[TO DO LESS] 6 จุดเล็กๆ ถ้าตัดออกได้ จะช่วยให้งานเสร็จไวขึ้น ⏰การทำงานให้เร็ว จะช่วยให้เราจัดการงานได้เร็วขึ้น แต่ความจริงที่เรามักเจอคือ ต่อให้เราทำงานเร็วแค่ไหน ก็ยังมีงานเหลือเป็นกองๆ อยู่ดี ต้องนั่งหลังคดหลั

สำรวจ
ลงทุน
คำถาม

มีบัญชีอยู่แล้ว?หรือ

TO DO LESS

•

21 เม.ย. 2023 เวลา 04:16 • ไลฟ์สไตล์

6 จุดเล็กๆ ถ้าตัดออกได้ จะช่วยให้งานเสร็จไวขึ้น

⏰การทำงานให้เร็ว จะช่วยให้เราจัดการงานได้เร็วขึ้น

แต่ความจริงที่เรามักเจอคือ

ต่อให้เราทำงานเร็วแค่ไหน ก็ยังมีงานเหลือเป็นกองๆ อยู่ดี

ต้องนั่งหลังคดหลังแข็งทำงานมากกว่า 8 ชม.

นั่นอาจจะเป็นเพราะว่า เรากำลังทำสิ่งที่ไม่จำเป็นอยู่ก็ได้ค่ะ

จนทำให้สิ่งที่ต้องทำมันเยอะมากเกิน

จนกระทบการทำงานให้ช้ากว่าเดิม!

ถ้าหากคุณเป็นคนทำงานค่อนข้างเร็วอยู่แล้ว เลยอยากให้ลองอีกวิธีนึงควบคู่กันไปค่ะ นั่นก็คือ #การลดทอนสิ่งที่ไม่สำคัญออกไป

เพื่อให้เหลือสิ่งที่ต้องทำจริงๆ น้อยที่สุด (หรือ To Do Less นั่นเอง)

ซึ่งสิ่งเล็กๆ ที่เราลองตัดออก แล้วช่วยให้งานเสร็จไวขึ้น มีตามนี้ค่ะ

1. ตกแต่งสไลด์ให้สวย

เป็นไหมคะ จะทำ Presentation ทีไร ต้องทำให้สวย ถ้าไม่สวยแล้วจะรู้สึกขัดใจยังไงชอบกล ทำให้บางทีก็นั่งทำเพลินข้ามวัน! ซึ่งความเป็นจริงแล้ว สไลด์เราอาจเสร็จไปตั้งแต่เที่ยง ถ้าไม่ได้ตกแต่ง บางทีความสวยก็ไม่ได้สำคัญกับการทำสไลด์ แต่มันอยู่ที่พ้อยท์การนำเสนอมากกว่า ก่อนจะทำ เราจะดูก่อนว่า สไลด์นี้เอาไปใช้เพื่ออะไร ถ้าเพื่อสื่อสารใน Internal เน้นเข้าใจก็พอ ก็จะใส่แค่ประเด็น เน้นสื่อสารเข้าใจ ไม่เน้นตกแต่งมาก

แต่ถ้าเป็นงานที่ต้องไป Pitching ลูกค้า หรือนำเสนอคนนอกองค์กร ที่ต้องอาศัยภาพลักษณ์ ก็จะเอาเรื่องความสวยงามเข้ามาค่ะ พอทำแบบนี้แล้ว พบว่า สไลด์ที่ใช้ใน Internal ใช้เวลาลดลงไปกว่าครึ่ง และใช้สื่อสารได้ดีขึ้น

✨Tips: อีกวิธีหนึ่งที่ช่วยได้มากๆ เลยคือ แทนที่จะไปนั่งฟุ้งในสไลด์หน้าจอ ให้ลองดราฟ์สิ่งที่เราจะทำในกระดาษก่อนค่ะ พอคิดได้เสร็จ ก็ใส่ๆ ข้อมูลลงสไลด์ไปเลย ช่วยลดเวลาคิดวนในสไลด์ไปได้เป็นกองเลย

