10 แนวคิดและตัวอย่างที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่คัดมาไว้เพื่อคุณ
1. ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง
การตัดงานไม่ได้แปลว่าจะไม่ทำงาน แต่หมายถึง “การกำจัดงานที่ไม่มีประโยชน์” นี่เป็นจุดแรกที่ต้องพิจารณาหากคุณคิดที่จะปรับปรุงวิธีการทำงาน
กุญแจสำคัญในการตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้งก็คือ คุณควรพิจารณาก่อนว่าเอกสารหรือสิ่งที่คุณกำลังจะเตรียมอยู่นี้ “จะถูกนำไปใช้งานจริงๆหรือไม่” และ “จะถูกนำไปใช้เพื่ออะไร” หรือ “สิ่งนั้นมีความเกี่ยวข้อกับงานที่คุณทำในปัจจุบันหรือไม่”
2. ลำดับความสำคัญของงาน
หลังจากตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว ต่อไปจะเป็นการลำดับความสำคัญของงานที่เหลือ
ยกตัวอย่างเช่น หากคุณมีงานอยู่ 2 ประเภท คือ งานที่ต้องใช้เวลามากกับงานที่ใช้เวลาน้อย ให้คุณเลือกทำงานที่ต้องใช้เวลามากก่อน และเก็บงานที่ใช้เวลาน้อยไว้ทำทีหลัง เพราะหากคุณเลือกที่จะทำแต่งานที่ใช้เวลาน้อยก่อน สุดท้ายก็อาจทำงานที่ต้องใช้เวลามากไม่เสร็จตามกำหนด
3. เปลี่ยนงานให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติ
ลักษณะของงานดังกล่าวมักจะเรียบง่าย แต่ปริมาณเยอะ และบ่อยครั้งที่มีผู้รับผิดชอบงานเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจวิธีการทำงานชิ้นนี้ ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงอย่างยิ่งที่งานจะหยุดชะงัก หากบุคคลที่รับผิดชอบงานไม่อยู่
เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานี้เกิดขึ้น คุณควรเปลี่ยนกระบวนการของงานที่ต้องทำซ้ำๆ มาเป็นกระบวนการอัตโนมัติ เช่น จัดการงานต่างๆบน Excel อีเมล และ Words โดยใช้มาโคร เพื่อจัดการกับงานให้สำเร็จด้วยการกดเพียงปุ่มเดียว ซึ่งกระบวนการนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ทันที
4. สร้างคู่มือการทำงาน
คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยการสร้างคู่มือเพื่ออธิบายวิธีการและกฎเกณฑ์ต่างๆเกี่ยวกับงานต่างๆ โดยทั่วไป
ด้วยเหตุนี้เอง ผู้สร้างคู่มือจึงไม่เพียงแต่จะต้องเขียนอธิบายในสิ่งที่ตัวเองรู้เท่านั้น แต่จำเป็นจะต้องใช้ข้อความ รูปภาพ และตารางที่ดูง่าย เพื่อทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น คู่มือจำนวนมากถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้กับพนักงานที่เข้ามาใหม่ หรือในช่วงการนำระบบหรืออุปกรณ์ใหม่เข้ามาใช้ ซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องรอจนถึงวันนั้นจึงจะเริ่มสร้างคู่มือ คุณควรเตรียมตัวสร้างคู่มือให้พร้อมใช้งานแต่เนิ่นๆ
5. สร้างแผนผังการทำงาน
การสร้างแผนผังเพื่อใช้แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดและชัดเจนนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานดีขึ้น
อย่างไรก็ตาม หากคุณเข้าใจภาพรวมของงาน แต่ไม่เข้าใจเนื้อหาขั้นตอนของงานที่คุณทำ หรือ ต่อให้คุณเข้าใจเนื้อหาการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี แต่หากคุณไม่เข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมด คุณก็ไม่สามารถปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้เช่นกัน ดังนั้นการสร้างคู่มือการทำงานควบคู่ไปกับการจัดทำแผนผังการทำงานจะทำให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
