มารู้จักกับวิธีสร้างคู่มือที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นกัน!
ถ้าคุณเป็นคนที่เคยผ่านการทำงานมาแล้วคงได้เคยผ่านการใช้ “คู่มือการทำงาน” หรือ “SOP” มาไม่มากก็น้อย
ในบทความนี้ เราจะมาดูไปพร้อมๆ ว่าคู่มือแบบไหนที่เอามาใช้กับการทำงานได้จริงและมีวิธีจัดทำอย่างไร
คู่มือการทำงาน หรือ SOP ที่สามารถใช้ในการทำงานได้
1. ทำ “เป้าหมายในการทำงาน” ให้มองเห็นได้ - จุดประสงค์ของคู่มือการทำงาน หรือ SOP คือการสร้างคุณภาพงานของผู้ใช้งานให้เป็นมาตราฐานเดียวกัน ดังนั้น การเขียน “สิ่งที่อยากบอก อยากให้จำผ่านคู่มือนี้” ให้ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อทำแบบนั้นผู้ใช้งานจะสามารถมุ่งหน้าสู่เป้าหมายได้ง่าย
2. แค่อ่านก็เข้าใจงานได้ทั้งหมด - ระดับของคนที่ใช้ SOP มีหลากหลาย จะหวังให้ทุกคนเรียนรู้ด้วยความเร็วที่เท่ากันคงเป็นไปได้ยาก
ดังนั้นเราต้องคิดว่าไม่ใช่แค่เอาคำศัพท์ยากๆ มาเรียงต่อกัน แต่ให้ใช้ภาพหรือตารางเพื่อสื่อความเข้าใจทางสายตาด้วย ถึงแม้จะดูคู่มือไปด้วยสิ่งที่สำคัญคือการสามารถนำไปปฎิบัติได้จริง ตั้งเป้าหมายทำคู่มือที่อ่านง่าย จับประเด็นสำคัญได้ชัดเจน
3. ทำหัวข้อให้เป็นเช็คลิสต์ - เช็คลิสต์ รับบทบาทสำคัญในฐานะมาตรการตรวจสอบว่าได้ทำสำเร็จแล้วจริงตามวิธีการและลำดับขั้นตอนที่เขียนไว้ในคู่มือหรือไม่ สิ่งที่อยากให้ระลึกไว้ในเวลานี้คือ เราต้องทำเช็คลิสต์ขึ้นมาโดยไม่ใช้ความรู้สึกส่วนตัว แต่ให้ทำเช็คลิสต์ที่สามารถตอบได้ชัดเจนว่า “ใช่” หรือ “ไม่” เพียง 2 ตัวเลือก ไม่ใช่คำตอบคลุมเครืออย่าง “ตั้งใจทำ xx อย่างดีแล้ว” แต่ให้เป็นเนื้อหาที่ดูแล้วเข้าใจได้ว่างานนั้นเสร็จสิ้นแล้วหรือยัง เช่น “ย้าย xx ไปไว้ที่ xx แล้ว”
ทีนี้เรามาดูไปพร้อมกันว่าคู่มือแบบไหนที่เอามาใช้กับการทำงานได้จริง ไม่ว่าจะเป็นคู่มือแบบไหนก็ตาม ก็ควรเป็นสิ่งที่ผู้ใช้งานสามารถดูแล้วเข้าใจได้ง่าย จำข้อนี้ไว้ในใจแล้วเราไปดูพร้อมกัน
1. กำหนดภาพรวมของงาน - สิ่งแรกในการสร้างคู่มือคือการกำหนดภาพรวม (ขอบเขต) ว่าจะทำคู่มือที่มีเนื้อหาแบบไหน สิ่งที่สำคัญคือต้องระบุให้ชัดเจนว่าคู่มือนี้ทำขึ้น “เพื่อใคร” “ใช้งานเมื่อไหร่” “งานมีเนื้อหาแบบไหน”
2. เก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น - เมื่อกำหนดขอบเขตการทำคู่มือแล้ว เราก็มาเริ่มเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหานั้น ข้อมูลที่ใส่ในคู่มือจะต้องมีความถูกต้องแน่นอนจริงๆ ความผิดพลาดของข้อมูลเพียงเล็กน้อยก็สามารถสร้างความผิดพลาดใหญ่หลวงได้ ควรใช้ข้อมูลที่มีความแน่นอน เช่น จากหนังสือ สิ่งพิมพ์ คู่มือฉบับก่อน ข้อมูลจากห้องเก็บเอกสารบริษัท เป็นต้น กรณีที่หาเอกสารไม่เจอให้ใช้วิธีสอบถามจากหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง ฯลฯ แทน