2. ลด Report ที่ไม่ต้องบอกก็ได้

อีกหนึ่งงานหิน ใช้เวลาไปไม่น้อย ก็คือเจ้า Report ค่ะ เราเองก็เคยมีประสบการณ์ทีมงานโหลดมากๆ แล้วพอมาเช็กดูพบว่า งานที่ใช้เวลาเยอะมากๆ คือการทำ Report นั่นเอง เลยคิดต่อว่า เราจะแก้มันยังไงดี ทางเดียวเลยคือ ลดทอน หรือ Lean มันนั่นเอง

โดยเริ่มจาก

- คิด Objective ก่อนว่า เราทำ Report ไปทำไม

ข้อมูลอะไรบ้างที่ Impact จริงๆ

- รวมถึง “อะไรที่ไม่ต้องบอกก็ได้”

เพื่อป้องกันไม่ให้เสียเวลาทำสิ่งที่ไม่จำเป็น

อาจจะลองคิดจากมุมเราเอง หรือถามทีมที่เกี่ยวข้อง

หัวหน้างานก็ได้ค่ะว่า เขาอยากรู้อะไร

หรือถ้าใครอยากได้ข้อมูลอะไรเพิ่ม

ให้ถามก่อนเสมอว่า “เอาข้อมูลไปทำไม”

วิธีการนี้ จะช่วยให้เราไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทำข้อมูลที่ไม่จำเป็น

แล้วทุ่มเวลาไปกับสิ่งที่ Matter จริง

ที่สำคัญช่วยลดเวลาการทำงานของเราลงได้ด้วย

3. ตัดเนื้อหาพูดประชุมที่ไม่ต้องบอกก็ได้

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องเยอะเสมอไป

แต่มันคือการสื่อสารได้อย่างตรงประเด็นที่สุด

การป้องกันการใส่เนื้อหายาวเยียดได้ดีก็คือ

การเซ็ท Agenda ก่อนว่า Meeting นี้เราจะคุยอะไร

สไลด์ที่ทำ ต้องตอบ Agenda แ

ละสิ่งที่พูดใน Meeting ต้องไปหลุดจาก Agenda

สิ่งที่เกิดก็คือ สไลด์เราจะกระชับ พอกระสไลด์กระชับ

สิ่งที่พูดจะกระชับตาม

หรือพูดอีกอย่างคือ

สไลด์ที่ทำ จะเป็นตัวช่วยกำหนดการพูดของเราได้เช่นกันค่ะ

ทำยาวมาก ก็พูดเหนื่อย ถ้ากระชับหน่อย ก็จะไม่ล้าเกินไป

พอเราเน้นประเด็นสำคัญเป็นหลัก การประชุมจะใช้เวลาไม่ยาวมาก

✨Tips: เคล็ดลับที่เราชอบใช้คือ เวลาพรีเซนต์อะไรจะไม่พูดดีเทลยาวค่ะ พยายามเอา Key Point ไปพูด แต่บางคนก็จะสงสัยว่า แล้วยังงี้คนอื่นจะเข้าใจเหรอ ถ้าพูดสั้นมาก? ในส่วนที่ไม่เข้าใจ หรือซับซ้อนเอาไว้เป็นพาร์ทซักถามค่ะ ส่วนสิ่งที่พรีเซนต์ต้องเป็นสิ่งที่เราอยากบอก และสิ่งที่คนฟังอยากฟังเท่านั้น พอทำแบบนี้จากประชุมหลักชม. ก็จบได้แค่ 30 นาทีก็มีค่ะ

4. ลดการแก้งานบ่อย

งานที่เสร็จช้า หรือไม่เสร็จสักที ไม่ได้อยู่ที่ปริมาณเสมอไป แต่บางทีก็อยู่ที่จำนวนการแก้ค่ะ อย่างเช่น เราทำไฟล์ข้อมูลใน Excel ทำไปเกือบครึ่งวัน แล้วพบว่า คำนวณเลขผิด ต้องกลับไปแก้ใหม่ เท่ากับว่าครึ่งวันที่ผ่านมาเสียเวลาเปล่า มันจะดียิ่งกว่าถ้าทำม้วนเดียวจบ ลดทอนเวลาที่ต้องมานั่งแก้ มานั่งทำใหม่

