📄ความแตกต่างของ “Proforma invoice” vs “Commercial invoice”
Invoice หรือใบแจ้งหนี้ เป็นสิ่งที่น่าปวดหัวสำหรับผู้ประกอบการอยู่พอสมควร เนื่องจากมีหลายประเภท และมีการใช้งานที่แตกต่างกัน เรียกได้ว่ามือใหม่ที่ต้องทำเอกสารจะต้องมีความสงสัยและมีคำถามเกี่ยวกับ Invoice อย่างแน่นอน ดังนั้น วันนี้เราจะมาอธิบายใบแจ้งหนี้ 2 ประเภทที่มีการเรียกเก็บจากลูกค้า บ่อย ๆ นั่นก็คือ Proforma invoice และ Commercial invoice และจะชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างของทั้งสองประเภท ดังนี้
🔰Commercial Invoice หรือ Invoice หรือ ใบกำกับสินค้า
คือ เอกสารที่ยืนยันการจำหน่าย และโอนกรรมสิทธิ์สินค้าระหว่าง ผู้ผลิต และผู้สั่งซื้อ โดยในเอกสารจะให้คำอธิบายที่ถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าที่ถูกส่ง เช่น รายการจำนวนสินค้า น้ำหนัก ราคาต่อหน่วย ราคารวม ประเภทของราคาที่ทำการซื้อขาย จำนวนหีบห่อ พาหนะที่ทำการขนส่ง หรือชื่อลูกค้า ซึ่งแยกออกเป็นรายการ พร้อมกำหนดวันและเวลาที่ลูกค้าต้องชำระตามกำหนด
ซึ่งโดยมากแล้วจะมีรายละเอียดเหมือนกับ Proforma invoice จะต่างกันตรงวันที่ออกเอกสาร เนื่องจาก Commercial invoice จะออกให้หลังจากผู้ซื้อได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้วหรือสามารถส่งไปพร้อมกับสินค้าได้ โดยในแต่ละบริษัทก็จะมี Form ในการออก invoice ของตนเอง เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสินค้า
🔰เนื้อหาที่ควรมีใน Commercial Invoice
1. ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายสินค้า (ผู้ส่งออก) และผู้ซื้อสินค้า (นำเข้า)
2. วันที่ออกเอกสาร หมายเลขเอกสาร อ้างอิงคำสั่งซื้อ หรือสัญญา
3. ข้อตกลงการส่งมอบสินค้า (Incoterms)
4. ข้อตกลงการชำระเงิน (Payment terms)
5. สนามบินต้นทาง (Original Airport) และสนามบินปลายทาง (Destination Airport)
6. รายละเอียดสินค้า ชื่อสินค้า ปริมาณสินค้า ราคาต่อหน่วย ราคารวม
7. น้ำหนักสินค้า จำนวนหีบห่อ ฉลากหรือเครื่องหมายการจัดส่ง
8. ผู้มีอำนาจของบริษัทผู้ส่งออก ลงรายชื่อรับรอง พร้อมประทับตราบริษัท
🔰Proforma Invoices หรือ ใบแจ้งราคา
คือ เอกสารที่ใช้ในการแจ้งรายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขในการจ่ายเงิน และเงื่อนไขในการขนส่ง โดยผู้ผลิตหรือจำหน่ายสินค้า จะจัดทำ Proforma Invoice ขึ้น เพื่อส่งไปยังลูกค้าหรือผู้ซื้อ เมื่อลูกค้าหรือผู้ซื้อยอมรับในราคาและเงื่อนต่าง ๆ ก็จะทำการเปิด Credit สั่งซื้อสินค้า โดยอ้างอิงเลขที่และวันที่ของ Proforma Invoice นั้น ๆ ดังนั้น Proforma Invoice จึงใช้ได้ทั้งเป็นการเสนอขาย (Quotation) และข้อตกลงแทนสัญญาซื้อขายได้อีกด้วย
