เคล็ดลับบริหารเวลาแบบ ‘Timeboxing’
ของคุณแม่ลูกห้าและผู้บริหาร Goldman Sachs วัย 39 ที่ช่วยประหยัดเวลาวันละ ‘หลายชั่วโมง’
การเป็นหนึ่งในผู้บริหารบริษัทการเงินที่ยิ่งใหญ่ที่สุดแห่งหนึ่งบน Wall Street อย่าง Goldman Sachs ก็ว่ากดดันและงานหนักพอแล้ว ลองทำไปพร้อมๆ กับทำหน้าที่คุณแม่ในครอบครัวลูกห้าคนอย่างไม่ตกหล่นดูด้วย ถือเป็นความท้าทายที่ต้องอาศัยความอดทน ความอึด และการบริหารเวลาที่ดีอย่างไม่มีที่ติ
นั่นคือสิ่งที่ เชคินาห์ เบส (Shekhinah Bass) ทำครับ
เธอเริ่มทำงานที่ Goldman Sachs ตั้งแต่อายุ 22 ปี สิ่งที่เธอพัฒนาขึ้นพร้อมกับตำแหน่งหน้าที่การงานคือความสามารถในการบริหารจัดการเวลาของตัวเองให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่ทำให้ตัวเองเบิร์นเอาต์
ในวัย 39 ปี เบสทำงานเป็นหัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์บุคลากรของ Goldman Sachs ภายในแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทเวลานี้ เธอบอกกับเว็บไซต์ CNBC ว่า
“ฉันเคยรู้สึกอิจฉาพวกผู้บริหารระดับสูงที่วิ่งไปประชุมนั่นนี้ แต่ตอนนี้รู้สึกอิจฉาตัวเองในอดีตที่มีประชุมนิดหน่อยในตารางงานของตัวเอง”
อย่างที่เราทุกคนทราบดีว่ายิ่งเรามีตำแหน่งงานในบริษัทสูงขึ้น เราต้องมีการจัดการเวลาของตัวเองให้ดีขึ้นด้วย ไม่งั้นจะไม่มีทางจัดสมดุลงานกับชีวิตได้เลย และวิธีที่จะทำแบบนั้นได้ เบสบอกว่าเราต้อง “ตั้งใจและคุมขอบเขตพื้นที่ของตัวเองให้ได้”
สิ่งที่เบสกำลังจะบอกก็คือว่าทุกคนมีพื้นที่ชีวิตของตัวเองที่ต้องดูแลให้ดี เคารพพื้นที่และเวลาตรงนั้นและคนอื่นๆ ก็จะทำตาม
“คุณจำเป็นต้องมีเวลาเพื่อไปพักและทำอย่างอื่นที่รู้สึกมีความสุข” เธอเสริม “มีบางครั้งที่ฉันไม่ได้สร้างพื้นที่ตรงนั้นและมันก็เหนื่อยจนแทบหมดแรง แต่การสร้างกรอบพื้นที่จะช่วยให้ตัวคุณเก่งขึ้น”
เทคนิคที่เบสแนะนำคือสิ่งที่เรียกว่า ‘Timeboxing’ ครับ
#Timeboxing_คืออะไรและทำยังไง?
กล่าวอธิบายสั้นๆ มันคือการเอา To-Do List + Calendar เข้าด้วยกัน เพื่อให้เราสามารถวางแผนอนาคตที่จะเกิดขึ้นได้นั่นเองครับ
วิธีทำก็คือว่าเราเอา ‘งาน (task)’ ที่จะทำบน To-Do List มาใส่ระยะเวลาเข้าไป หลังจากนั้นก็เอาไปล็อกเวลาของตัวเองไว้บนปฏิทิน (Calendar) เพื่อที่จะไม่ให้มีอะไรมารบกวนเวลาทำงานนั้นๆ เมื่อทำงานจนช่วงเวลานั้นจบลง ก็ดูว่าทำไปได้ถึงไหนแล้วก่อนที่จะไปทำงานชิ้นต่อไป
ทุกเช้าวันจันทร์ เบสนั่งจัดปฏิทินของตัวเองให้เป็นบล็อกต่างๆ เช่นการประชุม การทำงานแบบโฟกัส (deep-focus work) และการหยุดพักด้วย แม้แต่การหยุดพักสัก 15 นาที เพื่อไปเดินยืดเส้นยืดสายก็จะถูกล็อกเวลาเอาไว้บนปฏิทินการงานของเธอเช่นกัน
