ประชุมให้ Quality ต้องทำอย่างไร?
👨🏻💻การประชุมนั้นเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสาร แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และเพื่อตัดสินใจทำบางอย่างร่วมกันขององค์กร ซึ่งการที่จะทำให้การประชุมบรรลุตามเป้าหมายก็ต้องทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ วันนี้ เอไอเอ จึงมีเคล็ดลับที่จะช่วยยกระดับการประชุมของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยทำได้ตามนี้!
📌กำหนดวัตถุประสงค์การประชุมให้ชัดเจน เพื่อกำหนดหัวข้อที่ต้องการพูดคุยในที่ประชุมอย่างตรงประเด็นว่าต้องการตัดสินใจเรื่องอะไร หรือแก้ปัญหาอะไร
📌จัดทำวาระการประชุมล่วงหน้า โดยเป็นการระบุหัวข้อที่ต้องการพูดคุย เพื่อที่จะได้จัดสรรเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อให้เหมาะสม ไม่ทำให้การประชุมยืดเยื้อ พร้อมระบุผู้ที่ต้องรับผิดชอบ เพื่อที่ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องจะได้เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุม
📌จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ควรเชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมในวันนั้นเพื่อช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ สามารถตัดสินใจได้รวดเร็ว และประหยัดเวลา
📌กำหนดเวลาการประชุมให้เหมาะสม โดยเฉลี่ยการประชุมไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง หากจำเป็นต้องใช้เวลานานกว่านั้น ควรแบ่งเป็นช่วง ๆ และมีช่วงพักเบรคระหว่างการประชุม เพื่อไม่ให้ร่างกายล้าจนเกินไป
📌เริ่มและเลิกประชุมตรงเวลา ควรเริ่มประชุมตรงเวลา และควบคุมเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อให้เป็นไปตามกำหนด ไม่ควรปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมนอกประเด็น หรือพูดคุยเรื่องส่วนตัวจนเบียดเบียนเวลาประชุม
📌ใช้เครื่องมือช่วยประชุม เทคโนโลยีสมัยใหม่สามารถช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือสำหรับนำเสนอ เครื่องมือในการจดบันทึก เพราะเครื่องมือสามารถช่วยให้ประหยัดเวลาในการประชุมได้
📌สรุปผลการประชุมและมอบหมายงาน เมื่อสิ้นสุดการประชุม ควรสรุปผลการประชุม มอบหมายงานให้ผู้รับผิดชอบ กำหนดระยะเวลาการดำเนินการทันที เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องยังจำรายละเอียดของสิ่งที่ประชุมเมื่อครู่ได้ และไม่ลืมติดตามผล
ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งหัวหน้า หรือ ลูกทีม การจัดการประชุมที่ดี ก็เป็นพื้นฐานเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ อย่าลืมนำเคล็ดลับดี ๆ ไปทำตามกันนะ
ขอบคุณข้อมูล สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส.)
ติดตาม Community AIA Thailand ได้ที่ https://www.blockdit.com/aiathailand
- 6
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
