สรุปไอเดีย เขียน Operation Manual คู่มือปฏิบัติงาน ปรับใช้ได้กับทุกธุรกิจ
-Operation Manual หรือ “คู่มือการทำงาน” คือเรื่องสำคัญมาก ถ้าอยากสเกลอัปธุรกิจที่มีอยู่ให้ใหญ่ ไม่ว่าจะเป็น ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านขายเสื้อผ้า และไม่ว่าจะขยายผ่านวิธีการเพิ่มจำนวนสาขา, การขยายไซซ์โรงงาน หรือวิธีอื่น ๆ เช่น ขายแฟรนไชส์
ซึ่งการจะขยายธุรกิจได้ราบรื่น จำเป็นต้องมีการทำคู่มือการปฏิบัติงาน หรือ Operation Manual
เพื่อซัปพอร์ตในแง่ของทั้งการเทรนพนักงาน เรื่องการควบคุมกระบวนการปฏิบัติงาน ให้มีมาตรฐานและราบรื่น
แล้วไอเดียในการทำ Operation Manual เป็นอย่างไร ?
BrandCase สรุปให้ แบบเข้าใจง่าย ๆ
คู่มือการทำงาน (Operation Manual) คือ เอกสารที่บอกลำดับขั้นตอน วิธีการปฏิบัติงานต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ
ซึ่งความสำคัญของการมีคู่มือการปฏิบัติงาน ก็มีหลายอย่างเช่น
- ช่วยลดข้อผิดพลาดระหว่างการทำงาน
จากกระบวนการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐานและมีระบบ เป็นขั้นเป็นตอน ช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมคุณภาพของสินค้าและบริการได้ในทุก ๆ ขั้นตอน
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และเพิ่มทักษะการทำงานของลูกจ้าง
คู่มือการปฏิบัติงานสามารถทำให้พนักงานเรียนรู้งานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง เข้าใจกระบวนการทำงาน รวมถึงง่ายต่อการส่งต่องานให้กับพนักงานใหม่ในตำแหน่งต่าง ๆ
- เพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ
เช่น คู่มือการปฏิบัติงานด้านการตลาดและการส่งเสริมการขาย ที่อธิบายเนื้อหาเกี่ยวกับการสร้างลูกค้าประจำและการปิดการขาย
อ้างอิงจากหนังสือ Franchise Cloning Business แฟรนไชส์ ยุทธการโคลนนิ่งธุรกิจ ของดร.พีระพงษ์ กิติเวชโภคาวัฒน์
มีตัวอย่างเนื้อหาคู่มือการปฏิบัติงาน 12 ประเภท
1. คู่มือรายละเอียดสินค้า - รวบรวมรายละเอียดสินค้าทั้งหมดของธุรกิจ เช่น รหัสสินค้า ราคา ผู้จัดจำหน่าย
2. คู่มือส่งเสริมการตลาดและงานขาย - รวบรวมข้อมูลเช่น การจัดแคมเปญ การวางตราสินค้าในที่ต่าง ๆ
3. คู่มือพนักงาน - รวบรวมรายละเอียดงานและขั้นตอน วิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ที่พนักงานต้องทำความเข้าใจ
4. คู่มือรูปแบบการบริหารงานและการเงิน - เช่น วิธีการจัดทำรายงานต่าง ๆ
5. คู่มือระบบบริหารงานด้านจัดซื้อ - กำหนดระบบการจัดซื้อ การสั่งซื้อสินค้า การควบคุมสต๊อกสินค้า
6. คู่มือสำหรับการเปิดสาขาใหม่ - เกี่ยวกับการเตรียมตัวเปิดสาขาใหม่ในทุกเรื่อง เช่น การก่อสร้าง
7. คู่มือวางแผนการลงทุนการใช้จ่าย - เกี่ยวกับการควบคุมงบประมาณ การวางแผนด้านการเงินล่วงหน้า
8. คู่มือการจัดการระบบหน้าร้าน - เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ของระบบหน้าร้านในแต่ละวัน
9. คู่มือการผลิตสินค้าหรือการให้บริการ - เกี่ยวกับการควบคุมส่วนงานผลิต
