🧠 เทคนิคการปลดปล่อยสมองเพื่อจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย GTD: EP.1 เข้าใจ GTD
#feedyourbrain #feedyourmind
#การทำสิ่งที่ควรจะทำให้สำเร็จ
#จัดการงานกองโตให้เสร็จได้อย่างไร
ความรู้สึกเครียดไม่ได้มาจากมีหลายสิ่งที่ต้องทำ
แต่เกิดจากการที่เราทำอะไรไม่สำเร็จสักอย่างต่างหาก
เคยไหมที่บางวันรู้สึกสุขใจทั้งที่ไม่ได้ทำอะไรมาก
แต่บางวันรู้สึกหัวไม่โล่ง ยุ่งทั้งวันแต่ไม่ได้ทำสิ่งที่ควรจะทำให้เสร็จ แม้ว่าจะเป็นแค่เรื่องโทรหาคุณแม่หรือไปซื้อของขวัญวันเกิดให้เพื่อน หากยังไม่ได้ทำก็ทำให้สมองรู้สึกไม่ผ่อนคลายได้เหมือนกัน
GTD หรือ Getting Things Done จะช่วยจัดระบบในสมองซึ่งมีข้อมูลมากมายก่ายกองของเราในแต่ละวันให้โล่ง อันจะนำพาความสำเร็จมาให้เรา
บทความนี้จะนำท่านมาจัดการความยุ่งเหยิงเหล่านี้ ด้วยเทคนิค Getting Things Done หรือ GTD เพื่อเป็นการปลดปล่อยสมอง
ส่วนการนำเครื่องมือดิจิทัลมาช่วยจัดการในขั้นตอนต่างๆ ของ GTD เพื่อให้เกิดความสะดวกในยุคสมัยนี้ที่ต้องทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ (anywhere-anytime-any devices) จะแนะนำใน EP.ถัดๆ ไป
GTD สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในโครงการขนาดเล็กหรือใหญ่ให้สำเร็จได้
GTD ช่วยในการบริหารจัดการเวลาในชีวิตได้
GTD จะเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะมาช่วยจัดการความยุ่งเหยิงในสมอง
GTD ช่วยให้ชีวิตของท่านมีศักยภาพ หรือที่เขาชอบเรียกว่า เป็นชีวิตที่ productive นั่นเอง
💨ไปติดตามรายละเอียดกันเลยค่ะ
🧠 หลักการ Getting Thing Done
Getting Things Done หรือ GTD เป็นระบบจัดการงานที่เป็นที่นิยมแบบหนึ่ง
ผู้คิดค้น GTD คือ คุณ David Allen ผู้เชี่ยวชาญด้าน Productivity
ทุกท่านเคยไหมคะที่วันนี้มีไอเดียมากมาย แต่พออีกวันก็ลืมไปแล้ว
บางครั้งยังจำได้ ก็ได้นำมาลงมือทำ
บางครั้งก็คิดไม่ออกแล้วว่าวันนั้นคิดอะไรไว้ อาการประมาณว่าติดๆ อยู่ที่มุมปาก👄
หลายครั้งที่นึกเสียดายว่าวันนั้นเราคิดไว้แล้ว แต่ด้วยทุกวันมีเรื่องอื่นมากมาย เรื่องวันนั้นก็เลยไม่ได้ถูกนึกถึงหรือนึกไม่ออก
อาการแบบนี้ GTD จะช่วยท่านได้🚑
หลักการของ GTD มีแนวคิดที่ว่า...
