4ช่องต้องรู้ EP.32 : สี่วิธีการจัดการกับงานของท่านไอเซนฮาวร์
4ช่องต้องรู้ EP.32 ในวันเสาร์สิ้นเดือนกรกฎาคมนี้ มาพูดคุยเรื่อง สี่วิธีการจัดการกับงานของท่านไอเซนฮาวร์ กันครับ
เรื่องราวเทคนิคจากท่าน ดไวท์ ดี. ไอเซนฮาวร์ [Dwight D. Eisenhower] ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา คนที่ 34 ที่อยู่ในตำแหน่งต่อเนื่องสองสมัยรวม 8 ปี [1953-1961] ได้ใช้อ้างอิงในการบริหารจัดการงานของท่านได้เป็นอย่างดีจนเป็นที่ประจักษ์
ต่อมาจึงมีผู้นำเทคนิคนี้มาใช้และตั้งชื่อเพื่อเป็นเกียรติกับท่านว่า The Eisenhower Decision Matrix จัดว่าเป็น Task Management Tool ที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิผลดีเครื่องมือหนึ่ง เรามาดูกันครับ
🔎 มีงานสี่ชนิดที่เข้ามาในชีวิตเรา [Four Types of Tasks]
🔹[1]: “งานสำคัญที่เร่งด่วน” [Urgent and Important Task -> Must-do Task]
วิธีการจัดการ คือ “Do it now”
ให้ลงมือทำทันที ด้วยตนเองหรือบุคคลที่น่าเชื่อถือและวางใจได้ ในฝีมือ ขีดความสามารถและความรับผิดชอบในงาน
🔹 [2]: “งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” [Important but not Urgent Task -> Need-to-do Task]
วิธีการจัดการ คือ “Set a Deadline for it”
ให้บันทึกลงในสมุดควบคุมงาน [Job Control Logbook] โดยต้องกำหนด วันกำหนดเสร็จ [Deadline] ของงานชิ้นนั้นเอาไว้ให้ชัดเจน ก่อนมอบหมายลงไปตามสายการบังคับบัญชา
🔹 [3]: “งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน” [Urgent but Not Important Task -> Nice-to-do Task]
วิธีการจัดการ คือ “Delegate it now”
งานชนิดนี้ จัดเป็นงานที่เบี่ยงเบนความสนใจ [Distracting task] ถ้าไม่ระวัง ต้องประเมินความสำคัญให้ออก แล้วมอบหมายผู้อื่นทำทันที อย่าติดกับดักความเร่งด่วนของงานจนต้องเก็บไว้ทำเอง แล้วไปสร้างปัญหาให้กับงานสำคัญที่เร่งด่วนในมือเรา
🔹 [4]: “งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน” [Not Important and Not Urgent Task -> Nice-to-not-do Task]
วิธีการจัดการ คือ “Delete or Discard it”
ให้พิจารณาอย่างรอบคอบก่อนละทิ้ง หรือขจัดออกไปจากตารางงานของเรา และพยายามวางกรอบพิจารณา เพื่อป้องกันมิให้งานชนิดนี้หลุดเข้ามาในกระแสการทำงานของเรา
🔎 ข้อชวนคิด
หลักคิดและวิธีการประยุกต์ใช้งานของ The Eisenhower Decision Matrix นี้ไม่ยุ่งยาก หรือสลับซับซ้อนอะไร
ประเด็นที่ผู้ปฏิบัติต้องระวังก็คือ การให้นิยาม หรือเกณฑ์พิจารณา [Criteria] ของคำว่า “งานสำคัญ” และคำว่า “ความเร่งด่วน” ซึ่งแต่ละองค์กรธุรกิจย่อมแตกต่างกันไป
แม้ภายในองค์กรเดียวกัน คนในต่างแผนกกัน ก็ยังตีความคำว่า “งานสำคัญ” แตกต่างกัน บางหน่วยงานเห็นว่า คำสั่งจากหัวหน้าของตนสำคัญที่สุดเสมอ โดยเฉพาะหน่วยงานที่เป็น “งานหลังบ้าน” [Back-office work] ทั้ง ๆ ที่ คำขอจากฝ่ายขายให้ช่วยแก้ปัญหาที่กำลังเกิดลูกค้ารายใหญ่นั้นอาจ “สำคัญมาก” ต่อชื่อเสียงและเครดิตของบริษัทก็ตาม
แต่เมื่อส่งมาจากพนักงานขายคนหนึ่ง ฝ่ายคลังสินค้าก็อาจมองว่าไม่สำคัญ เพราะฝ่ายขายมักจะขอให้ทำงานล่วงเวลา เพื่อเบิกสินค้าให้ลูกค้าแบบด่วน ๆ อยู่เสมอ และแผนกคลังก็ได้รับคำสั่งจากผู้จัดการแผนก ไม่ให้เบิกค่าแรงโอทีตามนโยบายควบคุมค่าใช้จ่าย พนักงานคลังจึงไม่ยอมทำงานล่วงเวลาให้ เป็นผลให้ฝ่ายจัดส่งต้องส่งสินค้าไปถึงลูกค้าช้าไปหนึ่งวัน
ทำให้ลูกค้าเสียหายและโกรธมาก เพราะไม่มีสินค้าที่จะนำไปออกงานแสดงสินค้าได้ทันในวันรุ่งขึ้น ทั้ง ๆ ที่ฝ่ายขายก็ได้รับปากเป็นมั่นเป็นเหมาะแล้วว่า จะรีบจัดส่งให้ได้ทันออกงานแต่ก็ผิดนัดจนได้ เป็นต้น
ดังนั้น เครื่องมือทางการบริหารจะดีเยี่ยมเพียงใด หากถูกนำมาใช้อย่างขาดความละเอียดรอบคอบและความเอาใจใส่อย่างจริงจังจากหัวหน้างานในแผนกต่าง ๆ แล้ว ก็ไม่อาจสร้าง “ผลลัพธ์ที่ดี” กับองค์กรแห่งนั้นก็ได้ หลายท่านที่เคยประสบปัญหาด้านมาตรฐานการให้ความสำคัญกับงานที่แตกต่างกันของพนักงานต่างแผนก คล้าย ๆ กับในกรณีตัวอย่างนี้มาแล้ว ก็คงจะมีความเห็นเหมือนกับผมนะครับ
พบกันใหม่วันเสาร์หน้าครับ
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
