำหรับงานประเภทที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ ส่วนมากงานประเภทนี้จะถูกนิยามว่าเป็นงานยุ่งๆ ที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าใดๆ ไม่ได้ต้องการทักษะอะไรจากเราเป็นพิเศษถึงจะทำมันได้ และยังเป็นที่ที่ Mere-Urgency Effect มักจะเกิดขึ้นมากที่สุด
.
ทำให้งานประเภทนี้ สามารถที่จะไหว้วานให้คนอื่นทำแทนได้ สามารถที่จะใช้ Outsource แทนได้ หรือบางทีอาจจะไม่ต้องทำเลยก็ได้ (หรือพยายามลดให้ได้มากที่สุด) หรือในอีกกรณีที่เป็นมีคนอื่นมาขอให้เราทำงานด่วน แต่ดันเป็นงานที่ไม่สำคัญ ก็อาจจะขอเจรจาระยะเวลากับคนคนนั้นก็ได้เช่นเดียวกัน
.
Q4. งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
.
งานประเภทนี้เป็นประเภทที่เราควรจะ ‘ลด’ ลงหรือเอาไว้ทำท้ายที่สุด เป็นงานที่เสียเวลา และไม่ได้ให้คุณค่าอะไรเพิ่มเติมกับคุณหรือองค์กรเลย อย่างการไล่ดูอีเมลไปเรื่อยๆ แต่ไม่ได้ทำอะไรเพิ่มเติมกับมัน หรือจะเป็นการเล่นโทรศัพท์มือถือที่มากเกินไประหว่างการทำงาน รวมถึงกิจกรรมอื่นๆ ที่ทำให้คุณผัดวันประกันพรุ่งและไม่ยอมลงมือทำงานจริงๆ จังๆ สักที
.
เมื่อเรารู้ทั้ง 4 ประเภทของงานกันแล้ว ก็ถึงเวลาแล้วที่ทุกคนจะต้องมองดูงานและกิจกรรมที่ตัวเองมีอยู่ในมือ พิจารณาว่างานและกิจกรรมใด ควรอยู่ในประเภทใด จัดลำดับความสำคัญว่าอะไรควรทำก่อนจากช่องที่ 1 ไปช่องที่ 2 ไปช่องที่ 3 และช่องที่ 4
.
แต่ถึงแม้ว่าช่องที่ 1 จะต้องทำแบบเร่งด่วนที่สุด แต่ก็อย่าลืมว่าการที่เรามีงานประเภทที่ 1 มากเกินไปก็อาจจะส่งผลเสียต่อทั้งร่างกายและจิตใจของเราได้ พยายามที่จะบาลานซ์การทำงานให้ดี และเอา Eisenhower Matrix นี้ไปปรับใช้ให้คุณสามารถบริหารเวลาได้ดีและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น!
.
.
อ้างอิง:
.
เนื้อหาบางส่วนถอดมาจาก 5 Minutes Podcast EP.857 งานด่วนงานแทรก จัดการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ: https://spoti.fi/3wBSG0G
.
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
#selfimprovement
- 27
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