แต่เนื่องจากเอกสารดังกล่าวไม่ถือเป็นการขายจริง ดังนั้นจึงไม่มีการบันทึกรายการใบแจ้งหนี้ Proforma ในรายการบัญชีของผู้ขายสำหรับลูกหนี้การค้าและใบเสร็จรับเงินของผู้ซื้อสำหรับเจ้าหนี้
สำหรับธุรกิจนำเข้าและส่งออก จะมีการทำ Letter of Credit (L/C) โดยผู้ซื้อจะขอให้ธนาคารเป็นผู้ค้ำประกันการชำระเงิน เพื่อในช่วงก่อนที่ผู้ขายจะส่งสินค้าผู้ขายจะมั่นใจว่าจะได้รับเงินในการขายแน่นอน ซึ่งธนาคารก็จะต้องขอเอกสาร Proforma invoice เพื่อเป็นรายละเอียดในการขอเปิดวงเงินเครดิตให้ผู้ซื้อ
🔰ขั้นตอนในการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร Proforma Invoice
เมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า อาจจะเป็นจากทางโทรศัพท์ E-mail หรือช่องทางอื่น ๆ ก็จะมีการตกลงกับลูกค้าเรื่องการขนส่งสินค้าว่าบริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการส่งสินค้าให้กับทางลูกค้าวันที่เท่าไร
เมื่อตกลงกันเรียบร้อย ทางลูกค้าจะส่งใบออเดอร์มาให้กับทางบริษัท บริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการเปิด Proforma Invoice ตามข้อมูลที่ได้ตกลงกับลูกค้าเอาไว้ เมื่อจัดทำเอกสาร Proforma Invoice เป็นที่เรียบร้อยแล้ว บริษัทหรือผู้ผลิตจะทำการส่งเอกสาร Proforma Invoice ไปให้กับทางลูกค้า เพื่อยืนยันการซื้อขายกัน
โดยให้ลูกค้าตรวจสอบว่ารายละเอียดต่าง ๆ มีความถูกต้องหรือไม่ ทั้งราคา จำนวน หรือ Term of payment เป็นต้น หากลูกค้าแจ้ง Confirm กลับมา หรือเซ็นชื่อส่งกลับมา ก็แสดงว่าเป็นอันตกลงซื้อขายและทำการส่งสินค้าไปให้ แต่ถ้าหากมีข้อผิดพลาดใน Proforma Invoice ลูกค้าจะแจ้งกลับมาให้บริษัทหรือผู้ผลิตแก้ไขและส่งกลับไปให้ใหม่
📌จากข้างต้น ทุกคนคงพอทราบแล้วว่า Commercial Invoice และ Proforma Invoice คืออะไร ต่อไปเราจะมาดูกันว่าทั้งสอง invoice ลักษณะแตกต่างกันอย่างไร
🔰ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างใบแจ้งหนี้ Commercial Invoice และ Proforma Invoice
🔹Proforma Invoice คือเอกสารที่ใช้ในการแจ้งราคาและเงื่อนไขในการจ่ายเงิน โดยผู้ผลิตหรือบริษัท จะจัดทำส่งให้ลูกค้าก่อนการจัดส่ง เพื่อยืนยันรายละเอียดของรายการสั่งซื้อ ซึ่งไม่มีผลทางบัญชี ส่วน Commercial Invoice คือ ใบแจ้งหนี้ที่แสดงรายการสินค้า ราคา และอื่น ๆ ให้ลูกค้าทราบ หลังจากมีการส่งสินค้าแล้ว รวมทั้งเครดิตและเงื่อนไขต่าง ๆ
🔹Proforma Invoice เป็นประเภทใบแจ้งราคาและมีข้อผูกมัดซึ่งผู้ผลิตหรือบริษัทต้องมีการจัดหาสินค้าและทำการส่งมอบตามกำหนด ในส่วนของ Commercial Invoice คือ ใบเรียกเก็บเงินซึ่งแสดงจำนวนเงินที่เกิดจากผู้ซื้อ และมีเงื่อนไขในการชำระเงิน
🔹Proforma Invoice ใช้สำหรับการสร้างยอดขาย ส่วน Commercial Invoice จะใช้เพื่อยืนยันการส่งสินค้าและการขาย