5. ลดจำนวนคลิก

งานบางอย่างก็สามารถ Shortcut หรือหาทางลัดให้ได้ค่ะ วิธีใกล้ตัวสุดเลย ก็คือ “การลดจำนวนคลิกเม้าส์” นั่นเอง อาจจะดูเหมือนว่า ไม่เห็นจะช่วยได้เยอะ เช่น งานนึ้ ต้องคลิกจำนวน 10 ครั้ง แล้วเราสามารถรวบได้คลิกเดียว อาจจะประหยัดลงแค่ 5 วินาที แต่ถ้างานนี้ต้องทำบ่อย ทำหลายครั้งต่อวัน ถ้าลองเอาไปคูณ 10 ก็จะเท่ากับ 50 วินาที หรือเกือบ 1 นาทีเลยทีเดียว ซึ่งเคล็ดลับนี้ก็คือการใช้คีย์ลัดนั่นเองค่ะ จากที่ต้องคลิกหลายครั้ง ก็รวบมันเป็นคลิกเดียวไปเลย

6. วางแผนเยอะเกินไป

สุดท้ายค่ะ สิ่งที่ทำให้ตกม้าตายกันเยอะมากเลยก็คือ “การวางแผน” นี่แหละค่ะ! เอ๊ะ! มันยังไง การวางแผนก่อนก็น่าจะช่วยให้งานเสร็จไว แต่อีกมุมมืดก็คือ ถ้าเราติดการ Planning เยอะไป คิดละเอียดมาก ใช้หลายแอปพลิเคชั่นมาก มันจะกลายเป็นเวลา เสียเวลาไปกับแพลนงาน จนไม่ได้ลงมือทำสักทีค่ะ ทางแก้ก็คือ คิดงาน Priority ว่า สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จมีอะไรบ้าง (อ่านเคล็ดลับการ Priority เพิ่มเติมได้ที่คอนเทนต์นี้เลย>>>https://bit.ly/3L2xOt4)

ลดการใช้แอปพลิเคชั่น เลือกแค่อันที่ใช้ถนัดมือ และเหมาะสมกับเนื้องานเราค่ะ อย่างเราเอง ใช้แค่ Calendar สำหรับยิง Meeting กับเพื่อนร่วมงานกับ สมุด Planner เท่านั้นค่ะ กลายเป็นว่า จากการลดทอนการ planning เหลือเวลาทำงานเพิ่มเป็นหลักชม.อยู่เหมือนกันค่ะ

✨นี่ก็คือเคล็ดลับการประหยัดเวลา ให้เรามีเวลาเหลือไปทำงานอื่น หรือมีเวลาพักผ่อนกันมากขึ้นค่ะ จะเห็นได้ว่า บางงานแค่ลดทอนขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ ก็ช่วยให้เรามีเวลาเหลือมากขึ้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องทำเยอะ แต่ทำน้อยก็มีประสิทธิภาพได้เหมือนกัน สิ่งสำคัญไม่ใช่ทำเยอะแค่ไหน แต่อยู่ที่สิ่งที่ทำ Impact มากแค่ไหนมากกว่า

หวังว่าเคล็ดลับนี้จะช่วยให้เพื่อนจัดการเวลาได้อยู่หมัดกันมากขึ้นนะคะ

อาจจะไม่ได้เวิร์กสำหรับทุกคน แต่คิดว่า น่าจะช่วยแบ่งเบาได้ไม่น้อยค่ะ

ส่วนใครมีเคล็ดลับในการบริหารเวลาดีๆ ทำแล้วเวิร์ก

ก็สามารถมาแชร์กันได้นะคะ ^^

โฆษณา

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน

6 จุดเล็กๆ ถ้าตัดออกได้ จะช่วยให้งานเสร็จไวขึ้น

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน