📚 รีวิวหนังสือ “Building a Second Brain” วิธีการสร้างสมองที่สองที่ช่วยให้เรา productive แบบสุด ๆ 📚
Building a Second Brain: A Proven Method to Organize your Digital Life and Unlock Your Creative Potential 🧠
เขียนโดย Tiago Forte
📍 ในโลกปัจจุบันที่ทุกคนก็ทราบดีว่ามีข้อมูลต่างๆ ให้เราอ่าน ให้เราฟัง ให้เราเก็บมากมายเหลือเกินครับ และปัญหาของคนที่เป็น “knowledge workers” คือ เราต้องรับข้อมูลมาเยอะมาก แต่เวลาเราต้องการจะใช้มัน เรากลับหาไม่เจอครับว่าอ่านเจอจากที่ไหน เก็บไว้ที่ไหน ใช่มั้ยหละครับ?
ผมเองก็ประสบปัญหานี้เช่นกันครับ 😂 ก็เลยสนใจหนังสือเล่มนี้ที่แนะนำวิธีการจัดการข้อมูลโดยเฉพาะข้อมูลทาง digital ที่มีประสิทธิภาพสุด ๆ ครับ
📌 David Allen ผู้เขียนหนังสือที่โด่งดังอย่าง “Getting Things Done” ที่เป็นรากฐานของการมี productivity กล่าวไว้ว่า “Your mind is for having ideas, not holding them”
👉🏻 สมองเรามีไว้สำหรับคิดครับ ไม่ได้มีไว้เก็บข้อมูลต่างๆ เราจึงจำเป็นต้องดึงเอาข้อมูลต่าง ๆ ออกมา เขียนออกมา จดบันทึกไว้ เพราะสมองเราแน่นอนว่าไม่สามารถจดจำได้หมดแน่นอน ปัญหาต่อไปคือเมื่อจดและเก็บแล้ว ทำอย่างไรให้หาเจอได้ง่าย?
✅ จากผลงานวิจัยของ Microsoft แสดงให้เห็นว่าพนักงานชาวอเมริกันใช้เวลาถึง 76 ชั่วโมงต่อปีในการหาไฟล์หรือข้อมูลที่จัดเก็บไว้ครับ
อีกทั้งรายงานจาก International Data Corporation ยังพบอีกว่าเราใช้เวลาไปถึง 26% ในการหาข้อมูลต่าง ๆ เพื่อที่จะมาทำงานแถมมีเพียงแค่ 56% เท่านั้นที่หาข้อมูลที่ต้องการเจอครับ 555
❗️ นั่นหมายถึงว่าใน 5 วันทำงานนั้น เราใช้เวลามากกว่า 1 วันในการหาข้อมูลครับ แถมหาเจอแค่ครึ่งเดียวเท่านั้นเอง จะเห็นว่านี่เป็นปัญหาใหญ่อีกหนึ่งปัญหาที่ทำให้เรา productivity ต่ำหรือทำงานเสร็จได้น้อยครับ 😱
หนังสือเล่มนี้เขาแนะนำให้เราทำสิ่งที่เรียกว่า “Digital Commonplace Book” ครับ ซึ่งมันก็คือ “Second Brain” หรือสมองที่สองตามชื่อหนังสือนี่แหละครับคือเราควรจะจดบันทึกสิ่งต่าง ๆ เป็น digital เนื่องจากว่าเราสามารถ search หรือสามารถ sync ข้อมูลจากแต่ละที่ได้อย่างง่ายดายครับ 💻
ข้อเสียของการจดในกระดาษคือ เราไม่สามารถใช้ฟังก์ชั่นการ search หาได้โดยคอมพิวเตอร์ และไม่สามารถจดจากหลาย ๆ ที่แล้วให้มันไปอยู่ที่เดียวกันได้เองแบบลักษณะของ cloud เราจำเป็นต้องเอากระดาษที่เราจดมารวมกันเองครับ
