วันนี้ AI GEN จะพามาทำความรู้จักกับระบบ workflow automation รูปแบบใหม่ในการทำงานยุคใหม่ที่จะมายกระดับกระบวนการทำงานทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ คล่องตัว เป็นอัตโนมัติ และตอบโจทย์กับรูปแบบการทำงานในปัจจุบันได้มากยิ่งขึ้น
Workflow automation คืออะไร
Workflow automation คือกระบวนการในการใช้ตรรกะ (logic) ที่อิงตามกฎที่ได้กำหนดไว้ (rule-based) เพื่อทำให้ชุดหน้าที่งานสามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีพนักงานเข้ามาแทรกแซง โดยที่ workflow หรือกระแสงาน คือชุดของหน้าที่งานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จสิ้นนั่นเอง
และหลังจากที่ได้มีการกำหนดตรรกะ และกฏไว้เรียบร้อยแล้ว workflow หรือกระแสงานจะสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ถูกส่งเข้ามาในอีเมล์ หรือช่องทางการสื่อสารอื่นๆ และส่งข้อมูลเหล่านั้นเข้าไปใน spreadsheet หรือฐานข้อมูลขององค์กรที่ได้มีการกำหนดเอาไว้ได้แบบอัตโนมัติ โดยขั้นตอนเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีคนในทีมของคุณเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเลย
โดยเครื่องมือ workflow automation หลายๆตัวจะมีความสามารถ AI หรือ Artificial intelligence รวมอยู่ในนั้นด้วย เพื่อให้การออกแบบกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติสามารถทำได้อย่างสมบูรณ์แบบมากอย่างขึ้น
ประเภทของ Workflow automation
IBM ได้แบ่งประเภทของ workflow automation ไว้เป็น 2 ประเภท ได้แก่
Business process workflow หรือ BPM
วิธี Business process workflow คือการสร้างขั้นตอนและกระบวนการทางธุรกิจที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีที่สุด เป็นวิธีที่ขับเคลื่อนการสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่มุ่งไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายสำคัญที่ธุรกิจได้กำหนดเอาไว้ ในหลายๆเคสซอฟต์แวร์ workflow automation ได้ถูกออกแบบตามหลักของแนวคิดของ BPM นั่นเอง
โดยซอฟต์แวร์จะทำให้ขั้นตอนทางธุรกิจสามารถทำได้โดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้หน้าที่งานนั้นๆที่แต่เดิมต้องใช้พนักงานในการทำ การทำ autofill ข้อมูลใน Microsoft Excel หรือการใช้กลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel ถือเป็นตัวอย่างของการทำ business workflow automation
Robotic process workflows
ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ทำให้กระบวนการทำงานของ robotic เป็นไปโดยอัตโนมัติ หรือที่รู้จักกันว่า Robotic process automation (RPA) และได้ถูกออกแบบให้หุ่นยนต์สามารถทำงานได้เหมือนกับมนุษย์ ในหลายๆเคส bots จะทำงานควบคู่ไปกับทีม IT (หรือทีมอื่นๆ) เพื่อซัพพอร์ตงานหลังบ้าน โดยที่ bot สามารถระบุ และแนะนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดได้ นอกจากนั้น bot ยังสามารถแบ่งเบางานในการตอบคำถามและให้ความช่วยเหลือลูกค้า การตรวจสอบในการเข้าใช้ระบบ และเข้าไปตรวจสอบเมื่อเกิดข้อผิดพลาด
Workflow automation ทำงานอย่างไร?
การทำ workflow automation เริ่มต้นจากธุรกิจ หรือองค์กรระบุหน้าที่งานที่ต้องการทำให้เสร็จสิ้นแบบอัตโนมัติ หลังจากนั้นทำการสร้างกฎ (rule) และตรรกะ (logic) ที่จะกำหนดว่าแต่ละหน้าที่งานจะทำให้เสร็จสิ้นได้อย่างไร ขั้นตอนสุดท้ายซอฟต์แวร์จะทำงานตามกฏและตรรกะที่ทางธุรกิจได้กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้วนั่นเอง
โดยที่กฏเกณฑ์ และตรรกะมักจะใช้ชุดคำสั่ง “if-then” เพื่อที่เป็นคำแนะนำในการบอกโปรแกรมว่าสิ่งที่ต้องทำมีอะไรบ้าง และจะไปต่อยังหน้าที่งานต่อไปอย่างไร ซอฟต์แวร์ workflow automation จะใช้คำสั่ง และตรรกะเหล่านี้ในการทำชุดหน้าที่งานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นได้แบบอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มจนจบขั้นตอนการทำงาน จึงทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานในการทำหน้าที่เหล่านี้อีกต่อไป
ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับจากการนำระบบ Workflow automation