6. ใช้ฐานข้อมูลให้เป็นประโยชน์
ฐานข้อมูล คือ ระบบที่รวบรวมสะสมข้อมูลของบริษัท ซึ่งคุณสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทราบข้อมูลเกี่ยวกับการจับจ่ายใช้สอยของลูกค้า รวมไปถึงข้อมูลสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์จากการตรวจสอบฐานข้อมูลที่บริษัทบันทึกไว้
อีกหนึ่งวิธีก็คือ คุณสามารถรวบรวมและแชร์ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับคำถามและคำตอบที่พบบ่อยบนหน้าเว็บไซต์ของคุณ เพื่อลดเวลาในการตอบคำถามซ้ำๆกับลูกค้า
7. แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ
ในเวลาที่งานเข้ามาพร้อมกันทีละมากๆ “ซะมิดะเระ” คือ วิธีจัดการและรับมือกับสถานการณ์ดังกล่าว เช่น หากคุณจัดทำเอกสารขึ้นมา 50 ชุด แล้วส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบอีกคนเพื่อดำเนินการต่อ การที่ผู้รับผิดชอบคนดังกล่าวต้องตรวจสอบเอกสารทั้ง 50 ชุด อีกครั้ง เป็นการใช้ทั้งแรงและเวลาอย่างมาก
ดังนั้น หากลองเปลี่ยนวิธีมาเป็นการส่งเอกสารครั้งละ 10 ชุด จำนวน 5 ครั้ง ทั้งคุณและผู้รับผิดชอบคนถัดไปจะสามารถลดปริมาณงานและภาระที่ต้องดำเนินการในแต่ละครั้งลงได้อย่างมาก
8. เปลี่ยนผู้รับผิดชอบงาน
มนุษย์เรามีจุดแข็งและจุดอ่อนไม่เหมือนกัน บางครั้งคุณต้องทำงานที่คุณไม่ถนัดเอาเสียเลย ซึ่งหากเป็นไปได้ คุณอาจจะต้องลองปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆดู กรณีนี้ ฝ่ายบุคคลจะต้องพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถานการณ์ของพนักงาน และนำไปปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาปรับเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ วิธีนี้ก็เป็นอีกหนึ่งแนวทางที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เช่นกัน
9. เพิ่มความเร็วในการทำงาน
การเพิ่มความเร็วในการทำงานจะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ลักษณะของคนที่ทำงานเร็ว คือ สามารถดำเนินงานแต่ละอย่างได้รวดเร็ว เนื่องจากสมองคิดไวและ สามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็ว
ดังนั้น อย่าลืมว่าการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญก็จริง แต่คุณจะต้องพัฒนาทักษะของตัวคุณเองควบคู่ไปด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน คุณควรจะเพิ่มทักษะในการพิมพ์แบบสัมผัสเพื่อเพิ่มความเร็วในการพิมพ์
10. ปฏิบัติตามแนวคิดแบบผสมผสาน
หากคุณผสมผสานแนวคิดที่คุณเรียนรู้มาและนำไปปฏิบัติร่วมกัน เช่น “สร้างคู่มือการทำงาน” และ “สร้างแผนผังการทำงาน” ไปพร้อมๆกัน ไม่เพียงแต่คุณจะเข้าใจเนื้อหาของงานมากขึ้นแล้ว คุณจะเข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมดได้ดีขึ้น และสิ่งต่างๆเหล่านี้จะส่งผลไปถึง “การทำงานที่เร็วขึ้น” อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรนำแนวคิดทุกอย่างที่คุณรู้มาปฏิบัติพร้อมกันในครั้งเดียว เพราะแนวคิดต่างๆนั้นมีทั้งสิ่งที่ปฏิบัติร่วมกันได้และไม่ได้
- 1
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
