Key Features ระบบ DMS ที่ช่วยให้องค์กรทำ Digitization ได้มีประสิทธิภาพ
หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า “Digital Transformation” หรือการเปลี่ยนแปลงของยุคดิจิทัลที่ถูกพูดถึงเป็นอย่างมากในช่วง 2 – 3 ปีที่ผ่านมา
เพราะการพัฒนาของเทคโนโลยีแบบก้าวกระโดด และมีอิทธิพลกับการใช้ชีวิตของผู้คนมากขึ้น ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้
สิ่งสำคัญที่สุดของการปรับตัว คือการจะทำอย่างไรให้เป็นองค์กรดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสมบูรณ์แบบ ดังนั้นในการเริ่มก้าวสู่การเปลี่ยนเป็นองค์กรดิจิทัล ต้องเริ่มจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาพัฒนาองค์กรและใช้ร่วมกับระบบการทำงานในด้านต่าง ๆ
- ✓วิธีปรับให้เป็นองค์กร Digitization อย่างมีประสิทธิภาพ
ในการเริ่มต้นของการปรับให้เป็นองค์กร Digitization สิ่งแรกที่ต้องทำคือ การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในระบบการทำงานด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบการจัดการงานหรือเอกสาร การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่าง ๆ
โดยจุดเริ่มต้นในการปรับให้เป็นองค์กร Digitization ได้ คือการแปลงเอกสารกระดาษทั้งหมดเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-Document อยู่ในรูปของไฟล์ชนิดต่าง ๆ หรือไฟล์ PDF ที่ง่ายต่อการใช้งาน
ซึ่งการทำงานบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะทำให้การค้นหาและเรียกใช้งานเอกสารสะดวกมากยิ่งขึ้น ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กร ส่งผลให้ภาระค่าใช้จ่ายในระยะยาวลดลง
ทั้งนี้ทั้งนั้นการจะทำให้เอกสารเหล่านั้นใช้งานได้ง่าย จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ จะต้องทำงานควบคู่กับระบบ DMS ซึ่งเป็นระบบพื้นฐานสำคัญในการจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมาดูกันว่า เพื่อให้องค์กรปรับเป็น Digitization ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ DMS ควรจะมี Feature อะไรบ้าง
- ●Search
Search ตัวช่วยในการค้นหาเอกสาร
ถือเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารนั้น เป็นเรื่องง่ายและสะดวกมากขึ้น เป็นส่วนที่จะช่วยร่นระยะเวลาในการค้นหาเอกสารเพราะเมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้น เอกสารในองค์กรก็ย่อมมีเพิ่มมากขึ้นไปด้วย ฟีเจอร์ Search จึงเป็นหนึ่งฟังก์ชันในการลดปัญหาการค้นเอกสารไม่เจอ และช่วยให้หาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
- ●OCR
Optical Character Recognition (OCR) หรือ ตัวช่วยอ่านข้อความบนเอกสาร
เป็นระบบที่แปลงเอกสารกระดาษให้มาอยู่ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดย OCR จะทำให้ไฟล์ต่าง ๆ เหล่านั้นไม่ว่าจะเป็น PDF, ไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไปอยู่ในรูปแบบของตัวอักษรหรือข้อความ
การใช้ e-Document ควบคู่กับตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร (OCR) สามารถช่วยในการประมวลผลสำหรับค้นหาเอกสาร ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการค้นหาไฟล์เอกสารที่ต้องการ ผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด
- ●Workflow
Workflow เป็นระบบที่ช่วยบริหารจัดการขั้นตอนการทำงานและการเดินงานเอกสาร
ให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดย Workflow จะทำงานร่วมควบคู่ไปกับ e-Document ที่อยู่บนระบบ DMS ทำให้องค์กรเห็นภาพรวมการทำงาน
บอกลำดับขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการซึ่งสามารถแยกย่อยไปตามแต่ละแผน แต่ละแผนก ติดตามสถานะเอกสารได้อย่าง Real-time หมดปัญหาเอกสารตกค้างและสูญหาย ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน ไม่ต้องเสียเวลาส่งเอกสารไปกลับ ส่งผลให้พนักงานทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผนมากยิ่งขึ้น
- ●Version Control
Version Control เป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับตรวจการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะแก้ไขหรือเพิ่มข้อมูล ระบบจะมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอาไว้ให้เสมอ คุณสามารถกลับมาดูการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้าหรือปัจจุบันเหล่านั้นได้ โดยแบ่งออกเป็นแต่ละเวอร์ชันตามการแก้ไข และสามารถดูได้ว่าเอกสารนั้นถูกแก้ไขโดยใครและเมื่อไหร่
และทั้งหมดนี้คือ Key Features ของระบบ DMS ที่ทำให้องค์กรทำ Digitization ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการนำเอาเทคโนโลยีมาประยุกต์กับการทำงานเพื่อนำองค์กรก้าวไปสู่ Digital Transformation ที่เติบโตได้อย่างมั่นคง ทันสมัย และก้าวกระโดด
หากคุณสนใจหรืออยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
ระบบ DMS ที่ Ditto ให้บริการ ติดต่อได้ทาง
Call Center: 02-517-5555
Website: https://www.dittothailand.com/
Line Official: @dittothailand https://line.me/R/ti/p/%40dittothailand
Facebook: https://www.facebook.com/imditto
#Ditto #DittoTH #DittoThailand #DittoDMS #DittoECM #DocumentManagementSolution #DMS #eDMS #ระบบจัดเก็บเอกสาร #ECM #Amagno #Laserfiche #OCR #Digitization #Digitalization #DigitalTransformation #ScanOnDemand
Line Official: @dittothailand
- 10
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