สมองถูกออกแบบมาให้คิด ไม่ได้ถูกออกแบบมาให้จำ
สมองถูกออกแบบให้สร้างสรรค์ไอเดีย ไม่ใช่มีไว้เก็บทุกอย่างไว้
จึงจะต้องหาวิธีการให้ทุกอย่างในสมองถูกนำออกมากางตรงหน้า เพื่อให้ไอเดียถูกสร้างสรรค์ได้ดีขึ้น
ทุกวันจะมีเรื่องมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการประชุม งานที่รับผิดชอบหลัก งานโครงการ งานที่ต้องติดตาม งานที่สั่งมาใหม่ งานสังคม ภารกิจส่วนตัว ภารกิจครอบครัว การทำความสะอาดบ้าน การดูแลสวน มากมายก่ายกองเต็มไปหมด
สมองที่ใช้ความจำกับสิ่งเหล่านี้เยอะๆ จะทำให้เสียพลังในการคิด
เพราะสมองจะพยายามคิดถึงสิ่งที่คั่งค้าง เพราะอยากจะทำให้เสร็จ
สมองก็จะล้า เสียสมาธิในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ
หากอยากจะจัดการความยุ่งเหยิงเหล่านี้ ก็ลองทำตามขั้นตอนของ GTD กันดูค่ะ
🧠 ขั้นตอนการปฏิบัติตามแนวคิด GTD
มี 5 ขั้นตอนด้วยกัน
1. Capture
2. Clarify
3. Organize
4. Review
5. Engage
มาเริ่มกันเลยค่ะ
🔮ขั้นตอนที่ 1 Capture จดความคิดทุกอย่างในหัว
จดบันทึกความคิดในสมองออกมาข้างนอกให้หมด เพื่อให้สมองเป็นอิสระ ไม่อ่อนล้าไปกับการจดจำ ลดเครียด และทำให้สมองโล่ง
อะไรที่คิดได้ อะไรที่อยากทำ อะไรที่อยากได้ ไอเดียที่ผุดขึ้นมา คำถามที่สงสัย เพื่อนขอความช่วยเหลือ หรืออะไรก็ตาม คิดได้ตอนไหนต้องจดไว้ก่อน ให้จดไว้ก่อนโดยไม่ต้องคิดคำนึงถึงว่าอะไรสำคัญหรืออะไรไม่สำคัญ แต่ให้ทำสิ่งที่ทำอยู่ปัจจุบันให้ต่อเนื่องจนเสร็จ
จะจดแบบไหน จดที่ไหน จดยังไงก่อนก็ได้
ตัวอย่างวิธีการ Capture
- ●เขียนไว้ในกระดาษโน๊ต
- ●เขียนใส่ post-it แล้วแป๊ะไว้ข้างฝา
- ●จดใส่โทรศัพท์
- ●พิมพ์ chat ไปหาตัวเอง --อันนี้ผู้เขียนชอบทำเวลาขับรถ ก็จะพิมพ์ไว้ด้วยเสียง
สามารถใช้หลายวิธีร่วมกันตามสะดวก ตามสถานการณ์ ขอเพียงแค่ให้ได้จดไว้
หลังจากนั้นเมื่อสะดวกแล้ว ให้นำสิ่งที่จดไว้ทั้งหมดมารวมไว้ในที่เดียว ที่ไหนก็ได้ที่เรียกใช้ได้ง่าย
การนำมารวมไว้ในที่เดียว จะช่วยให้เราเห็นเรื่องราวทั้งหมดในภาพเดียว ส่งผลให้จัดการข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
ตัวอย่างวิธีการรวมไว้ในที่เดียว
- ★สมุด (แนะนำให้จดไว้ในเล่มเดียว)
- ★ไฟล์ (แนะนำให้เก็บไว้ในไฟล์เดียว ด้วยโปรแกรมที่ถนัด เช่น Word, Excel, Google Doc, Google Sheet)
- ★แอปในโทรศัพท์/แทปเล็ต/คอมพิวเตอร์
รวมทุกรายการไว้ที่ใดก็ได้ และตั้งชื่อว่าเป็นกล่อง Inbox (ขาเข้า)
การจดออกนอกสมองแบบนี้ เป็นการช่วยจดจำรายละเอียดแทนสมอง
