“Segregation of Duties เมื่อมีหน้าที่ ต้องแบ่งกันทำ”
สวัสดี วันที่ฟ้ามีแดดค่ะทุกท่าน
สัปดาห์นี้เราจะเล่าถึงเรื่องที่สืบเนื่องจากครั้งที่แล้ว “Maker & Checker” นั่นคือ
“Segregation of Duties : SoD” หรือ การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ นั่นเอง
😊
Ref: https://tenor.com/view/chores-cleaning-housework-tom-and-jerry-housewife-gif-20706096
SoD เป็นระบบการควบคุมภายในแบบหนึ่ง ที่ใช้ป้องกันการทุจริต โดยเน้น Concept ว่า งานชิ้นหนึ่ง ตั้งแต่เริ่มงานไปจนจบกระบวนการ จะต้องไม่ใช้คนๆเดียวทำทั้งหมด
(ยกเว้นไว้เรื่องเดียวที่คิดว่าก้าวข้ามข้อนี้ คือ ‘ความเป็นแม่’ เพราะแม่คือคนเดียวที่ทำได้ทุกอย่างจริงๆ ❤️)
คนส่วนใหญ่มักคิดว่า SoD ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเงินๆทองๆ หรืองานด้านบัญชี แต่แท้จริงแล้ว SoD ประยุกต์ใช้ได้กับงานอีกหลายด้าน
ยกตัวอย่างเช่น
🔑 พนักงานขาย กับพนักงานโกดัง ซึ่งเป็นผู้เบิกของ ต้องเป็นคนละคนกัน เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานขายนำสินค้าออกไปเกินกว่าที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ
🔑 พนักงานขาย และพนักงานเก็บเงิน ต้องเป็นคนละคนกัน เพื่อป้องกันพนักงานขายนำส่งเงินไม่ครบ
🔑 พนักงานที่ประสงค์สั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ต้องเป็นคนละคนกับ พนักงานที่รับสินค้า เพื่อตรวจสอบว่าสินค้าที่ได้รับมาตรงกับคำสั่งซื้อหรือไม่ (ถ้าคนในวงการราชการจะคุ้นเคยกับคำว่า ‘จัดซื้อ จัดจ้าง’ หรือ ‘คณะกรรมการจัดซื้อ คณะกรรมการตรวจรับ’
🔑 พนักงานธนาคารที่ทำหน้าที่รับฝาก ถอน ต้องไม่เป็นคนเดียวกับพนักงานที่ทำการ Reconcile ยอด ณ สิ้นวัน
🔑 พนักงานสรรหาบุคลากร ต้องเป็นคนละคนกับ พนักงานด้าน Compensation หรือเรื่องผลประโยชน์และสวัสดิการพนักงาน เพื่อป้องกันการชักชวนเพื่อน หริอคนรู้จักเข้ามาสมัครงาน แล้วเสนอประโยชน์ที่มากกว่าผู้สมัครรายอื่น
พอจะเห็นภาพกันหรือไม่คะ
สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หรือธุรกิจที่มีพนักงานคนเดียว (เจ้าของเพิ่งเปิดร้าน) อาจจะคิดว่าเป็นการยากที่จะต้อง แบ่งหน้าที่ไปให้คนอื่น ซึ่งทั้งร้านมีฉันเพียงคนเดียว
อย่าเพิ่งกังวลไปค่ะ
การบริหารความเสี่ยงเป็นสิ่งที่พึงทำ แต่ทั้งนี้ให้ประเมินทรัพยากรที่ตนเองมี
ทั้งทรัพยากรด้านตัวเงิน และ ทรัพยากรมนุษย์
การบริหารความเสี่ยงที่แน่นและใช้ทรัพยากรเยอะ อาจไม่คุ้มกับผลลัพธ์ที่ได้
ดังนั้นก่อนที่จะวาง Control ใดๆเข้าไปในกระบวนการทำงาน ขอให้ทำประเมินก่อนว่า ความเสี่ยงที่เผชิญอยู่นั้น อยู่ในระดับใด และมีความเร่งด่วนในการจัดการอย่างไร
การประเมินนั้นเราเรียกกันว่า RCSA “Risk Control and Self Assessment” นั่นเอง
สำหรับท่านใดที่สนใจ ติดตามกันต่อได้ จะนำเรื่อง RCSA มาเล่าให้ฟังกันนะคะ
สำหรับสัปดาห์นี้ขอลาไปก่อน
สวัสดีค่ะ
- 3
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
