ยกระดับการบริหารงานให้มีคุณภาพด้วยแนวคิดแบบ PDCA
ปัญหาจากการทำงานนั้นสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเวลา ทำให้หลายองค์นำหลักการแนวคิดต่าง ๆ มาปรับใช้เพื่อให้สามารถจัดการกับปัญหา พร้อมพัฒนาศักยภาพต่อไปได้
ในครั้งนี้มีแนวคิดแบบ PDCA หรือวงจรการบริหารงาน PDCA แล้วแนวคิดแบบกระบวนการ PDCA คืออะไร เป็นวงจรการทำงานอย่างไร และประกอบด้วยอะไรบ้าง
- ●PDCA คืออะไร
PDCA คือ การบริหารงานด้วยกระบวนการ PDCA เป็นแนวคิดที่ช่วยวางแผนและแก้ปัญหาเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน ซึ่งเป็นแนวคิดที่ถูกคิดค้น พัฒนาโดย ดร.เอ็ดเวิดส์ เดมมิ่ง (Dr. Edwards W. Deming)
ซึ่งเป็นกระบวนการ ที่ประกอบด้วยหลักการ 4 ขั้นตอนคือ Plan (วางแผน) – Do (ลงมือปฏิบัติตามแผน)- Check (การตรวจสอบ)-Act (การปรับปรุง) ที่ใช้ในการแก้ปัญหา
และเกิดการพัฒนาได้ ถือเป็นแนวคิดที่สามารถประยุกต์ใช้กับองค์กรธุรกิจได้ทุกประเภท และยังได้รับความนิยมจนถึงในปัจจุบัน
- ●ประโยชน์ของการใช้ PDCA ในการบริหารงาน
ช่วยให้มีการปรับปรุงพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งกระบวนการ PDCA สามารถทำซ้ำได้ในระยะยาว และยิ่งทำให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น หากมีการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
ช่วยให้ตัดสินใจสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น เพราะได้ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนเอาไว้แล้ว สามารถวัดผลได้ และยังนำข้อมูลที่ได้จากกระบวนการนี้ไปวิเคราะห์เพื่อใช้พัฒนาองค์กรต่อไปได้
PDCA ช่วยลดความเสี่ยงในการบริหารจัดการระบบการทำงานในแผนก หรือองค์กรได้ เพราะระบบ PDCA มักมีการทดลองใช้กับทีมขนาดเล็ก หากเกิดปัญหาหรือมีข้อผิดพลาด จะได้ควบคุมและแก้ไขได้ง่ายมากกว่าทีมหรือแผนกขนาดใหญ่
และยังช่วยแก้จุดบกพร่องต่าง ๆ ไม่ให้เกิดความเสี่ยงและเกิดผลเสียขึ้นในอนาคตเมื่อเริ่มมีการนำแผนงานที่วางไว้ไปใช้กับระบบการทำงานขนาดใหญ่ระดับองค์กร
โครงสร้างของกระบวนการ PDCA
- ✓P = Plan วางแผน
การวางแผนถือเป็นขั้นตอนแรกก่อนเริ่มปฏิบัติงาน ซึ่งจะมีการตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน และนำเป้าหมายนี้มาเป็นตัวกำหนดขั้นตอน รายละเอียด ที่มีการเรียงลำดับตามความสำคัญต่าง ๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดกระบวนการมาอย่างดี
เช่น การค้นคว้าข้อมูล การแบ่งเรื่องในการดูแลรับผิดชอบของแต่ละบุคคล เมื่อเกิดปัญหา จะมีกระบวนการแก้ปัญหาอย่างไร และส่วนที่สำคัญคือ ตัวชี้วัดผล (KPI)
โดยตัวชี้วัดจะเป็นตัวบอกกระบวนการที่เลือกใช้นั้นถูกต้องหรือไม่ มีความเร็วหรือช้ากว่าจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ และหากเกิดข้อผิดพลาด หรือล่าช้า จะได้ทำการปรับแผนหรือวิธีการได้ทันที
- ✓D = Do ลงมือปฏิบัติตามแผน
เมื่อมีการกำหนดแผนเพื่อทำตามเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนนี้คือเริ่มลงมือปฏิบัติตามแผนงานตามขั้นตอนและวิธีการที่กำหนดไว้ได้ และในระหว่างที่ลงมือปฏิบัติ อาจจะเกิดปัญหาตามมามากมาย