10. คู่มือการจัดฝึกอบรมพนักงาน - เกี่ยวกับแนวทางการฝึกอบรมพนักงาน
11. คู่มือรายละเอียดของอุปกรณ์ - เกี่ยวกับการเก็บรักษา การดูแล การแจ้งซ่อม รายละเอียดอะไหล่
12. คู่มือการบริหารข้อมูล - เกี่ยวกับการบริหารและวิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจการขายต่าง ๆ
ทีนี้ลองมาดู ไอเดียการเขียน คู่มือปฏิบัติงาน ใน 5 สเต็ปสำคัญ ๆ
1. รวบรวมข้อมูลที่จะนำมาเขียนคู่มือการทำงานทั้งหมด
ทั้งในรูปแบบข้อความและรูปภาพประกอบขั้นตอนวิธีการทำงานแต่ละอย่าง แต่ละขั้นตอน แต่ละหน่วยธุรกิจ
เช่น การจัดการหน้าร้าน การบริหารธุรกิจ วิธีปฏิบัติงานของพนักงาน หรือคู่มืออื่น ๆ
โดยข้อมูลรูปภาพที่รวบรวมมา ควรจะมีทั้งรูปขั้นตอนการทำงานโดยละเอียด
เช่น
-การทำไข่ดาวจะต้องกำหนดว่าใช้ไฟแรงเท่าไร
-เครื่องปรุงและวัตถุดิบมีอะไรบ้าง ต้องทอดอย่างไร ใช้เวลานานเท่าไร สีของไข่ดาวและระดับความสุกเมื่อเวลาผ่านไปเป็นอย่างไรบ้าง
วิธีปฏิบัติและขั้นตอนการทำงานเหล่านี้จะต้องสื่อออกมาผ่านข้อความและรูปภาพประกอบให้ชัดเจน
เพื่อให้ผู้อ่านทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น และลดความเข้าใจผิดในการทำงาน
2. นำข้อมูลที่รวบรวมมาเรียบเรียงตามลำดับขั้นตอนการทำงาน
จากนั้นผู้เขียนคู่มือควรลองลงมือทำตามคู่มือที่เขียนว่า ได้ผลลัพธ์ตามที่เขียนคู่มือไว้หรือไม่
ถ้ายังไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ควรตรวจสอบความถูกต้องของคู่มือ และแก้ไขใหม่อีกครั้ง
โดยสิ่งสำคัญของการเขียนคู่มือการทำงานก็คือ
ควรใช้คำและสำนวนที่กระชับ เข้าใจง่าย สื่อสารได้ชัดเจน
ให้คิดว่า ใครที่ทำงานไม่เป็นเลยพอมาอ่าน จะสามารถเข้าใจและทำตามได้ไม่ยาก
3. นำข้อมูลที่เขียนและเรียบเรียงแล้ว มาจัดหมวดหมู่ให้เป็นระบบ เพื่อความเป็นระบบระเบียบและให้ง่ายต่อการอ่าน
4. นำข้อมูลที่จัดระบบแล้ว มาจัดหมายเลขเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิงได้ และนำไปขึ้นรูปเล่มให้สวยงาม
โดยการขึ้นรูปเล่มควรคำนึงถึงความสามารถในการปรับเพิ่มหรือลดข้อมูลในอนาคตด้วย
ซึ่งในปัจจุบัน อาจขึ้นรูปเล่มในรูปของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ตามความเหมาะสม
5. ข้อมูลในคู่มือการทำงานควรมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ
โดยเฉพาะเมื่อมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบวิธีการทำงาน มีเอกสารใหม่ หรือมีกิจกรรมทางธุรกิจใหม่ ๆ เกิดขึ้น
ดังนั้นจึงควรมีการตรวจสอบข้อมูลในคู่มือการทำงานร่วมกับพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่นั้นจริง ๆ เป็นระยะ ๆ ด้วย
ทั้งหมดนี้ ก็คือความสำคัญและไอเดียในการทำ คู่มือปฏิบัติงาน หรือ Operation Manual
ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมาก ถ้าอยากสเกลอัปธุรกิจที่มีอยู่ให้ใหญ่ และไปได้ไกล..
Reference
-หนังสือ Franchise Cloning Business แฟรนไชส์ ยุทธการโคลนนิ่งธุรกิจ ของดร.พีระพงษ์ กิติเวชโภคาวัฒน์
- 6
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
