รวมเคล็ดลับการปรับปรุง Productivity สำหรับเจ้าหน้าที่ Back Office!
หากคุณพบเจอกับ การต้องตอบคำถามมาเดิมๆ ซ้ำๆ ต้องเสียเวลากับการอธิบายงานพนักงานใหม่ หรือภาระงานล้นมือจากงานที่กระจุกอยู่ที่เพียงบางคน
คุณอาจต้องพิจารณาปรับปรุง Productivity ขององค์กรแล้วหละ
โดยมากแล้วปัญหาที่ Back Office กำลังเผชิญอาจแบ่งได้เป็น 2 ด้าน ได้แก่ “Operation” และ “Communication”
เนื่องจากเป็นแผนกที่ต้องติดต่อกับทั้งในและนอกบริษัท จึงอาจทำให้ภาระงานเพิ่มขึ้นหากองค์กรไม่มีการจัดเตรียมคู่มือการทำงานไว้เป็นอย่างดี
ยกตัวอย่างปัญหาที่มักมาคู่กันในด้าน Operation และ Communication เช่น แผนกบัญชีต้องมีการคำนวณค่าใช้จ่ายแต่ก็ยังต้องคอยตอบคำถามและแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับวิธีใช้ระบบคำนวณค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน
หรือฝ่ายกฏหมายต้องตรวจอบหนังสือสัญญาและคอยให้ข้อมูลวิธีการกรอกสัญญา เป็นต้น
ซึ่งจะเห็นได้ว่าหาก Back Office ต้องคอบตอบคำถามจากภายในองค์กร ก็อาจทำให้ไม่สามารถโฟกัสกับงานของตัวเองได้ และไม่เกิด Productivity นั่นเอง
แล้วฝ่าย Back Office ควรทำอย่างไรหละ ???
สิ่งที่ขาดไม่ได้ ที่จะเป็นตัวช่วยก็คือ "คู่มือการทำงาน" นั่นเอง ซึ่งก็ควรจะเป็นคู่มือที่ใครดูแล้วก็สามารถทำตามได้ เพื่อรองรับสถานการณ์ที่ต้องสื่อสาร ให้พนักงานสามารถดูคู่มือและแก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเอง เช่น เรื่องการกรอกแบบฟอร์ม หรือขั้นตอนการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ สำหรับพนักงานที่เข้ามาใหม่ที่อาจจะยังไม่คุ้นชินกับเครื่องมือ เป็นต้น
ซึ่งในส่วนของคู่มือนั้น ถ้าจะให้ดีก็ควรจัดทำเป็นรูปแบบออนไลน์ ให้สามารถแก้ไข ปรับปรุงได้ง่าย ใช้งานสะดวกสำหรับทุกฝ่าย จะหาหัวข้องานประเภทใด ก็ต้องทำให้เสิร์ชหาได้อย่าสะดวก ซึ่งจะช่วยลดงานให้ Back Office ได้เป็นเท่าตัวอย่างแน่นอน !
หาต้องการรู้เพิ่มเติมเรื่อง การลด “การสอบถาม” ให้กับงาน Back Office และเคล็ดลับการปรับปรุง Productivity คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารฟรี เพื่อศึกษาเพิ่มเติมได้เลย >>> https://bit.ly/tmbbackoffive
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
