Blockdit Logo (Mobile)
Creative Moonday
•
9 ม.ค. 2023 เวลา 00:30 • การตลาด
เชื่อว่าในแต่ละวัน ทุกคนจะได้รับอีเมลกันวันละไม่ต่ำกว่า 10 ฉบับ บางคนได้วันละ 100-200 ฉบับก็มี
ซึ่งถ้าเป็นอย่างหลัง มันคงยากที่จะอ่านให้ครบทุกฉบับ แถมพอเห็นตัวเลขจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน เราก็ท้อใจและหันไปทำอย่างอื่นแทนแล้ว สุดท้ายตัวเลขนี้ก็จะมากขึ้นเรื่อยๆ จนพอกพูน ไม่รู้เลยว่าอีเมลไหนสำคัญและควรต้องตอบกลับ
Inbox Zero เป็นเทคนิคที่จะช่วยจัดการอีเมลให้มีคุณภาพมากขึ้น ซึ่งจะทำให้จำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านเป็น 0 ..แต่ไม่ได้หมายความว่าลบทิ้งทั้งหมด หรือกด Mark all as read นะ
Merlin Mann อธิบายคอนเซปต์ของ Inbox Zero ไว้ในปี 2006 ว่า “เลข 0 ไม่ได้หมายถึงจำนวนอีเมลใน Inbox แต่มันหมายความถึงตัวเลขของเวลาที่เราต้องเสียไปกับ Inbox” ซึ่งเขาให้แนวคิดเพิ่มเติมไว้แบบนี้
มีแค่บางอีเมลเท่านั้นแหละที่สำคัญจริงๆ
ในทุกๆ วัน จะมีอีเมลไม่กี่ฉบับเท่านั้นที่เราต้องตอบกลับและตั้งใจอ่าน อย่าทำเหมือนอีเมลเป็นของขวัญวันคริสต์มาสที่ต้องเปิดออกหมดทุกกล่อง
📧 เวลามีค่าและมีจำกัด
น้อยคนนักที่จะมีเวลาตอบอีเมลทุกฉบับ หรือแม้แต่จะอ่านอีเมลให้ครบ ยอมรับเถอะว่าลำพังแค่งานเราก็เยอะอยู่แล้ว จะให้มาอ่านกับตอบอีเมลอีกก็หมดวันพอดี
📧 ตอบสั้นๆ สิดี
เลิกคิดนะว่าการตอบอีเมลกลับแบบสั้นๆ ประโยคเดียวหรือบรรทัดเดียวมันหยาบคาย การทำแบบนี้ช่วยประหยัดเวลาให้กับคนรับด้วยนะ
📧 เลิกรู้สึกผิดแล้วแก้ไขมันเหอะ
การทิ้งอีเมลให้มีตัวเลขขึ้นเป็นร้อยเป็นพันมันก็แย่พอแล้ว อย่ารู้สึกไม่ดีกับมันมากนัก แล้วก็มาเคลียร์ให้มันสะอาดขึ้นดีกว่า
วิธีการทำ Inbox Zero ก็มีหลักการง่ายๆ ดังนี้
📨 ลบ (หรือเก็บเป็น Archive)
หลังจากอ่านจบแล้ว ถ้าเราไม่จำเป็นต้องทำอะไรกับอีเมลนั้นอีก เช่น ต้องเอาข้อมูลมาไว้อ้างอิงอะไรต่อไหม ถ้าไม่ต้องก็ลบหรือเก็บ Archive ไว้โลด
📨 มอบหมายให้คนอื่นทำแทน
ถ้าอีเมลที่ได้รับมา เป็นงานที่คนอื่นต้องรับผิดชอบ หรือเป็นการดีกว่า ถ้าให้คนนั้นจัดการแทน ก็ส่งต่อเลย อย่าเสียเวลากับมันเยอะ
📨 ตอบกลับอย่างไว
ถ้าตอบกลับได้แบบไม่ต้องใช้ข้อมูลเยอะ ก็ตอบได้เลย ไม่ต้องรอ
📨 ใช้เวลาอีกหน่อยก็ได้
ถ้า จำเป็นต้องใช้เวลาในการตอบหรือการหาข้อมูล ก็ให้เวลากับมันนะ ไม่ต้องรีบเกินไป หรืออาจจะย้ายอีเมลนี้ไปไว้ในโฟลเดอร์ แล้วเดี๋ยวมีเวลาค่อยมาตอบก็ได้
📨 จัดการเลย
ถ้าอีเมลนั้นจำเป็นต้องให้เราทำงานอะไรสักอย่างให้เสร็จ ก็ทำเลย แล้วก็ตอบกลับไป แล้วก็ลบหรือ Archive มันเลย
นอกเหนือจากนี้ ยังมีเทคนิคอื่นๆ เช่น การตั้ง Rules เพื่อแยกและจัดระเบียบอีเมลที่สำคัญกับไม่สำคัญเอาไว้เป็นโฟลเดอร์ เพื่อให้ไม่ปะปนกันใน Inbox ทั้งหมด และทำให้เราได้มีเวลากับงานที่เรารักมากขึ้นนั่นเองงงง
บูม Moonday (สุมน เทียรฆโรจนกุล)
( ^ ____________ ^ )
ติดตามเราอีกหนึ่งช่องทาง
Facebook: https://www.facebook.com/creativemoonday
#CreativeMoonday #UnlockCreativity #CreativeExercise
โฆษณา