สมองจะยิ่งมั่นใจในการปล่อยวางให้การจดนอกสมองนี้จัดการเรื่องการจดจำแทนสมอง สมองจะได้ปล่อยวางการจำ แล้วใช้พลังในการคิดมากขึ้น
📝Note: โปรแกรมและแอปต่างๆ ไว้จะเล่าใน EP.ถัดๆ ไป
🔮ขั้นตอนที่ 2 Clarify แยกแยะว่าจะทำอย่างไร
นำทุกสิ่งที่จดไว้ทุกรายการมาแยกแยะว่าจะทำอะไรต่อ เราทำอะไรกับมันได้หรือไม่ ที่จดมาสามารถลงมือทำได้เลยหรือไม่
💡แยกรายการที่จะทำให้ชัดเจน โดยจัดกลุ่มไว้ว่าจะเข้ากล่องใด
- ●🗑️กล่อง Trash--ทิ้งไป ไม่ทำ--รายการที่ไม่จำเป็น ทำอะไรกับมันไม่ได้ รายการที่ไม่มีคุณค่า (value) รายการที่ไม่ต้องทำแล้ว ตัดทิ้งไปเลย
- ●⌛กล่อง Someday--ไอเดียจะอยากทำในวันข้างหน้าแต่ยังวางแผนไม่ได้ รายการที่น่าจะได้ทำแต่ตอนนี้ยังทำไม่ได้ หรือตอนนี้ยังไม่อยากทำ เช่น จะเรียนภาษาจีน จะปลูกแคคตัส จะซื้อหนังสือพัฒนาตนเอง หรือได้การ์ดงานแต่งงานของเพื่อนแต่ยังไม่มั่นใจว่าจะไปได้ไหม
🚩รายการในกล่อง Someday นี้ดูเหมือนไม่สำคัญ แต่จะทำให้สมองรับรู้ว่าได้เข้าใกล้สิ่งที่เราอยากทำมากแค่ไหน เราจะได้ค้นพบว่าเราจะได้ทำมันสักที
- ●📚กล่อง Reference--เก็บไว้อ้างอิงในอนาคต จะมีประโยชน์ในวันข้างหน้า หรือจำเป็นต้องใช้ในภายภาคหน้า เช่น เกณฑ์ประเมินพนักงานที่ต้องใช้ตอนปลายปี งบประมาณของโปรเจ็คท์ที่กำลังจะทำ ร้านอาหารเปิดใหม่ หนังสือที่อยากอ่าน หรือไอเดียที่น่าสนใจแต่ยังทำอะไรไม่ได้ในตอนนี้
- ●🎯งานที่ทำได้เลย มีทางเลือกอีก 2 ทาง คือ....
- ●----(1) หากทำเสร็จได้ภายใน 2 นาที ไม่ต้องใส่กล่องใดๆ ให้ทำเองเลย--do it now
- ●----(2) หากไม่สามารถทำเสร็จได้ใน 2 นาที ให้เลือก 2 ทาง
- ●--------2.1) มอบหมาย/กระจายให้คนอื่นทำแทนทันที--delegate
- ●--------2.2) เลื่อนออกไปทำเองวันหน้า--defer--จะทำวันไหนต้องระบุไว้เลยในปฏิทิน (calendar)📅
📶กรณีงานที่เป็นโปรเจ็คท์ (project) หรืองานที่ต้องมีหลายอย่างที่ต้องทำจึงจะสำเร็จได้ เช่น การทำงานวิจัย การเขียนหนังสือ
ให้แยก project นั้นออกเป็นรายการงานย่อยๆ (tasks)
จากนั้นให้นำรายการย่อยนี้ไปจัดเข้ากล่องข้างต้น
ในการทำงานลักษณะ project จะมีทีมเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงาน บางครั้งอาจต้องรอให้ทีมอื่นส่งข้อมูลมาให้ก่อน จึงจะเริ่มอีกงานได้ กรณีแบบนี้ เพิ่มงานเหล่านี้ไว้ในกล่อง Waitlist และต้องมี deadline เพื่อกำกับติดตาม
- ●🕔กล่อง Waitlist--รอข้อมูลจากทีมอื่น --ต้องรอข้อมูลจากจากอีกทีม หรือต้องรอให้ทีมอื่นทำงานเสร็จก่อน จึงจะดำเนินการต่อได้