เช่น มีการจัดการบริหารเวลาที่ไม่เป็นไปตามแผน ทำให้เกิดความล่าช้า หรือการประสานงานที่ไม่ดีพอจนเกิดการสื่อสารที่ไม่ตรงกัน ทำให้งานหยุดชะงักได้
ทำให้ต้องมีการใช้ทักษะการบริหารต่าง ๆ เช่น การกระจาย มอบหมายงาน การบริหารเวลา การตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ ทำให้บางครั้งต้องเริ่มใช้แผนดังกล่าวกับทีม หรือโปรเจกต์เล็ก ๆ ก่อนนั่นเอง
- ✓C = Check การตรวจสอบ
ในขั้นตอนการตรวจสอบนั้น จะเริ่มทำเมื่อมีการปฏิบัติตามแผนไปได้สักระยะหนึ่ง เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าว่ามีการปฏิบัติไปนั้นตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่ และแผนดังกล่าวมีผลลัพธ์เป็นไปตามตัวชี้วัดที่ต้องการหรือไม่
ถ้าประสบความสำเร็จ ได้ผลลัพธ์ที่เป็นไปตามตัวชี้วัด แสดงว่าวิธีที่เลือกใช้ยังคงถูกต้องก็สามารถดำเนินการขั้นตอนสุดท้ายได้เลย
แต่หากได้ผลลัพธ์ที่ต่ำกว่าตัวชี้วัดที่ตั้งไว้ อาจมีสิ่งผิดปกติบางอย่างในการดำเนินงาน หรือขั้นตอนต่างๆ ที่วางแผนไว้ตั้งแต่แรก และควรนำข้อมูลผลลัพธ์ที่ได้มาวิเคราะห์หาสาเหตุต่อแล้วเริ่มทำตามขั้นตอนที่ 1 – 3 ใหม่จนกว่าจะผ่านตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ได้
- ✓A = Act การปรับปรุง
สุดท้ายคือการปรับปรุงหรือปรับเปลี่ยนวิธีการขั้นตอน หรือทรัพยากรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งไว้ รวมถึงทำให้ได้วิธีการที่ทำให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ตั้งแต่แรก
โดยการปรับปรุงจะเริ่มจากการวิเคราะห์หาสาเหตุที่ทำให้ผลลัพธ์ไม่ออกมาตามที่มีการวางแผนไว้ แล้วนำมากำหนดแนวทางแก้ไขต่อไป
และเมื่อแผนการดำเนินงานที่วางไว้ได้ผลลัพธ์ และประสบผลสำเร็จตามต้องการ ก็สามารถนำแผนการนั้นมาประยุกต์ใช้กับทุกคน ทุกฝ่ายในองค์กร เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ในการทำงาน และเกิดการพัฒนาในองค์กรต่อไปได้
- ●การนำ PDCA เข้ามาประยุกต์ใช้ในการทำงาน
ฝ่ายบริหารงานบุคคล หรือ HR สามารถนำแนวทาง PDCA มาประยุกต์ใช้ในการพัฒนาศักยภาพบุคลากรในองค์กรได้ ทั้งในด้านการวางแผนพัฒนาทักษะความรู้ เสริมศักยภาพในการทำงานได้ดีขึ้น
หรือการสร้างวัฒนธรรมการทำงานในด้านใหม่ ๆ หรือนำไปเป็นแนวทางในการปรับปรุงภายในองค์กรได้ในทุกด้าน ซึ่งขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ว่าจะนำไปใช้กับเรื่องใด
กระบวนการ PDCA เป็นกระบวนการที่สามารถใช้ได้อย่างต่อเนื่อง โดยอาจยกระดับเป้าหมายให้สูงขึ้น หรือการแก้ปัญหาใหม่ ๆ และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ดีขึ้น
ซึ่งกระบวนการนี้ สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกิจ การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล การบริหารงานในองค์กรต่าง ๆ เพราะทุกอย่างนั้นล้วนต้องมีการแก้ปัญหา และพัฒนาอยู่ตลอด จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีเป็นขั้นตอนและมีประสิทธิภาพ
- 26
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
