Blockdit Logo (Mobile)
Ditto Thailand
•
7 ก.ค. 2022 เวลา 02:18 • ธุรกิจ
Paperless พลิกโฉมระบบ Workflow องค์กรได้อย่างไร?
3
ชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินหรือผ่านตา กับคำว่า Paperless กันมาบ้าง ซึ่งหมายถึง “การลดใช้กระดาษ” โดยเฉพาะในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทั้งอุตสาหกรรมและธุรกิจหลายประเภทเริ่มหันมาให้ความสนใจประเด็นนี้กันมากขึ้น
2
Ditto เองก็เช่นกัน เรามองว่า แนวคิด Paperless เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรมีและปลูกฝังให้บุคลากรได้ด้วยยิ่งดี เพราะทุกองค์กรล้วนมีกระบวนการดำเนินงานที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก
โดยรายงานจาก Clean Up Australia องค์กรอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมของออสเตรเลียบอกว่า แม้ปัจจุบันจะมีหลายธุรกิจดำเนินงานและสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น
แต่ยังพบว่าพนักงานออฟฟิศมีอัตราการใช้งานกระดาษเฉลี่ยรายบุคคลอยู่ที่ 50 กิโลกรัม/ปี ลองนึกภาพว่าถ้าคิดรวมทั้งองค์กรจะขนาดไหนกัน..
แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนเข้าสู่ Digital Tranformation ทำให้หลายธุรกิจเริ่มปรับวิธีการทำงาน
จากเดิมที่เคยคุยกันต่อหน้าก็กลายเป็นการสื่อสารผ่านทางโปรแกรมออนไลน์ทั้งวิดีโอคอล และส่งแชทข้อความ รวมถึงบางองค์กรเคยใช้เอกสารเป็นกระดาษทั้งหมด ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ควบคู่ไปด้วย
เพื่อให้บุคลากรและกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น หรือถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือ ทำงานได้แบบโฟลว์ ๆ ตัวอย่างเช่น
  • ●
    e-Ticket/e-Brochure ในงานอีเวนต์
  • ●
    e-Book ในการทำหนังสือ/คู่มือต่าง ๆ
  • ●
    e-Tax Invoice ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
  • ●
    e-Policy กรมธรรม์อิเล็กทรอนิกส์ในกลุ่มธุรกิจประกันภัย
  • ●
    ระบบ e-Customs Paperless ของกรมศุลกากร เช่น e-Customs Payment (ระบบชำระภาษีอากร) หรือ e-Express (ระบบส่งของด่วน)
รวมถึงการทำฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์ที่ใช้กันทั่วบ้านทั่วเมือง (บอกเลยใครยังใช้กระดาษอยู่ อาจจะทำงานยากสักหน่อย)
ซึ่งสิ่งเหล่านี้สอดคล้องกับรายงานเรื่อง ภาพรวมความต้องการกระดาษในปี 2020 ของ CEPI สมาคมยุโรปตัวแทนอุตสาหกรรมกระดาษ พบว่า “อัตราการผลิตกระดาษสำหรับพิมพ์กราฟิกลดลงมากกว่า 18% รวมถึงกระดาษหนังสือพิมพ์และกระดาษสำหรับพิมพ์ ลดลง 20.5% และ 18.4% ตามลำดับ” ยิ่งทำให้เห็นชัดขึ้นว่า Paperlessเป็นแนวคิดสำคัญในหลายองค์กรมากขึ้นเรื่อย ๆ
บทบาทสำคัญของ Paperless ที่มีต่อองค์กร
1. Paperless ช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากกระดาษ
ถือเป็นบทบาทที่ชัดเจนสุดจาก Paperless ช่วยลดต้นทุนทรัพยากร ตั้งแต่ค่ากระดาษ ค่าน้ำหมึกพิมพ์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าเมสเซนเจอร์ ค่าที่จัดเก็บ รวมถึงค่าทำลายกระดาษ หากคิดเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปี คงต้องใช้งบประมาณไม่ใช่น้อย ๆ