📝Note: การลงรายละเอียดรายการงาน ต้องเขียนให้ชัดเจน อาจยึดแนว 5W1H ก็ได้ค่ะ (Bad to-do list มักเขียนแต่ what)
🔮ขั้นตอนที่ 3 Organize จัดระเบียบให้อยู่ถูกที่
หลังจากแยกแยะได้แล้วว่ารายการใดควรจะอยู่กล่องใดจากขั้นตอน Clarify
ให้นำรายการต่างๆ มาจัดระเบียบให้เป็นระบบที่มีโครงสร้างที่เป็นระเบียบ เช่น นำรายการมาจดใส่สมุดแยกส่วนตามชื่อกล่อง หรือพิมพ์ใส่ไฟล์แยกโฟลเดอร์ตามชื่อกล่อง หรือจดกับแอปที่สามารถใช้แยกเป็นกลุ่มได้
- ★รายการที่แยกไว้เป็นกล่อง Trash ก็ทิ้งไปได้เลย ไม่ต้องนำมาจัดเก็บไว้
- ★รายการที่ทำได้เลย ให้นำมากำหนดตารางการดำเนินการ อาจลงตารางไว้ในสมุด planner หรือใช้แอปปฏิทิน เช่น Google Calendar
📞Remind: รายการที่ทำได้เลยที่ต้องลงตารางเวลาเป็นรายการที่ต้องทำเกิน 2 นาที ส่วนรายการที่ทำได้ภายใน 2 นาที ให้ทำเลยไม่ต้องลงตาราง
📝์Note: พวกแอปต่างๆ ที่ช่วยจัดระเบียบ ผู้เขียนจะแนะนำเพิ่มเติมใน EP.ถัดๆไปนะคะ
🔮ขั้นตอนที่ 4 Review ทบทวนเป็นประจำ
ให้รีวิวหรือทบทวนทุกรายการที่จัดระเบียบไว้เป็นประจำอย่างน้อยทุกสัปดาห์
เพื่อทบทวนว่ารายการต่างๆ ที่จัดใส่กล่องไว้นั้น ณ ตอนนี้ยังสำคัญอยู่อีกหรือไม่ และตอนนี้สำคัญขนาดไหน
การรีวิวแบบรายวัน ให้ดูรายการที่อยู่ใน calendar ว่าสถานการณ์วันนี้เป็นอย่างไร รายการใดทำเสร็จแล้วให้ขีดทิ้งไปเลย รายการใดที่ยังทำไม่เสร็จให้เดินหน้าทำให้เสร็จ โดยไม่ต้องกังวลรายการอื่น (สมองเองไม่ได้กังวลเพราะรับรู้ว่าทุกรายการได้ถูกจัดระบบระเบียบไว้หมดแล้ว)
สำหรับการรีวิวรายสัปดาห์ เป็นการรีวิวทุกกล่อง
- ✓แยกแยะรายการในกล่อง Inbox ให้ชัดเจนว่าจะอยู่ในกล่องใด และนำเข้ากล่องให้เป็นระเบียบเรียบร้อย (คือ ขั้นตอน 2 Clarify และขั้นตอน 3 Organize นั่นเอง) ตัวอย่างเช่น รายการที่อยากทำแต่ยังระบุเวลาไม่ได้ก็ให้ย้ายไปกล่อง Someday หากรายการใดสามารถระบุวันลงมือทำได้แล้ว ก็ให้ย้ายเข้า calendar ได้เลย เช่น บิลค่าน้ำค่าไฟที่ยังไม่ได้จ่ายก็ควรระบุวันจ่ายไว้เลย
- ✓ตรวจสอบรายการในกล่อง Someday ที่ระบุวันได้แล้ว ให้นำเข้า calendar เพื่อเตรียมความพร้อมในสัปดาห์ถัดไป
- ✓รายการในกล่อง Someday ที่ไม่อยากทำแล้ว ให้ขีดทิ้งไป
🌱การรีวิวรายสัปดาห์นี้ ถือเป็นการสะท้อนผลการทำงาน (reflect) ของสิ่งที่ทำในสัปดาห์ที่ผ่านมาไปด้วยในตัว ซึ่งจะมีประโยชน์ในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานและการใช้ชีวิตให้ได้ดีขึ้นได้