คำแนะนำของเธอคือให้เราทำงานแบบโฟกัสในช่วงที่มีขีดพลังงานและสามารถโฟกัสได้มากที่สุดของวัน สำหรับเธอแล้วนั่นคือการตั้งกรอบเวลา 1-2 ชั่วโมงระหว่าง 8:00 - 10:00 เพื่อตอบอีเมล พัฒนากลยุทธ์เพื่อรับมือกับโปรเจกต์ยากๆ หรือเขียนประเด็นเพื่อไปเสนอลูกค้าคนสำคัญ
“ตอนที่สมองยังสดชื่นและกาแฟเริ่มทำงาน นั่นคือเวลาที่ฉันพร้อมลุยแล้ว” เธอบอก
#ข้อดีของการทำ_Timeboxing
หลายคนน่าจะเคยใช้ To-do List มาก่อนแล้ว ซึ่งเป็นเทคนิคการทำงานที่เขียนว่าแต่ละวันต้องมีอะไรให้ทำบ้าง ตั้งแต่เรื่องที่สำคัญและจำเป็นต้องทำอยู่อันดับแรก หลังจากนั้นก็ค่อยๆ ไล่ลงมาเป็นข้อๆ
มันเป็นเครื่องมือที่ดี เพียงแต่ว่าเราไม่รู้เลยว่างานแต่ละชิ้นนั้นต้องใช้เวลาเท่าไหร่ การทำ To-do List จึงไม่ค่อยมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่นัก แต่ Timeboxing จะทำให้เห็นเส้นทางข้างหน้าเลยว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เราจึงไม่วอกแวกออกนอกเส้นทาง ไม่ต้องมาคิดว่ามีงานอะไรอีกที่ต้องทำหรือค้างอยู่ สมมุติว่า
[08:00 - 10:00] Deep-Work เขียนแผนประชุมลูกค้า X
[10:00 - 10:15] พักดื่มน้ำ ยืดเส้นยืดสาย
[10:15 - 11:00] ประชุมทีมตอนเช้า
[11:00 - 12:00] นัดเจอกับคุณ Y ที่ร้านคาเฟ่ ตรงหน้าออฟฟิศ
[12:00 - 13:00] พักทานข้าวกลางวัน
[13:00 - 14:00] เตรียมเอกสารที่ทีมส่งมาให้ตรวจเมื่อวาน
[14:00 - 14:15] พักดื่มน้ำ ยืดเส้นยืดสาย
[14:15 - 15:00] เรียนคอร์สออนไลน์เรื่องการสร้างประสิทธิภาพให้กับทีม
[15:00 - 16:00] Deep-Work เตรียม Demo สำหรับลูกค้าที่ซื้อผลิตภัณฑ์ Z
[16:00 - 17:00] ประชุมฝ่ายบริหาร
ในการวิเคราะห์เครื่องมือสำหรับการสร้างประสิทธิภาพการทำงาน ‘Timeboxing’ ถือว่าเป็นเครื่องมือที่ได้รับการยอมรับจากบริษัทหลายๆ แห่งว่าสร้างความแตกต่างของผลการทำงานได้อย่างแท้จริง คนที่มีชื่อเสียงคนอื่นๆ ที่ใช้เทคนิคนี้ก็มีตั้งแต่ มิเชลล์ โอบามา (Michelle Obama), ริชาร์ด แบรนสัน (Richard Branson) หรือแม้แต่ อีลอน มัสก์ (Elon Musk)
นอกจากเรื่องงานแล้ว การใช้เทคนิคนี้ยังช่วยให้เบสมีเวลาเหลือสำหรับดูแลครอบครัวและลูกทั้งห้าคนของเธอด้วย ทำให้เธอไม่ต้องเอางานกลับมาทำที่บ้าน ใช้เวลาที่อยู่ที่ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด ประหยัดเวลาไปเยอะมากๆ ในแต่ละวัน
“เทคนิคนี้ช่วยประหยัดเวลาวันทำงานลงไปได้หลายชั่วโมงเลย ทำให้มีเวลาอยู่กับช่วงเวลาสำคัญๆ ของครอบครัว ไม่ว่าจะเป็นการทานอาหารเย็นด้วยกันหรือไปดูลูกๆ แสดงที่งานเวทีของโรงเรียนในตอนบ่าย การสร้างพื้นที่สำหรับตัวเองเพื่อโฟกัสและเติมพลังนั้นไม่ได้แค่สำคัญกับอาชีพเท่านั้น แต่ยังสำคัญกับความสงบของจิตใจคุณด้วย” เบสกล่าวปิดท้าย
#aomMONEY #MoneyStorytelling #Productivity #Timeboxing #เชคินาห์เบส #ShekhinahBass #GoldmanSachs #DeepWork
- 8
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
