หยุดดดดดดเขียน Email แบบนี้ ถ้าอยากทำงานแบบมือโปร! 👩🏻💻
📨 จากประเด็นดราม่าไวรัล “การเขียนจดหมายสมัครงานของเด็ก Gen Z” ที่มักชอบใช้ภาษาไม่เป็นทางการหรือภาษาวิบัติยอดฮิตที่ไม่สามารถนำไปใช้กับการทำงานได้ เช่น ครับปม คัฟ จ้า คร้า เป็นต้น ทำให้ตำแหน่ง Recruiter หลายคนต้องรู้สึกปวดหัวจนลมแทบจับบ่อย ๆ ปัดเมลตกจนเหนื่อย แถมยังต้องเสียเวลาย้ายเมลไม่เป็นทางการเหล่านี้เข้า Junk-Mail กันระนาว
แต่ปัญหาการส่งเมลแบบไม่เป็นทางการก็ไม่ได้เกิดจากการสมัครงานเพียงเท่านั้น เพราะทุกวันนี้ยังมีคนทำงานจำนวนไม่น้อยที่มักจะส่งอีเมลผิดพลาด ทำให้ดูทำงานไม่เป็นมืออาชีพ สื่อสารไม่รู้เรื่อง ผลลัพธ์ออกมาไม่ตรงตามที่คาดหวัง วันนี้เราจึงอยากมาแชร์ 6 ข้อควรระวัง เขียน Email ยังไงให้ไม่ผิดพลาด ไปดูกันเลยค่า 🔖
📌 สะกดคำผิด
การพิมพ์คำสะกดผิดพลาดหรือพิมพ์ตก ๆ หล่น ๆ จะแสดงให้เห็นถึงความสะเพร่าในการทำงานอย่างมาก รวมถึงยังอาจทำให้ความหมายของประโยคเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ส่งผลต่อภาพลักษณ์การทำงานให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ เพราะคนที่รับสารจะมองว่าเราไม่ได้ใส่ใจในการทำงาน ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ ดังนั้นเราต้องระวังการสะกดคำก่อนกดส่งเมลให้ดี ๆ เพื่อรักษาภาพลักษณ์ของตัวเองกันนะคะ
ㅤ
📌 ระบุชื่อผู้รับไม่ถูกต้อง
การระบุชื่อผู้รับไม่ถูกต้องนั้นมีทั้ง “อีเมล” และ “ชื่อจริงของผู้รับ” ซึ่งถ้าหากคุณใส่ชื่อจริงของผู้รับผิดพลาด จะส่งผลให้คนรับสารไม่ประทับใจในตัวคุณในทันที เพราะเรื่องเล็ก ๆ แค่นี้คุณก็ยังทำมันผิดพลาดได้ รวมถึงการเขียนที่อยู่อีเมลผิดพลาดก็เป็นเรื่องที่ใหญ่มาก ๆ เพราะข้อมูลของคุณจะรั่วไหลออกไปในทันที แถมยังกด Unsend ก็ไม่ได้ และเมื่อเกิดข้อผิดพลาดเหล่านี้ขึ้นมาจะไม่ใช่แค่คุณคนเดียวที่ได้รับผลกระทบ แต่บริษัทของคุณก็จะได้รับผลกระทบตามมาเช่นกันค่ะ
ㅤ
📌 ตกแต่งข้อความมากเกินไป
การตกแต่งข้อความมากเกินไป เช่น การใส่ Emoji Sticker หรือ Emoticon รูปแสดงสีหน้าต่าง ๆ รวมถึงการใช้สีไฮไลท์คำที่เยอะจนเกินไปจะส่งผลให้ผู้รับสารตีความต่างไปจากเดิมได้ อีกทั้งยังทำให้การสื่อสารดูไม่จริงจัง ข้อความชวนปวดหัว อ่านแล้วไม่สบายตา ส่งผลให้การสื่อสารผ่านอีเมลเป็นไปอย่างไม่ราบรื่น เราแนะนำให้ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและไม่ต้องตกแต่งอะไรเยอะ ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการเขียนด้วยตัวอักษรสีดำและใช้ฟอนต์เดียวกัน เพราะจะช่วยให้การเขียนอีเมลมีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นค่ะ
ㅤ
📌 กดปุ่ม Reply All
อย่าเผลอกดปุ่มตอบกลับ Reply All โดยเด็ดขาด! เพราะถ้าเราเผลอไปกดปุ่ม Reply All อาจทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดเป็นวงกว้างได้ ผู้รับสารคนอื่น ๆ อาจงงว่าตัวเองเกี่ยวข้องไรกับงานนี้ ส่งมาทำไม อิหยังวะ ภาพลักษณ์เราจะดูแย่ในทันที หรือถ้าคุณกำลังคุยเรื่องสำคัญและเป็นความลับมาก ๆ ก็เสี่ยงทำให้ข้อมูลรั่วไหลไปสู่ทั่วบริษัทได้ค่ะ
ㅤ
📌 กดส่งอีเมลเปล่า
ถ้าคุณกำลังใจลอย สติไม่อยู่กับตัว ไม่ได้เช็คให้ดีว่าเขียนข้อความแล้วหรือยัง เผลอกดส่งอีเมลเปล่าไปให้ผู้อื่น บอกเลยว่าสร้างความสับสนให้กับคนอื่นสุด ๆ ! ซึ่งถ้าเกิดสถานการณ์แบบนี้คุณจะต้องรีบแก้ปัญหาโดยส่งอีเมลฉบับใหม่พร้อมคำขอโทษในทันที เพื่อแสดงความรับผิดชอบและกู้ภาพลักษณ์ของตัวเองให้กลับมาโดยด่วนค่ะ
ㅤ
📌 ลืมแนบไฟล์ตามที่ระบุ
เข้าใจว่าการลืมอาจเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ แต่การเขียนอีเมลเป็นเรื่องที่คุณสามารถเช็คความละเอียดของข้อมูลได้ง่ายกว่าการพูด จึงปฏิเสธไม่ได้ว่าการลืมแนบไฟล์ตามที่ระบุก็เป็นเรื่องที่ดูแย่ไม่แพ้กับการกดส่งอีเมลเปล่าเลยค่ะ ดังนั้นทางที่ดีคุณควรเช็คอีเมลก่อนกดส่งทุกครั้งว่าคุณใส่ข้อมูลทุกอย่างครบถ้วนหรือเปล่า เพื่อป้องกันการเกิดข้อผิดพลาดให้ได้มากที่สุด
ส่วนวิธีแก้ปัญหาก็คล้าย ๆ กับการกดส่งอีเมลเปล่า โดยคุณจะต้องส่งอีเมลฉบับใหม่และระบุเหตุผลด้วยว่าทำไมคุณต้องส่งอีเมลกลับมาอีกรอบในหัวข้อเดิม พร้อมคำขอโทษที่กล่าวอย่างรู้สึกผิด เพื่อรักษาสถานการณ์ไม่ให้แย่ลงไปกว่าเดิมค่ะ
ㅤ
#BEPGROUP #EmailWriting #การเขียนอีเมล #เขียนอีเมล #อีเมล
- 1
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