🌱การรีวิวรายการในกล่องทุกกล่องเป็นระยะ จะทำให้เราได้ทบทวนตัวเองว่าเรายังมีไฟกับรายการในกล่องต่างๆ มากน้อยแค่ไหน
🌱การรีวิวเป็นประจำก็จะทำให้สมองคลายกังวลกับสิ่งที่ค้างอยู่ และมีพลังไปทำเรื่องอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
📝์Note: ส่วนตัวผู้เขียนกำหนดการรีวิวทุกวันอาทิตย์ จะทำให้สมองรู้สึกตื่นเต้นกับงานที่จะได้ทำในสัปดาห์ถัดไปได้
📶สำหรับงานที่เป็น project ที่ได้แบ่งเป็น task ย่อยๆ แล้ว ก็ต้องหมั่นทบทวนอย่างสม่ำเสมอ และเคลื่อนย้ายให้ไปอยู่ในกล่องที่เหมาะสมกับเวลาปัจจุบัน
- ★ทบทวนงานที่เป็น project ว่าเป็นอย่างไรบ้าง จำเป็นต้องแบ่ง task ย่อยเพิ่มไหม หรือ task ที่มีอยู่ชัดเจนดีหรือยัง
- ★ดูกล่อง Waitlist ว่าต้องตามทีมใดหรือใครบ้าง
🌱การจัดการ task ย่อยอย่างสม่ำเสมอเช่นนี้จะทำให้ project ประสบผลสำเร็จได้ตามเป้าหมาย
🌱หากเราจัดการ task ย่อยไม่ชัดเจน หรือไม่จัดการ task ย่อยให้เป็นปัจจุบัน เราก็จะไม่ทราบว่าขณะนี้ task ย่อยได้ถูกดำเนินการไปถึงไหนแล้ว สมองจะยอมแพ้กับระบบ GTD นี้ เพราะสมองจะคิดว่าจำเองน่าจะง่ายกว่า
ตัวอย่างเช่น เรามีรายการงาน คือ การนำรถไปซ่อม แต่เราไม่ได้ใส่รายละเอียดที่ชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง เช่น ต้องรีวิวร้านซ่อมหรือไม่ หรือต้องทำอะไรก่อนที่จะเอารถเข้าซ่อม แบบนี้เรียกว่า task ไม่ชัดเจน
สมองจะคิดว่าการนำรถไปซ่อมไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม ในที่สุดก็อาจไม่ได้นำรถไปซ่อมสักที เพราะมัวแต่ลังเลว่าจะไปซ่อมร้านไหน คิดวนไปเวียนมา คิดไม่ออก ก็ไปทำเรื่องอื่นก่อน พอกังวลก็กลับมาคิดเรื่องนำรถไปซ่อมอีก ไม่ได้นำไปซ่อมสักที เสียเวลาแถมทำให้สมองล้าอีกด้วย
🌱task ที่ชัดเจน ไม่ได้สำคัญแค่ความสำเร็จของงานที่เป็น project เท่านั้น
แต่ยังสำคัญกับความสำเร็จของงานทุกประเภท
เช่น การระบุ task ที่ต้องดำเนินการในการประชุมแต่ละวาระ ก็จะทำให้ outcome ของการประชุมเกิดผลและบรรลุเป้าหมายได้ดีขึ้น
🔮ขั้นตอนที่ 5 Engage ลงมือทำ
ข้อนี้สำคัญที่สุด หากไม่ได้ทำข้อนี้ ทุกขั้นตอนที่ทุ่มเทมาก็ไม่เกิดประโยชน์
ให้ลงมือทำตามรายการที่ได้กำหนดตารางเวลาไว้จากขั้นตอน Organize
- ✓ให้ทำสิ่งที่ต้องทำตามตารางและใช้เวลากับสิ่งนั้น
- ✓ทำให้สำเร็จเป็นเรื่องๆไป สลัดเรื่องอื่นออกจากความคิด
🌱สมองจะลดความเครียด ลดความกังวล เพราะเรื่องทุกเรื่องได้ถูกจดบันทึกและจัดระเบียบไว้หมดแล้ว เดี๋ยวก็จะได้ทำตามลำดับความสำคัญของมัน สมองเราจะรับรู้ได้