ระบบ automation ลดความผิดพลาดในการทำงาน และขจัดหน้าที่งานที่กินเวลา และงานที่ต้องทำซ้ำไปซ้ำมา ตัวอย่างเช่น การใช้คนในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ องค์กร หรือธุรกิจที่ยังใช้วิธีการทำงานในรูปแบบเดิมที่เป็นแบบแมนนวลนั้นจะไม่สามารถขยายธุรกิจให้เติบโตขึ้นได้ด้วยการใช้คน และเงินลงทุนจำนวนมาก และด้วยการนำระบบการทำงานแบบอัตโนมัติมาใช้งานทำให้ธุรกิจสามารถขยายขีดความสามารถเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจได้
ระบบ workflow automation มีประโยชน์กับธุรกิจในหลากหลายด้าน ดังต่อไปนี้
• สร้างกระบวนการทำงานที่ลดต้นทุนให้กับองค์กร
• ยกระดับการบริหารจัดการหน้าที่งาน
• ลดเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอน
• ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยการใช้พนักงาน หรือการพลั้งเผลอ
• การอนุมัติ และการส่งต่อเอกสารได้แบบอัตโนมัติ
ตัวอย่างการนำ Workflow automation ไปใช้งานในธุรกิจ
คุณสามารถนำระบบ automation ไปใช้กับ workflow หรือกระแสงานได้ทุกประเภท ตัวอย่างเช่น หน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคล สามารถทำให้การทำเทมเพลตเอกสารสำหรับการ onboarding พนักงานใหม่ทำได้โดยอัตโนมัติ หรือตั้งค่า และทำให้สามารถการอนุมัติเอกสารต่างๆทำได้โดยอัตโนมัติสำหรับพนักงานในองค์กร โดยคุณมักจะพบการนำซอฟต์แวร์ workflow automation ไปใช้กับหน้าที่งานดังต่อไปนี้
• การตลาด : กระบวนการจัดการทางการตลาดใช้ workflow automation ในการจัดการแคมเปญทางการตลาด, ช่องทางในการสื่อสารกับลูกค้า และการวัดผลต่างๆ
• การขาย : ซอฟต์แวร์ CRM จะมีฟีเจอร์การจัดการ workflow หรือ workflow management โดยซอฟต์แวร์เหล่านี้จะช่วยให้การสื่อสารกับลูกค้า การกรอกฟอร์มให้สมบูรณ์ และการประสานงานระหว่างหน่วยงานสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น CRM จะทำการแจ้งเตือนการอนุมัติ และอัพเดทข้อมูลในแดชบอร์ดภายในองค์กรให้แบบอัตโนมัติเมื่อลูกค้ามีความเคลื่อนไหวในด้านต่างๆ เช่น มีการเซ็นเอกสาร หรือกรอกข้อมูลมาในแบบฟอร์ม เป็นต้น
• การเงิน : การทำงานแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความเสมอต้นเสมอปลายในการชำระเงิน ควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนด และทำให้การคาดการณ์ และการจัดเก็บรายได้มีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น
• การผลิต : ระบบ workflow automation มาช่วยการทำงานในรูปแบบกะ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน และยกระดับการควบคุมคุณภาพในการผลิตให้ดีมากยิ่งขึ้น อีกทั้งการทำให้กระแสงานทำได้โดยอัตโนมัตินั้นช่วยลดระยะเวลาในการอนมุติในเรื่องการจัดซื้อ การของบประมาณ และตลอดจนขั้นตอนทั้ง supply chain ทำให้หน่วยงานผลิตสามารถทำให้กระแสงานเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่การขออนุมัติจัดซื้อ การทำสัญญา จนถึงขั้นตอนการพัฒนาสินค้าเพื่อเข้าสู่ตลาด
• Information security : ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในด้านไอทีจะช่วยลดภัยคุกคามด้านความปลอดภัยด้วยการตอบสนองที่ฉับไวยิ่งขึ้น การสร้างรายงานเหตุการณ์แบบอัตโนมัติ และการเชื่อมต่อกับเครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่มีอยู่เดิม รวมถึงการให้คำแนะนำนั้นจะทำให้หน่วนงาน IT สามารถบริหารจัดการระบบ ecosystem แบบ hybrid และ cloud ได้ดียิ่งขึ้น นอกจากนั้นองค์กรยังสามารถใช้ workflow ในการจัดการกับภัยคุกคามทางอินเตอร์เน็ตที่อาจจะเกิดขึ้นได้โดยอัตโนมัติ เพื่อยกระดับความปลอดภัยของข้อมูลให้กับองค์กร
• การจัดการงาน IT : สำหรับการจัดการเรื่องเครือข่ายภายในองค์กรนั้น ระบบ workflow automation ช่วยในการจัดการผู้ใช้งานที่อยู่ในเครือข่ายในแผนกต่างๆ เช่น หน่วยงานขาย การเงิน กฎหมาย และทีมแอดมิน เป็นต้น
Think AI Think AI GEN
อ่านบทความฉบับเต็มได้ที่ลิงค์ : https://bit.ly/3BeX36a
ผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการนำโซลูชัน AI ไปใช้เพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจ
สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AI GEN ได้ที่
· Website : https://aigencorp.com/
· Facebook : AI GEN : ไอเจ็น
· Line : @aigen
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