3. จัดระเบียบข้อมูลที่รวบรวมมา - เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว เรามาจัดระเบียบข้อมูลเพื่อทำเป็น SOP กัน คงจะดีถ้าเราค่อยๆ แยกคร่าวๆ ก่อนว่าแรกเริ่มเดิมทีข้อมูลที่จำเป็นคืออะไร ต้องเอาข้อมูลไหนไปแทรกไว้ที่ส่วนไหนของคู่มือบ้าง พอจัดระเบียบข้อมูลทิ้งไว้ เราก็จะได้โครงร่างของคู่มือขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ข้อดีของการทำแบบนี้คืองานหลังจากนี้จะง่ายขึ้นมากเลยทีเดียว
4. ทำโครงสร้างโดยรวมให้เป็นรูปเป็นร่าง - หลังจัดระเบียบข้อมูลที่รวบรวมมาแล้ว จากนี้เรามาเริ่มปูโครงสร้างคู่มือให้เป็นรูปเป็นร่างกัน โดยเอาสิ่งที่อยากสื่อผ่านคู่มือมาตั้งเป็นชื่อเรื่อง ฯลฯ และอธิบายลงรายละเอียดตามโครงสร้างนั้น ข้อดีของการกำหนดขอบเขตเนื้อหาคือจะทำให้เนื้อหาของคู่มือหลุดจากประเด็นได้ยาก ถ้าเริ่มทำคู่มือโดยไม่ได้กำหนดอะไรไว้ก่อนเลย จะกลายเป็น “อันนั้นก็อยากใส่ อันนี้ก็อยากลง” จนกลายเป็นคู่มือคุณภาพต่ำและอ่านเข้าใจยากไปได้
เคล็ดลับในการร่างโครงสร้างขึ้นมาคือ การ “ลองเลือกและเรียบเรียงสิ่งที่ควรทำ” ออกมาดูก่อน ตีวงขอบเขตเนื้อหาเข้ามาให้กระชับ แต่ต้องระวังไม่ให้เนื้อหาตกหล่นด้วย
5. สร้างคู่มือการทำงาน - การเริ่มเขียนเนื้อหาในคู่มือนั้น ผู้เขียนต้องพยายามนึกถึงคนอ่านและคิดหาประโยคที่อ่านง่ายเข้าใจง่าย หลังจากนั้นให้ลองนำคู่มือไปใช้งานจริงดู ตอนที่นำคู่มือไปทดลองใช้งาน ให้แจ้งไว้ผู้ปฏิบัติงานล่วงหน้าว่า “แสดงความคิดเห็นกันมาได้เยอะๆ เลยว่าควรปรับแก้ตรงไหนบ้าง” เพื่อจะได้นำความคิดเห็นเหล่านี้ไปจัดทำคู่มือที่สมบูรณ์แบบออกมาในอนาคต
6. อัปเดตคู่มือ SOP โดยอ้างอิงจากคำติชมที่ได้รับ - ผลจากการทดลองใช้คู่มือที่ทำขึ้นมาก็อาจพบประเด็นปัญหาอยู่บ้าง และเราจะได้รับความเห็นจากคนที่ใช้คู่มือแน่นอนอยู่แล้ว ให้เรานำความเห็นเหล่านั้นมาปรับแก้คู่มือให้เข้าใกล้ความสมบูรณ์มากขึ้น !
สรุป
สามารถพูดได้ว่าสำหรับบริษัทที่คิดจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว คู่มือการทำงานถือเป็นสิ่งหนึ่งที่จำเป็นที่สุด ความคิดและความรู้ของพนักงานเป็นมาตรฐานมากขึ้นแค่ไหนเป็นสิ่งสำคัญ แม้การทำคู่มือจะไม่ได้ทำเสร็จภายในวันเดียว แต่เราอยากให้คุณลองพิจารณาดูสักครั้ง
หากรู้สึกว่ายากที่จะเริ่มทำคู่มือตั้งแต่แรก เราขอแนะนำให้คุณลองพิจารณาใช้บริการช่วยทำคู่มือดู
ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
