ทำบัญชียังไง ไม่ให้พนักงานโกงเงิน 🧐
💷พนักงานโกงเงินได้เพราะอะไร
สาเหตุของการโกงเงินในธุรกิจ ส่วนหนึ่งมาจากช่องโหว่ที่ไม่ได้วางระบบเอาไว้ตั้งแต่แรก
เช่น บริษัทไม่มีบัญชีธนาคาร เน้นจ่ายสด การใช้วิธีเก็บเงินสดเอาไว้โดยที่ไม่จด ก็จะตรวจสอบได้ยากขึ้นแล้วค่ะ เมื่อเกิดเหตุการณ์เงินหายแบบไม่รู้สาเหตุ เงินหายไปบัญชีไหน ใครเป็นคนเอาไป จับมือใครดมไม่ได้เลย
ดังนั้น “บัญชีธนาคาร” ของธุรกิจ เป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ธุรกิจต้องทำเอาไว้ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ และสืบหาต้นตอของการโกงได้ง่ายขึ้น
🔴ทำบัญชียังไง ไม่ให้พนักงานโกง โดยใช้เทคนิคต่อไปนี้ค่ะ
💷แบ่งแยกหน้าที่ทำยังไง?
ส่วนใหญ่จะมี 3 ตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการเงิน
1. ผู้อนุมัติจ่ายเงิน
2. ผู้บันทึกบัญชี
3. ผู้รักษาเงินสด
ควรใช้พนักงาน 3 คน ดูแลคนละหน้าที่ จะเป็นวิธีที่ดีที่สุด ช่วยลดโอกาสให้พนักงานคิดโกงเงินได้ยากขึ้นค่ะ
แค่แบ่งแยกหน้าที่แล้วจะไม่เกิดการโกงขึ้นนะคะ หากคน 2 คนคิดจะแอบฮุบเงินในธุรกิจเหมือนกัน และแอบเตี๊ยมกันมาก่อน ยังไงก็โกงได้ค่ะ ดังนั้น แนะนำให้ตรวจเช็กเงินทุกวัน เช่น ตรวจทุกเย็น หรือตรวจทุกเช้า แต่จะตรวจสอบเงินยังไง จะเล่าให้ฟังในหัวข้อถัดไปค่ะ
💷ตรวจนับเงินเป็นประจำ แบ่งเงินสดย่อย
รายรับ-รายจ่ายไม่ได้มีเฉพาะเงินโอนเท่านั้น ยังมีเงินสดที่แคชเชียร์รับมาจากลูกค้าอีกด้วย เพราะฉะนั้น ต้องเช็กเอกสารขายและรับเงิน และเอกสารซื้อและจ่ายเงินด้วยว่า ข้อมูลตัวเลขเงินเข้า - ออกใน Bank Statement ตรงกันหรือไม่ พร้อมกับนับจำนวนเงินสดที่เหลือในแต่ละเดือนเป็นประจำสม่ำเสมอ เช่น ทุก ๆ ปลายเดือน หรือทุกสัปดาห์ เพื่อให้สามารถรับรู้ปัญหาได้ไว และแก้ปัญหาการโกงเงินได้เร็วขึ้นนั่นเองจ้า
💷ตรวจสต๊อกสินค้าเป็นประจำ
เราสามารถใช้วิธีคุมสต๊อกที่ง่าย และรวดเร็ว เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานโกงได้ง่าย ดังนี้
1. วางสินค้าให้เป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถนับจำนวนได้ง่าย
2. ตรวจสอบ Stock Card ว่า ข้อมูลตรงตามจำนวนสินค้าเข้า-ออกหรือไม่
3. สินค้าค้างนานเกิน 1 ปี ให้แยกออกมาวางไว้อีกที่หนึ่ง เพื่อจัดทำรายงานแยก
🎯การทำบัญชียังไงไม่ให้พนักงานโกงเงิน สิ่งแรกที่ธุรกิจต้องมีก็คือ “บัญชีธนาคาร” สำหรับธุรกิจ ซึ่งเวลามีธุรกรรมอะไร ระบบจะบันทึกข้อมูลไว้ทุกอย่าง จะช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบความผิดปกติของเงินได้ง่าย และการแบ่งแยกหน้าที่ดูแลเงินในธุรกิจ การตรวจนับเงินสดเป็นประจำสม่ำเสมอ และการตรวจเช็กสต๊อกสินค้า จะเป็นเทคนิคดี ๆ ที่ช่วยลดโอกาสไม่ให้พนักงานโกงเงิน หรือสต๊อกได้ด้วยค่ะ
🔴เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัท รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ
ติดต่อ Line: @zerotoprofit
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