🔹ผู้ขายจะส่ง Proforma Invoice ตามคำขอของผู้ซื้อก่อนทำการสั่งซื้อ ซึ่งตรงข้ามกับ Commercial Invoice ซึ่งผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อขอให้ชำระค่าสินค้าที่จัดส่งไปให้
🔹Proforma Invoice เป็นเพียงใบแจ้งหนี้จำลอง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการสร้างยอดขายดังนั้นจึงไม่มีการบันทึกรายการบัญชีในธุรกรรมทางการเงิน ซึ่งแตกต่างจาก Commercial Invoice ซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้ที่แท้จริงและเป็นผลลัพธ์ในการทำธุรกรรมทางการเงิน การบันทึกทางบัญชีที่จะทำในหนังสือของทั้งสองฝ่าย
🔹วัตถุประสงค์ฃของ Proforma Invoice คือการช่วยให้ผู้ซื้อในการตัดสินใจเกี่ยวกับการสั่งซื้อ ในส่วนของ Commercial Invoice ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ขายขอชำระเงินจากผู้ซื้อ
จากข้อมูลทั้งหมด จึงสรุปได้ว่า Proforma Invoice คือเอกสารที่ลูกค้าขอให้ผู้ผลิตหรือบริษัทส่งให้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ รวมทั้งยังเป็นข้อตกลงแทนสัญญา ซึ่งขั้นตอนนี้จะยังไม่มีผลทางบัญชี เมื่อลูกค้ามีการเซ็นใบ Proforma Invoice หรือคอนเฟิร์มกลับมา ผู้ผลิตหรือบริษัทจะทำการส่งสินค้าให้ พร้อมกับ Commercial Invoice หรือ ใบแจ้งหนี้
โดยในเอกสารจะแสดงรายการสินค้า ราคา และอื่น ๆ รวมทั้งเครดิตและเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ซึ่งในขั้นตอนนี้ จะมีผลทางบัญชีที่ของทั้งสองฝ่าย
#ความรู้เพิ่มเติม
🔰เอกสารอื่นๆที่มีคำว่า Invoice ใช้ทำอะไรบ้าง
- Invoice - คือใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารเรียกเก็บเงินจากลูกค้า สำหรับกรณีที่ลูกค้าได้รับของหรือบริการแล้วนั่นเองตัวอย่างเช่น ค่าบริการรายเดือนต่างๆ
- Tax Invoice - คือใบกำกับภาษี เป็นการยืนยันยอดของการขาย ทำหน้าที่คล้าย Commercial Invoice เเต่ถ้าเป็นในประเทศไทยจะมีไว้ใช้ในการขายภายในประเทศเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากต้องมีรายระเอียดของภาษีมูลค่าเพิ่มรวมอยู่ด้วย ซึ่งใบกำกับภาษีก็จะมีให้ทั้งแบบเต็ม และ แบบย่อ โดยที่
🔹แบบเต็ม จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มจะคิดจากรายการราคาสินค้าและบริการ โดยที่จะต้องแยกออกจากกันให้ชัดเจน
🔹แบบย่อ จะมีรายการราคาสินค้าหรือบริการ และ จะต้องมีคำว่า รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว ระบุไว้อย่างชัดเจน
ติดตามความรู้ ข่าวสาร และกิจกรรมเพิ่มเติมได้ที่ :
เพจ การขนส่งสินค้าทางอากาศ
Facebook Public Group : ชุมชนการขนส่งสินค้าทางอากาศ
- 5
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
