เอกสารบัญชีสูญหาย ทำยังไงดี 😔
เอกสารบัญชีเปรียบเสมือนหัวใจของธุรกิจ เมื่อเกิดเหตุเอกสารสูญหาย เราก็กังวลใจเพราะกลัวโดนพี่สรรพากรจะมาตรวจเมื่อไหร่ก็ไม่รู้
แต่เมื่อหายไปแล้ว จะทำยังไงได้ล่ะ เรามาดูกันว่า “เอกสารบัญชีสูญหาย ทำยังไงดี” มาฝากกัน เพื่อเป็นแนวทางให้เจ้าของธุรกิจสามารถรับมือ และแก้ปัญหาเรื่องเอกสารหายกันได้ค่ะ
🌻การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี
อันดับแรก เราต้องรู้ก่อนว่า เอกสารที่หายไปเก็บไว้นานถึง 5 ปีแล้วหรือยัง?
ทางบัญชี พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543
"เก็บรักษาเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีอย่างน้อยไม่ต่ำกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ปิดบัญชี"
ทางภาษี ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3
"เก็บรักษาเอกสารบัญชีมากกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี"
🌻สำรวจว่าเอกสารอะไรหายบ้าง แฟ้มไหน วันที่เท่าไร
อันดับแรกเลยค่ะ ต้องสำรวจก่อนว่าเอกสารบัญชีอะไรที่หายไป เอกสารสำคัญๆ เช่น ใบกำกับภาษี ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย อยู่ในแฟ้มไหน และเป็นของวันที่เท่าไหร่
จากนั้นก็ดูต่อว่า เอกสารอะไรบ้างที่มาจากฝั่งเจ้าของธุรกิจเอง เช่น ใบกำกับภาษีขาย สามารถพิมพ์ใบใหม่ออกมาได้เลยค่ะ หรือถ้าเป็นหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย อาจจะต้องติดต่อฝั่งคู่ค้า ว่าขอฉบับใหม่มาแทนค่ะ
ส่วนเอกสารภาษีอื่น ๆ ที่ได้รับมาจากฝ่ายผู้ซื้อ หรือผู้ให้บริการ แนะนำให้ติดต่อขอสำเนาเอกสารที่ต้องการจากกลุ่มคนเหล่านี้ก่อน และเอกสารพวกแบบฟอร์ม ภ.ง.ด. และ ภ.พ. สามารถไปขอจากกรมสรรพากรได้ค่ะ
สุดท้ายแล้ว ถ้าติดต่อลูกค้าของเราไม่ได้ หรือลูกค้าไม่มีเอกสารแล้ว หรือติดปัญหาบางอย่างที่ทำให้ไม่ได้เอกสารกลับมา ลิสต์ก่อนว่าเอกสารอะไรบ้างที่หายไป และไปแจ้งความกับตำรวจค่ะ จากนั้นไปแจ้งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือกรมสรรพากรอีกทีหนึ่งว่าเอกสารบัญชีหายไปค่ะ
🌻การเก็บข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์
วิธีแรก สแกนเอกสารบัญชีที่มีอยู่ หรือที่ไปขอจากทางลูกค้า เก็บเอาไว้ในระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ ใช้งานง่าย และปลอดภัย อย่างเช่นระบบ Cloud storage ที่มีความก้าวหน้ากว่าเมื่อก่อนมาก ๆ เลย หลายคนจึงนิยมเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในนี้ค่ะ เช่น Google Drive และ One Drive เป็นต้น
วิธีที่สอง หลายหน่วยงานจะมีโปรแกรมภาษีออนไลน์เป็นตัวเอง สามารถเข้าไปกรอกข้อมูล แล้วก็บันทึกข้อมูลไว้ในระบบออนไลน์ได้ เช่น e-Tax Invoice หรือ e-Withholding Tax เมื่อต้องการจะใช้งาน ระบบจะสร้าง e-Document ออกมาเหมือนเอกสารที่เป็นใบของจริง แล้วใช้แนบประกอบกับเอกสารบัญชีอื่น ๆ ได้ค่ะ
🎯เมื่อได้เอกสารมาแล้ว แนะนำให้เก็บเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เผื่อเอาไว้ เพราะระบบออนไลน์สมัยนี้มีความก้าวหน้ามากขึ้น สามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้นานหลายปี และที่สำคัญ ต้องเป็นเอกสารที่หน่วยงานรัฐรับรองให้ใช้ได้ วิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาเรื่องเอกสารบัญชีหายให้กับทุกคนได้อย่างดี อย่าลืมนำไปปรับใช้กันด้วยนะคะ
เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัท รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ Line: @zerotoprofit
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