ทุกวันนี้ทุกคนจำเป็นต้องมี commonplace book ของตัวเองนะครับ ด้วยข้อมูลมากมายที่เราอยู่ในยุคของ knowledge society และในโลกแห่งการทำงานนั้นแตกต่างจากโลกที่เราเคยเรียนรู้ตอนอยู่ที๋โรงเรียนครับ
👉🏻 ในโลกแห่งการทำงานนั้นเขาบอกว่าแตกต่างจากตอนเราเรียนดังนี้
✅ ไม่มีใครมาบอกเราว่าอะไรต้องจด อะไรไม่ต้องจด
✅ ไม่มีใครบอกเราว่าจะต้องใช้สิ่งที่เราจดเมื่อไหร่
✅ การทดสอบนั้นมาโดยเราไม่รู้ล่วงหน้า
✅ เราจะดึงเอาสิ่งที่จดมาใช้เมื่อไหร่ อย่างไรก็ได้แล้วแต่เรา
หนังสือเล่มนี้ว่าด้วยเรื่องของการจัดการข้อมูลส่วนตัวสำหรับเราเอง หรือที่เขาเรียกว่า “Personal Knowledge Management” (PKM)
💡 แนวคิดวิธีการจัดการของหนังสือเล่มนี้คือ ให้เราจัดเก็บข้อมูลตามหมวดหมู่ของการใช้งาน หรือ การทำงานของเรานั่นเองครับ ซึ่งจะช่วยให้เรามี productivity ที่สูงขึ้น นั่นคือหาเจอเร็วขึ้น ง่ายขึ้น ทันต่อเวลาที่ต้องการใช้ สามารถหาความต่อเนื่องของข้อมูลและนำไปต่อยอดได้จนสามารถส่งมอบหรือทำงานที่เจ๋งออกมาได้ครับ
ในหนังสือเล่มนี้จะสอนให้เรารู้จักคำสองคำครับ คือ “CODE” กับ “PARA” เดี๋ยวผมจะเล่าให้ฟังครับว่า CODE กับ PARA นั้นคืออะไร
……………..
“CODE” ที่หนังสือเล่มนี้นำเสนอจะย่อมาจากคำว่า Capture, Organize, Distill and Express ซึ่งมันคือขั้นตอน 4 อย่างในการจัดเก็บข้อมูลครับ
🟢 “Capture – Keep What Resonates”
ขั้นตอนแรกคือ การเก็บข้อมูลครับ อย่างที่ทราบกันว่าข้อมูลที่เราเจอนั้นมันเยอะมากกกกกก เราจะเลือกข้อมูลอย่างไรครับว่าอันไหนเราต้องการ ไม่ต้องการ อันไหนควรจะเก็บหรือไม่ควร
“Everything not saved will be lost” อะไรที่เราไม่จดหรือเก็บไว้ สักวันหนึ่งมันจะหายแน่นอนครับ 💯
ผู้เขียนได้ให้หลักการในการเลือกเก็บข้อมูลไว้ดังต่อไปนี้
Does it inspire me? มันสร้างแรงบันดาลใจมั้ย
Is it useful? มันมีประโยชน์มั้ย
Is it personal? เป็นเรื่องส่วนตัวหรือเปล่า
Is it surprising? เป็นเรื่องที่เราประหลาดใจมั้ย
ให้เราถามคำถามเหล่านี้กับตัวเราเองก่อนที่จะตัดสินใจครับว่าสิ่งที่เราได้เจอนั้นเราควรจะเก็บไว้หรือไม่ สุดท้ายเขาให้คำนิยามว่าให้เราเก็บสิ่งที่เรารู้สึกว่ามันใช่ หรือ “Capture what resonates” นั่นเองครับ
……………..
