Digitization และ Digitalizaion ด้วย Basic Digital Services (การทำองค์กรให้เป็นดิจิทัลด้วยบริการดิจิทัลพื้นฐาน)
โดย : พ.อ. ชัยยศ ศุภมิตรกฤษณา
รูปประกอบจาก webequator.com
ตั้งแต่มีทิศทางปรับหน่วยงานให้เป็นดิจิทัล ผมได้ทดลองนำ เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการทำงานตั้งแต่ 3 ปีที่แล้ว โดยไม่ต้องพัฒนาซอฟต์แวร์มารองรับ คือใช้ basic digital services ที่มีของหน่วย ผลที่ได้ออกมา ทำให้การทำงานภายในกองงาน สามารถเป็นดิจิทัลได้เกือบ 100% เนื่องจากงานของหน่วยเป็นงานเอกสาร แต่ต้องมีส่วนแปลงข้อมูลไปกลับระหว่าง analog กับ digital เพราะหน่วยอื่นยังไม่เป็นดิจิทัล
Services ที่นำมาใช้คือ Email, Calendar, Chat, Cloud drive ขององค์กร และ QR Code
ใช้วิธีวนลูปการปฏิบัติ 3 เดือน ด้วยการ "ทดลองใช้และปรับแก้" วิธีนี้คือ ออกหลักเกณฑ์การใช้งาน ทดลองใช้ 1 เดือน ศึกษาปัญหา หาแนวทางแก้ไข ครบ 1 เดือนแก้ปัญหาที่มีทั้งหมด (ส่วนมากเป็นเรื่องกระบวนการทำงาน การทำความเข้าใจวิธีปฏิบัติ) อีก 2 เดือนต่อมา เจอปัญหาแก้ไขทันที ครบ 3 เดือนปล่อยระบบ run และให้เป็นเรื่องของเจ้าหน้าที่ (แต่ก็ต้องมีการแก้ไขบ้าง โดยมากเกิดจากคนใหม่ ซึ่งขาดการถ่ายทอดความรู้อย่างเป็นระบบ)
- ■Email และ Chat ใช้ในการสั่งการ ประสานงาน และรายงาน เรื่องด่วนมากใช้โทรศัพท์ เรื่องด่วนใช้ chat เรื่องไม่ด่วนใช้ Email ใช้รวมไปถึง การตรวจร่างหนังสือออกด้วย ทั้งนี้ต้องมีอนุมัติหรือคำสั่ง ให้การติดต่อสื่อสารใดๆโดยใช้เครื่องมือทางราชการนี้ ถือเป็นหลักฐานทางราชการด้วย (กรณี chat จึงไม่ควรถูกลบทิ้งหรือ unsend ได้ ยกเว้นส่งผิด ก็มีระยะเวลาสั้นๆ ให้ unsend ได้)
- ■"หนังสือเข้า" ทุกเรื่อง จะมาในรูปแบบใดก็แล้วแต่ เอาไปแนบกับ email โดย "เรื่องปฏิบัติ" ส่งแผนกที่ปฏิบัติโดยตรง (To) "เรื่องเพื่อทราบ" ส่งให้กำลังพลทุกนาย "้เรื่องสั่งการ" (เรื่องที่ต้องให้ผมสั่งก่อน จึงจะปฏิบัติได้) ที่สำคัญ หนังสือเข้าทุกเรื่องต้องให้ผู้บังคับบัญชาของกองทราบด้วย (Cc) เพื่อจะได้ทราบว่ามีเรื่องอะไรเข้าหน่วยบ้าง บางเรื่องอาจสั่งการได้เลย ถ้าปล่อยแผนกดำเนินการ อาจผิดทางหรือล่าช้า
- ■"หนังสือออก" เป็น "เรื่องเพื่อทราบ" ทุกเรื่องที่กรมและสูงกว่ากรม อนุมัติแล้ว ส่งให้ผู้บังคับบัญชาของกรม สำนัก กอง ตามสายทราบ ทุกเรื่องที่กรมลงนามหนังสือออก ส่งให้ผู้บังคับบัญชาของกองทราบ
- ■เรื่องนำเรียนเพื่อทราบและให้หน่วยทราบด้วย ก็ขออนุมัติยกเลิก ให้หน่วยแจกจ่ายผ่าน email ถึงคนที่เกี่ยวข้องได้เลย
- ■กำหนดการต่าง ๆ เมื่อ ประธาน/หัวหน้าคณะ/ผู้แทนหน่วย ตกลงใจหรือรับทราบโดยการประสานแล้ว (ไม่ต้องรอหนังสือ) ให้แผนกลง Calendar แล้วเชิญทุกคนที่เกี่ยวข้อง และลง Calendar กองด้วย
- ■การเก็บเอกสารข้อมูลใน cloud drive ขององค์กร สร้าง link กับ QR code แทนการแนบเอกสาร ส่งไฟล์เอกสาร หรือทำเอกสารประกอบการประชุม ทำให้อ้างอิงเอกสารข้อมูลเพียงจุดเดียว การแก้ไขเอกสารข้อมูลให้ทันสมัย จึงทำได้โดยง่าย ลดงานธุรการ (ลดคน) กระดาษ หมึกพิมพ์ และพลังงาน
ปัจจัยความสำเร็จ คือ
- 1."หน.หน่วยงาน" ต้องใช้อย่างจริงจังด้วยตนเอง เพื่อกระตุ้นผู้ใต้บังคับบัญชาให้ใช้งาน ที่สำคัญคือ หาก หน.หน่วยงาน ไม่ใช้ ก็จะไม่ครบวงรอบการทำงาน ทำให้ต้องมีส่วนงานแปลงข้อมูลไปกลับ analog กับ digital ทำให้เกิดความยุ่งยากที่ต้องทำงาน 2 ระบบ
- 2."ผู้นำโปรเจ็กต์" ต้องเข้าใจระบบ แก้ปัญหาแบบมีส่วนร่วม กล้าตัดสินใจในการแก้ปัญหา เพื่อให้ทุกคนไม่เบื่อหน่ายกับการเปลี่ยนแปลง ถ้าผู้นำโปรเจคคือคนเดียวกันกับ หน.หน่วยงาน ก็ยิ่งง่ายและเร็ว ถ้าไม่ใช่ ผู้นำโปรเจ็กต์ ควรได้รับมอบอำนาจในการสั่งการเพื่อปรับแต่งแก้ปัญหา
- 2
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
