สร้างระบบการทำงานอย่างไรให้ Productive
สมองของคุณมีไว้คิดไอเดีย ไม่ใช่จดจำ
David Allen
ในยุคนี้ที่มีข้อมูลอยู่เต็มไปหมด เเล้วไหนจะงานอีกที่ต้องทำ ทำให้เราไม่สามารถที่ใช้สมองของเราได้อย่างเต็มที่ เพราะเรามัวเเต่ใช้มันสำหรับการจดจำสิ่งต่าง ๆ จนไม่ได้ใช้สมองสำหรับการคิดเเก้ไขปัญหาอย่างที่มันควรจะเป็น
นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่มักจะเก็บเอาไว้ในหัว
1. วันประชุม, วันจัดงานอีเวนต์ เเละการนัดพบต่าง ๆ
2. หนังสื้อที่อ่านไปเมื่อ 2 เดือนก่อน
3. คอร์สที่ลงเรียนไป
4. หัวข้อการประชุมเมื่อ
เราจะสร้างระบบการทำงานไปเพื่ออะไรกันล่ะ?
นั่นก็เพื่อนำสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากหัวของเราไป เเละไม่ใช้มันสำหรับการจำ เพราะคุณไม่จำเป็นต้องทำเเบบนั้น ระบบที่ว่านี้จะทำให้คุณเป็นคนที่ใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้นเเละมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม
จากภาพดังกล่าวคุณจะเห็นว่าข้อมูลมี 3 ประเภท ซึ่งเเบ่งได้เป็น
1. หน้าที่หลักของสมอง
2. สิ่งที่เราเก็บไว้ในสมองก็ดี เเต่มันมีวิธีที่ดีกว่านั้น
3. สิ่งที่เป็นส่วนช่วยสำหรับงานมากนักเเม้เราจะจดจำมันได้
ในบทความนี้เราจะมาสร้างระบบ Work Flow ให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด จะเป็นยังไงก็ลองทำตามกันทีละข้อได้เลยครับ
1. Task Management
คุณจำเป็นที่จะต้องมี To-do list หรือรายการของสิ่งที่จะต้องทำให้เสร็จ ซึ่งหนึ่งในวิธีที่ยอดนิยมที่สุดก็คือการใช้เเอปเข้ามาช่วย จะเป็น Trello, Google Task หรืออะไรก็ได้ที่เราสะดวก เเละจัดการเขียนสิ่งที่เราจะต้องทำให้เสร็จในเร็ว ๆ นี้ทั้งหมดลงไป
หลังจากเราระบุงานทั้งหมดในที่เดียวได้เเล้ว เราก็มาเขียน To-Do list รายวัน ว่าวันนี้เราจะทำอะไรให้เสร็จบ้าง ซึ่งใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที จะทำก่อนนอน หรือวันรุ่งขึ้นก็ได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาให้คุณได้ 1-2 ชั่วโมงต่อวันเลยทีเดียว ข้อเเนะนำคือให้เขียนเเค่ 3 อย่างที่สำคัญที่สุดต่อวัน เพราะหากมากไปกว่านี้คุณอาจจะรู้สึกไม่อยากที่จะทำ เพราะรู้สึกว่างานมันเยอะเกินไป
2. จัดการไฟล์ให้เป็นที่
ลองนึกสภาพหากหน้าจอ Desktop ของเรารก เราก็คงต้องเสียเวลาหากไฟล์งานหรือปวดหัวลายตา เพราะมันดูยุ่งเหยิงไปหมด ทางที่ดีเราควรจัดระเบียบไฟล์เหล่านั้น เเละอาจเก็บไฟล์สำคัญ ๆ บางอย่างไว้บน Cloud เช่น Google Drive เป็นต้น
3. ใช้ปฏิทิน
ปฏิทินเเตกต่างจากการเขียน To-do list ตรงที่ว่ามันช่วยทำให้เราเห็นภาพกว้างว่าในหนึ่งสัปดาห์หรือเดือนเราต้องทำอะไรบ้าง ไม่ว่าจะเป็นการระบุวันที่จะทำงานชิ้นใดชิ้นหนึ่ง, งานอีเวนต์, ประชุม เเละอื่น ๆ อีกมากมายตามที่เราต้องการ ประโยชน์สูงสุดของปฏิทินก็คือการไม่มีทางที่เราจะลืมวันสำคัญต่าง ๆ ที่เราระบุไว้
4. อีเมล
อีเมลนับได้ว่าเป็นสิ่งที่เราดองกัน เเละไม่ค่อยให้ความสำคัญกับการจัดระเบียบกันมากนัก เเต่หากคุณเป็นคนที่ใช้อีเมลสำหรับการทำงานเเล้วละก็
เราจำเป็นต้องทำ 6 สิ่งที่นี้สำหรับการจัดการอีเมลให้อยู่หมัดของอีเมลเเต่ละประเภท นั่นก็คือ
1. เก็บเข้าคลัง (Archive): อีเมลประเภทจะเป็นจำพวกการเเจ้งเตือกนต่าง ๆ ซึ่งไม่ต้องการการตอบกลับเเต่อย่างใด ควรที่จะ Archive เข้าคลัง เพื่อให้อีเมลของเราสะอาดมากขึ้น
2. ตอบกลับ: สำหรับอีเมลไหนที่จำเป็นจะต้องตอบกลับ ให้ดูว่าอันไหนที่น่าจะใช้เวลาไม่เกิน 2 นาทีในการตอบกลับก็ให้ตอบกลับไปเลย
3. ระบุลงปฎิทิน: ถ้าเป็นงานอีเวนต์, ประชุม หรือการนัดพวใดก็ตาม
4. ระบุกำหนดการ: ถ้าอีเมลนั้นเป็นงานหรือต้องการการตอบเเบบที่จะต้องทำอะไรบางอย่าง ก็ให้เชียนมันลงไปในรายการ To-Do list ของเรา
5. จด: ถ้าได้ข้อมูลอะไรที่น่าสนใจก็ให้จดมันลงไปในเเอปจดโน๊ตของเรา จะเป็น Evernote หรือ Google DOCs ก็ได้
6. อ่านภายหลัง: พวกบทความที่ผุดขึ้นมาผ่านทางอีเมล หากคุณสนใจที่จะอ่านเเล้วละก็ ก็ให้บันทึกมันเอาไว้ใน Read it later หรืออ่านภายหลัง หลังจากที่คุณจะกล่องอีเมลของคุณเสร็จเเล้ว
เเละนี่ก็คือเนื้อหาดี ๆ ที่ผมได้รับมากจากบทความ ซึ่งก็หวังว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับทุก ๆ ท่านที่ได้มาอ่านบทความนี้นะครับ
บทความจาก Medium.com ชื่อ How to Build an Effective Personal Productivity System
อย่าลืมกดติดตาม METAGROWTH เพื่อไม่พลาดเนื้อหาสาระดีๆเเบบนี้ ที่จะช่วยให้คุณ Productive ในทุกๆวัน
#MetaGrowth #Productive #Productivity
- 1
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