🔵 “Organize – Save for Actionability”
ผู้เขียนบอกว่าตัวเขาได้ลองการจัดเก็บข้อมูลมาหลายรูปแบบจนกระทั่งเขาพบว่าการจัดหมวดหมู่ตามงานหรือโปรเจ็ค (project) ที่เรากำลังทำอยู่นั้นช่วยให้เขาหาข้อมูลที่ต้องใช้งานได้ง่ายขึ้นและดูเหมือนว่าจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด
📌 ผู้เขียนจึงได้เรียกวิธีการจัดเก็บที่เขาอยากจะแนะนำว่า “PARA”
ซึ่ง PARA ย่อมาจาก Projects, Areas, Resources and Archives ซึ่งก็คือการจัดเก็บข้อมูลที่เราได้มาตามหมวดหมู่เหล่านี้ครับ
✅ Projects คือการจัดเก็บข้อมูลที่เราต้องใช้ในงาน ณ ปัจจุบันหรือในระยะสั้นครับ ซึ่งเป็นไปได้ทั้ง projects ที่เราทำอยู่ที่ทำงาน หรือแม้กระทั่งโปรเจ็คส่วนตัวของเรา เช่น เรากำลังวางแผนไปเที่ยวญี่ปุ่น ข้อมูลต่าง ๆ เราก็จะเก็บไว้ในหมวดหมู่นี้ครับ
✅ Areas คือการเก็บข้อมูลที่เราอาจจะยังไม่ได้ใช้ในขณะนี้ครับ แต่ในระยะยาวเราจำเป็นต้องใช้และเป็นข้อมูลที่สำคัญครับ เช่น เรื่องของสุขภาพ การเงิน การลงทุน
ข้อแตกต่างของหมวด Projects กับ Areas ตัวอย่างเช่น Projects เราจะเก็บเรื่องของแผนการออกกำลังกายหรือแผนการกินที่เราต้องทำเป็นประจำ แต่ Areas เราจะเก็บเรื่องของความรู้ในเรื่องของสุขภาพ อาหารการกิน ทำนองนี้ครับ
✅ Resources คือการเก็บข้อมูลในหัวข้อต่าง ๆ ที่เราสนใจและคาดว่าน่าจะได้ใช้ในอนาคตครับ (แต่ตอนนี้ยังไม่จำเป็น) เหมือนกับข้อมูลอ้างอิงที่เราจะเก็บไว้ใช้ครับ เช่น บทความต่าง ๆ ที่เราสนใจ แต่ยังไม่ได้อ่านเอาไว้ใช้ตอนนี้ หรือ รูปภาพต่าง ๆ ที่เราไปเจอแล้วเห็นว่าสวยดี เราอยากเก็บไว้ทำสไลด์ในอนาคต
✅ Archives คือการเก็บข้อมูลที่ไม่ใช้แล้วจากสามหมวดข้างต้นมาเก็บไว้ที่นี่ครับ ก็คืออาจจะเป็นโปรเจ็คที่เราทำจบแล้วหรือเราเลิกทำแล้วก็ได้ เช่น แผนหรือข้อมูลไปเที่ยวญี่ปุ่นที่เราไปมาแล้ว หรือข้อมูลของสิ่งต่าง ๆ ที่เราเลิกสนใจแล้ว
ปัญหาถัดไปที่เราจะเจอคือ แล้วเราจะเลือกเก็บข้อมูลที่เราเจอไว้ที่ตรงหมวดไหนดีครับ? ผู้เขียนได้ให้คำแนะนำว่า ให้เราเริ่มถามคำถามตัวเราเอง ว่าข้อมูลนั้นเกี่ยวข้องกับ project ที่เรากำลังทำอยู่มั้ย? หากไม่ใช่ให้ถามต่อไปว่าแล้วมันอยู่ใน area ที่เราสนใจมั้ย หากไม่ใช่ ให้ถามต่อไปว่าเราอาจจะได้ใช้มันในอนาคตมั้ย
……………..
🟣 “Distill – Find the Essence”
ขั้นตอนที่ 3 คือ การย่อยข้อมูลที่เราได้มา
คนส่วนใหญ่มักจะจด เก็บข้อมูลที่ได้มา แล้วก็เก็บไว้แบบนั้นเลยครับ เราต้องเข้าใจก่อนว่าข้อมูลหรือความรู้ต่าง ๆ ที่เราจดหรือเก็บมานั้น มันมีเอาไว้ใช้งานครับ ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องจัดการข้อมูลที่ได้มา เพื่อที่จะหาได้ง่าย หรือที่ในหนังสือใช้คำว่า “discoverability” ซึ่งเราสามารถทำได้โดยใช้เทคนิคที่เรียกว่า “Progressive Summarization”