2. ลด Human Error ให้เหลือน้อยที่สุด
เชื่อว่าหลายองค์กรมีปัญหาที่เกิดจากเอกสารกระดาษอยู่บ่อยครั้ง เช่น สูญหาย ส่งเอกสารผิด ใช้เอกสารผิดฉบับ หรือแก้ไขจนลืมฉบับล่าสุด เป็นต้น ส่งผลกระทบให้บุคลากรต้องทำงานซ้ำซ้อน เกิดความสับสนในการใช้เอกสาร จนทำให้ส่งงานล่าช้า เกินกำหนดเดดไลน์
แต่การทำงานแบบ Paperless จะทำให้ทุกอย่างถูกเก็บอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีขั้นตอนการทำงานที่แม่นยำ ช่วยลดความผิดพลาด และการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงานได้เป็นเท่าตัว
3. ค้นหาและเข้าถึงเอกสารได้เร็วขึ้น
การปรับรูปแบบองค์กรให้เป็น Paperless แล้วหันมาใช้ e-Document แทนเอกสารกระดาษแบบเดิม ๆ ส่งผลให้องค์กรต้องมีการนำ DMS ระบบจัดการเอกสารเข้ามาดูแลควบคู่กันไปด้วย ทำให้เอกสารทุกฉบับ ถูกเก็บรวมไว้ในที่เดียวกัน
ทำให้ระบบ Workflow ขององค์กร เป็นไปตามระเบียบแบบแผน เวลาที่ต้องใช้เอกสารก็แค่เข้ามาค้นหาที่ส่วนกลาง ไม่ต้องวิ่งวุ่นไปตามทีละแผนก หาทีละคนอีกต่อไป
4
อย่างที่กล่าวข้างต้นว่า เราให้ความสำคัญกับแนวคิด Paperless มาตลอด ทำให้ระบบ DMS จาก Ditto สามารถปรับเปลี่ยน Workflow ได้ตามความต้องการ และความเหมาะสมในแต่ละธุรกิจ ด้วยฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน อย่างเช่น
  • ●
    การสร้างแบบฟอร์มเอกสาร จะใช้แบบสำเร็จรูป หรือสร้างขึ้นใหม่ก็ได้ โดยกำหนดข้อมูลตามที่ผู้ใช้งานต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารฝ่ายบัญชี, การเงิน, จัดซื้อ หรือ HR เป็นต้น
  • ●
    กำหนดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้ ผู้ใช้งานสามารถกำหนดชื่อผู้เกี่ยวข้องในเอกสารแต่ละฉบับ/โครงการได้ เพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย หรือป้องกันการถูกแก้ไขให้ผิดไปจากเดิม
  • ●
    รองรับไฟล์ดิจิทัลได้หลายประเภท ทั้ง .doc .pdf .xls .ppt .jpg เป็นต้น ช่วยให้ระบบ Workflow สามารถทำงานร่วมกันได้หลายฝ่าย เช่น ฝ่ายอื่นส่งบิลเงินสดให้บัญชีเป็นไฟล์รูปภาพ (.jpg) แต่บัญชีสรุปข้อมูลให้ผู้บริหารเป็นไฟล์ Excel (.xls)
  • ●
    เข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ เนื่องจากเอกสารจะถูกเก็บไว้ที่ระบบส่วนกลาง สามารถเข้าใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และมือถือ เพียงแค่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต ช่วยให้ระบบ Workflow ขององค์กร ทำงานได้สะดวกทั้งใน และนอกออฟฟิศ
อ้างอิง
หากคุณสนใจหรืออยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
ระบบ DMS ที่ Ditto ให้บริการ ติดต่อได้ทาง
Call Center: 02-517-5555
Website: https://www.dittothailand.com/
Line Official: @dittothailand https://line.me/R/ti/p/%40dittothailand
Facebook: https://www.facebook.com/imditto
Line Official: @dittothailand
โฆษณา