วิจัยชี้ ยิ่งประชุมเยอะ ยิ่งโง่! เผยเคล็ดลับ ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
งานวิจัยเผย ยิ่งต้องเข้าประชุมบ่อย เสี่ยงไอคิวลดลง 15% ขณะที่ “เจฟฟ์ เบซอส” อดีตซีอีโอ ของ “Amazon” แบ่งปันเคล็ดลับการ “ประชุมที่ดี” ควรเป็นแบบไหน แล้วจะทำอย่างไรให้การประชุมแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพ ไม่นอกเรื่อง ไม่เสียเวลา
แม้ว่า “การประชุม” ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของการทำงาน ทั้งเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน ระดมความคิดเห็น หารือเพื่อพัฒนาโครงการต่าง ๆ รวมถึงแสดงความคืบหน้าของงานให้คนในทีมรับทราบ แต่หลายครั้งการประชุมกลับยืดเยื้อ ไม่ได้ข้อสรุปเสียที จนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกถูก “ดูดวิญญาณ” แทบไร้เรี่ยวแรงหลังจากออกจากห้องประชุม
จากข้อมูลของ Atlassian บริษัทซอฟต์แวร์ พบว่า เหล่าผู้บริหารของบริษัทชั้นนำใช้เวลาประชุมเฉลี่ย 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยตั้งแต่เช้าจนถึงเที่ยงของทุกวันเป็นเวลาของการประชุม ซึ่งทำให้ 91% ของผู้ตอบผลสำรวจสมาธิหลุดระหว่างประชุม ขณะที่ 73% ทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม และ 47% ระบุว่าการประชุมเป็นเรื่องที่เสียเวลามากที่สุดในการทำงาน
งานวิจัยที่ตีพิมพ์ในราชบัณฑิตสภาทางวิทยาศาสตร์แห่งสหราชอาณาจักร (the Royal Society of London) เมื่อปี 2555 ที่ทำการศึกษาสัญญาณพฤติกรรมทางระบบประสาทที่แสดงออกในกลุ่มผู้เข้าประชุม ด้วยวิธีการถ่ายภาพด้วยคลื่นสนามแม่เหล็กภายในสมองและการจัดอันดับไอคิว
งานวิจัยดังกล่าว ค้นพบว่า ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีไอคิวลดลงราว 15% หลังเข้าร่วมการประชุม เนื่องจากความเบื่อหน่ายและการเหม่อลอยระหว่างประชุม รวมถึงความเห็นที่เสนอไปไม่ได้รับการยอมรับ หรือแม้แต่ถูกวิจารณ์กลางที่ประชุม ล้วนเป็นสาเหตุที่ทำให้ไอคิวลดลงทั้งสิ้น
สอดคล้องกับงานวิจัยหลายชิ้นพบว่าการใช้เวลามากเกินไปในการประชุม สามารถเพิ่มระดับความเครียดและทำให้ไม่มีสมาธิในการทำงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมยาวหลายชั่วโมง หรือการประชุมระยะสั้นติดกันหลาย ๆ วงประชุมก็ตาม
แต่ในเมื่อเราเลิกประชุมไม่ได้ แล้วจะมีวิธีการใดที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและไม่สิ้นเปลืองพลังงานของผู้เข้าประชุมมากจนเกินไป?
📑เริ่มประชุมด้วยการอ่านเอกสารการประชุม
“เจฟฟ์ เบซอส” อดีตประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (ซีอีโอ) ของ “Amazon” เคยกล่าวเมื่อปี 2561 ว่า การปรับเปลี่ยนรูปแบบการประชุมภายในองค์กรน่าจะเป็นสิ่งที่ฉลาดที่สุดที่ Amazon เคยทำมา โดยเขาให้ยกเลิกการนำเสนอ PowerPoint ระหว่างการประชุม และจะเริ่มการประชุมด้วยการให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านข้อมูลการประชุมอย่างละเอียดครบทุกหัวข้อในวาระการประชุม
เบซอสระบุว่า การปล่อยให้แต่ละคนได้อ่านเอกสารเงียบ ๆ จะช่วยให้เกิดการสนทนาและการแลกเปลี่ยนความเห็นที่ดี ขณะเดียวกันก็เป็นวิธีที่สร้างความมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนจะอ่านเอกสารการประชุมอย่างแน่นอน
✍️ประชุมให้สั้นกระชับและบันทึกการประชุม
เบซอสยังกล่าวว่า “บันทึกการประชุม” สามารถช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ร่วมประชุมพูดคุยกันนอกเรื่อง และช่วยให้การประชุมใช้เวลาสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ อีกทั้งไม่สูญเสียรายละเอียดสำคัญไป โดยเบซอสระบุว่าบันทึกการประชุมที่ดีไม่ควรเกินหกหน้า และถ้าเป็นไปได้ใช้ระยะเวลาการประชุมไม่เกิน 1 ชั่วโมง
ดังนั้นการจัดประชุมเฉพาะเรื่องที่สำคัญและต้องการความเห็นของมติที่ประชุมเพื่อการตัดสินใจเท่านั้น งดการจัดประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ใด ๆ ทิ้งเสีย เพราะนอกจากจะเสียเวลาโดยใช่เหตุแล้ว ยังเสียทรัพยากรโดยไม่จำเป็นอีกด้วย จากข้อมูลของ Atlassian พบว่า ในปี 2558 บริษัทในสหรัฐเสียค่าใช้จ่ายสำหรับการประชุมที่ไม่จำเป็นต่อธุรกิจไปกว่า 37,000 ล้านดอลลาร์
นอกจากนี้ ในแต่ละการประชุมยังควรเชิญเฉพาะคนสำคัญที่จำเป็นและมีความเท่าเทียมกัน เพื่อให้ทุกคนรู้สึกเท่ากันและไม่น้อยเนื้อต่ำใจ พร้อมให้การสนับสนุนไอเดียของทีมด้วยการพูดเชิงบวกมากกว่าการทำให้คนในทีมเสียหน้า
🙋♂️พนักงานพูดก่อน หัวหน้าพูดเป็นคนสุดท้าย
เมื่อเข้าสู่การประชุม ควรพนักงานแต่ละคนนำเสนอความคิดเห็นของตนเองก่อน เพื่อป้องกันการครอบงำทางความคิดแล้ว ยังไม่เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประจบประแจงเหล่าผู้บริหารด้วยการเห็นด้วยกับความคิดของพวกเขาไปเสียทุกเรื่องอีกด้วย
จะเห็นได้ว่าวิธีการประชุมของเจฟฟ์ เบซอสนั้นให้ความสำคัญกับผู้ร่วมประชุมและทีมงาน รวมถึงพยายามทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วยการใช้สั้นลงแต่ได้ข้อมูลให้ครบถ้วนมากที่สุด เพราะทุกวินาทีนั้นมีค่า สามารถสร้างรายได้แก่ธุรกิจได้ ขณะเดียวกันยังเป็นการ “เซฟพลังงาน” ทั้งนายจ้างและลูกจ้าง
- 81
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