👉🏻 Progressive Summarization Technique ก็คล้าย ๆ กับที่เราเคยเรียนย่อความสมัยเด็ก ๆ โดยในหนังสือเขาแนะนำ 3 ขั้นตอน
1️⃣ ขั้นแรก คือ จดแบบย่อความจากเนื้อหาที่เราอ่านหรือเจอมา
2️⃣ ขั้นที่สอง คือ ให้ลองทำตัวหนาหรือเลือกเฉพาะใจความหลักจากที่เราจดสรุปย่อมาในขั้นแรก
3️⃣ ขั้นที่สาม คือ ให้ลองทำไฮไลท์จากตัวหนาในขั้นตอนที่สองดูครับ
เพียงเท่านี้เราก็จะได้แก่นของเนื้อหาจริง ๆ หรือเนื้อหาที่ผ่านการกลั่นกรองมาแล้วนั่นเองครับ คราวนี้เวลาเรากลับมาค้นหาเนื้อหาเรื่องนี้ เราก็จะสามารถหาเนื้อหาหลัก ๆ ที่เราต้องการได้เร็วแล้วง่ายขึ้นจากการไฮไลท์ที่เราทำไว้ครับ
หนังสือได้แนะนำเพิ่มเติมไว้ว่า หากเรามีเวลาเราอาจจะเขียน Executive Summary สำหรับสรุปแก่นของเรื่องนั้น ๆ เป็นหัวข้อ ๆ ไว้ด้วยก็ได้ครับ
หากเราใช้วิธีการนี้แล้วทำในรูปแบบของ digital เก็บไว้ มันก็จะเกิดประโยชน์มากขึ้นเวลาเราค้นหา หรือเวลาเราจะนำไปใช้งาน ซึ่งเมื่อเราต้องการแค่เนื้อหาหลักเราอาจจะ “zoom in” ดูแค่ข้อความที่เราไฮไลท์หรือตัวหนาก็ได้ครับ แต่หากเราต้องการรายละเอียดมากขึ้น เราก็สามารถ “zoom out” เพื่อดูข้อความทั้งหมดที่เราจดในขั้นตอนแรกได้ด้วยเช่นกันครับ
จำไว้ว่าเป้าหมายของการเก็บและจดก็คือ เอาไว้ใช้งานในอนาคตครับ ทำยังไงให้เราสามารถหาเจอได้เร็วและนำไปใช้งานได้ครับ ✅
……………..
🔴 “Express – Show Your Work”
การที่เราทำการจัดการข้อมูลส่วนตัว หรือ “PKM” นั้น มีวัตถุประสงค์ที่เราจะเอาไปใช้อยู่ 3 อย่างครับ
“Remember” อย่างแรก คือ ใช้เพื่อช่วยจำครับ เราสามารถใช้หาเรื่องนั้น ๆ ได้เวลาที่เราต้องการ
“Connect” คือ ใช้เพื่อต่อยอด หรือเชื่อมโยงข้อมูล หรือเนื้อหาที่เราจะเอาไปใช้ต่อครับ
“Create” ใช้เพื่อสร้างสิ่งใหม่ ๆ ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอไอเดีย ทำเอกสาร หรือแม้กระทั่งการตัดสินใจครับ
ในการที่เราจะทำงานโปรเจ็คใหม่ ๆ หรือนำเสนอไอเดีย หนังสือเล่มนี้แนะนำเทคนิคให้เราแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่เรียกว่า “Intermediate Packet” หรือ “IP” ครับ
มันจะช่วยให้เราโฟกัสกับงานชิ้นเล็ก ๆ ทีละชิ้น แทนที่จะทำหลายอย่างพร้อมกัน และสามารถใช้เวลาเล็ก ๆ น้อย ๆ (เศษเวลา) ที่เรามีทำงานชิ้นเล็ก ๆ นั้นได้ แทนที่เราจะต้องรอให้มีเวลาว่างเยอะ ๆ ถึงจะเริ่มทำ
และนอกจากนี้ยังทำให้คุณภาพของงานดีขึ้นอีกด้วย เพราะเราสามารถนำ IP แต่ละชิ้นที่เราทำเสร็จแล้วไปนำเสนอให้คนอื่นดูเพื่อขอความเห็นได้เรื่อย ๆ แทนที่จะรอให้เสร็จงานชิ้นใหญ่ทั้งหมดทีเดียว 💯
💡 คราวนี้เวลาเราต้องการนำเสนอผลงานของเรา เราจะใช้ข้อมูลจาก Second Brain ได้ยังไงครับ?