🧠 ก่อนจบเรามาสรุป Key Takeaways กันค่ะ
- ★Getting Things Done หรือ GTD เป็นเทคนิคที่ช่วยให้งานที่ล้นมือถูกทำให้เสร็จเป็นอย่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้รู้สึกสบายใจขึ้น เพราะ สมองรับรู้ได้ว่าเราสามารถคุมสถานการณ์ได้เสมอ
- ★GTD มี 5 ขั้นตอน คือ Capture, Clarify, Organize, Review และ Engage
แนวคิดของแต่ละขั้นตอน เป็นดังนี้
- 1.Capture: บันทึกความคิดไว้นอกสมอง เพื่อทำให้สมองโล่งจากการจดจำอะไรเยอะๆ จะได้มีแรงในการใช้ความคิดเพิ่มขึ้น
- 2.Clarify: แยกแยะรายการที่ต้องทำให้ชัดเจน จะได้รู้ว่าต่อไปจะต้องทำอะไร
- 3.Organize: จัดระเบียบรายการต่างๆ ให้เป็นระบบ โดยใช้กล่องหลายๆ แบบ และนำรายการต่างๆ ไปใส่ในกล่องที่เหมาะสม
- 4.Review: ทบทวนรายการในกล่องต่าง ๆ อยู่เสมอจนเป็นนิสัย เพื่อให้สมองปล่อยวางและไว้วางใจให้กับระบบที่เราทำ
- 5.Engage: ลงมือทำในสิ่งที่ควรทำ ต้องเหมาะกับ ETC และเหมาะกับความสำคัญในแต่ละเป้าหมายของเรา
📝์E: Energy พลังงานกายใจที่มี
📝์T: Time เวลาที่ใช้
📝์C: Context สถานการณ์ที่ใช่
🌱เป้าหมายของ GTD คือ การปล่อยวางความวุ่นวายในสมอง ให้สมองรับรู้ว่าเราควบคุมสถานการณ์ได้ มั่นใจว่างานหรือ project ของเรากำลังดำเนินการไปด้วยดี มีการอัปเดตรายการสิ่งที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ
เราจะมีสมาธิในการทำงาน สมองสามารถโฟกัสกับสิ่งที่ทำได้เป็นเรื่องๆ ได้ เพราะสมองได้ปล่อยหน้าที่ให้ระบบนี้ทำหน้าที่จดจำแทน
จนกว่าจะพบกันใหม่ กับการนำเครื่องมือดิจิทัลมาช่วยในการใช้ GTD
ผู้เขียน : #youarewhatyoufeed
เครดิตภาพ :
- ●อิโมจิ emojidb.org, emojipedia.org
- ●ภาพปก : สร้างสรรค์ด้วย Canva
- ●ภาพอื่นๆ : โดยผู้เขียน
References:
- ●todolist: Getting Things Done (GTD)-Systematize the clutter in your brain and get things done (https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done)
- ●The Lazy Squad Podcast: ย่อหนังสือ EP5 - Getting Things Done | บริหารชีวิต พิชิตความสำเร็จ (https://www.youtube.com/watch?v=kAtR1d69OoI)
- ●The Secret Sauce: ศิลปะของการทำสิ่งสำคัญให้สำเร็จ | The Secret Sauce EP.347 (https://www.youtube.com/watch?v=NiQCydDqPUM)
#GTD #digital_life #self_improvement #พัฒนาตนเอง
- 12
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