Remember เราจะสามารถดึงข้อมูลที่เราต้องการนำมาใช้ได้ ซึ่งวิธีการค้นหาก็มีตั้งแต่การใช้ฟังก์ชั่นการ search หรือการไปหาใน folder ที่เราแบ่งไว้ตามหลัก PARA หากเราได้มีการทำ tagging หรือ label ไว้ก็สามารถค้นหาได้ หรือเราอาจจะสุ่มหาก็ได้เช่นกันครับ
Connect เราสามารถนำ Notes ที่เราจดโดยใช้หลักการที่หนังสือเล่มนี้สอนไว้มาต่อยอดแนวความคิดและขยายผลได้
Create การใช้เทคนิคแบ่งงานเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือ IP นั้นช่วยให้เราทำงานโปรเจ็คใหญ่ได้สำเร็จได้ง่ายขึ้นครับ เค้าบอกว่า โปรเจ็คที่ได้รับการเริ่มต้นทำแล้วนั้นก็ถือได้ว่าสำเร็จไปแล้วถึง 80% ครับ
……………..
“Three Strategies I use to Bring Creative Work Together” 💡💡💡
ในส่วนสุดท้ายของหนังสือนั้น Tiago ผู้เขียนได้เขียนถึงวิธีการนำแนวทางการสร้าง Second Brain มาใช้จริงในการสร้างผลงานที่สร้างสรรค์
•✅ ให้เราเริ่มร่างโครงหรือทำ outline (Archipelago of Ideas) ของสิ่งที่เราจะนำเสนอขึ้นมาก่อน
✅ ให้สร้าง Hemingway Bridge คือ ให้เราสละเวลาช่วงท้ายของการทำงานนั้น ๆ เพื่อเขียนสถานะของงานในปัจจุบัน รวมถึง idea สำหรับขั้นตอนถัดไปว่าเราต้องทำอะไร ยังไง ซึ่งเปรียบเสมือนเราสร้างสะพานทิ้งไว้ให้วันต่อไปเราสามารถมาต่อยอดงานชิ้นนั้น ๆ ได้อย่างดี
✅ แบ่งงานออกเป็นชิ้นย่อย ๆ เช่น เราต้องการเขียนหนังสือเล่มนึงขึ้นมา เราก็อาจจะเริ่มจากการเขียนบทความวันละ 1 เรื่องสะสมเก็บไว้เรื่อย ๆ
สุดท้ายผู้เขียนได้บอกไว้ว่า ให้เราเริ่มทำเลยครับ ลองใช้เทคนิคต่าง ๆ จากหนังสือเล่มนี้ไปใช้ทำโปรเจ็คจริง ๆ เลยครับ แล้วลองดูว่าการจัดการแบบไหนเหมาะสมกับตัวเราเอง ลอง mix & match ดูว่าแบบไหนที่เราใช้งานได้สะดวกและช่วยให้เราทำงานได้ดีขึ้นครับ
ไม่มีระบบไหนที่ perfect ไร้ที่ติครับ มันขึ้นอยู่กับงานและการทำงานของเรา ถึงแม้เราสามารถสร้างระบบการจัดเก็บที่เยี่ยมยอดได้ แต่เราไม่ได้นำมันมาใช้งานจริง ก็ไม่มีประโยชน์เช่นกันครับ 😁
……………..
📌 การจัดเก็บข้อมูลที่ดีก็ช่วยทำให้สมองเรามีเวลาไปจัดการเรื่องอื่นหรือคิดวิเคราะห์เรื่องที่สำคัญมากกว่า ไม่ต้องมาเสียเวลาหาข้อมูลหรือจดจำข้อมูลที่เรามี สมองที่สองช่วยอยู่แล้วครับ
💡 ความสำเร็จในโลกปัจจุบันของเรานั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการใช้ข้อมูลที่เรามีอยู่ หรือเคยได้รับมาให้มีประสิทธิภาพสูงสุดอย่างไรในการคิดเพื่อทำงานที่เราได้รับให้สำเร็จ ดังนั้นเราอาจตั้งข้อสรุปได้ส่วนหนึ่งว่าใครที่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มากมายนั้นมาใช้ได้เร็วกว่า นำมาต่อยอดได้ดีกว่าก็ดูเหมือนจะได้เปรียบคนอื่นไปก้าวหนึ่งแล้วหละครับ 💯
#BookReview #รีวิวหนังสือ #สิงห์นักอ่าน
ป.ล. ถ้าไม่อยากพลาดการติดตามการรีวิวหนังสือดี ๆ แบบละเอียดยิบ ฝากกด Like กดติดตามเพจ รวมถึงยังติดตามได้อีกหนึ่งช่องทางใน facebook : สิงห์นักอ่าน
- 4
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
