ไขกลไกอัจฉริยะ ของระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูง !
อ่านบทความเพิ่มเติมคลิก 👉 : https://aigencorp.com/ocr-cooperate-with-kms-for-document-management/
การจัดเก็บเอกสารในองค์กรยุคใหม่ จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีในการจัดเก็บที่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว นั่นทำให้มีการนำซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) และ Knowledge Management (KMS) มาผสมผสานเข้าด้วยกัน จนกลายเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาไปไขกลไกอัจฉริยะที่ช่วยให้ซอฟแวร์เหล่านี้สามารถทำงานได้อย่างตอบโจทย์ และเหมาะสมกับการนำไปปรับใช้กับทุกองค์กร
OCR: สแกนเอกสารอัจฉริยะด้วย AI
OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการแปลงเอกสารที่เป็นภาพ เช่น ภาพถ่ายหรือเอกสารที่สแกน โดยจะทำให้กลายเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขและค้นหาได้ ผ่านการใช้ซอฟต์แวร์ OCR ที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวกให้คุณสร้างระบบจัดเก็บเอกสารที่เป็นแบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ความสามารถของซอฟต์แวร์ OCR
ซอฟต์แวร์ OCR มีความสามารถในการจดจำและแปลงตัวอักษรจากภาพเป็นข้อความดิจิทัลได้อย่างยืดหยุ่น ที่รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ นอกจากนี้ ยังสามารถจดจำรูปแบบเอกสารที่ซับซ้อนได้ เช่น ตาราง กราฟ และแผนภูมิ อย่างแม่นยำ ด้วยการใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาผนวกรวมกับซอฟต์แวร์ OCR สมัยใหม่ จึงทำให้สามารถเรียนรู้และปรับปรุงความแม่นยำในการจดจำตัวอักษรได้อย่างต่อเนื่อง จนสามารถใช้สแกนข้อความที่เขียนด้วยมือและเอกสารที่มีตัวอักษรไม่ชัดเจนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ OCR
- ลดเวลาและแรงงานในการป้อนข้อมูลด้วยมือ
- ค้นหาข้อมูลในเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- ช่วยในการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษ
- ทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างทีมหรือแผนกต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว
- เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานทางธุรกิจ เช่น การจัดการใบแจ้งหนี้ การ- - ประมวลผลเอกสารทางกฎหมาย
- ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ
Knowledge Management: การจัดการความรู้อย่างชาญฉลาด
Knowledge Management System (KMS) คือกระบวนการในการรวบรวม จัดระเบียบ วิเคราะห์ และแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร เมื่อนำมาใช้สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารร่วมกับ OCR ก็จะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างหลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรความรู้ และข้อมูลที่มีอยู่ได้สูงสุด
ความสามารถของการสร้าง Knowledge Management ที่ทำงานร่วมกับ OCR
การผสมผสาน OCR เข้ากับระบบ Knowledge Management จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลองค์ความรู้ได้อย่างก้าวกระโดด เนื่องจากระบบ OCR จะทำหน้าที่แปลงเอกสารที่เป็นภาพให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถค้นหาและวิเคราะห์ได้ผ่าน KMS
นอกจากนี้ ยังช่วยในการจัดหมวดหมู่และทำดัชนีเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ระบบยังสามารถวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสาร เพื่อนำเอาข้อมูลสำคัญและเชื่อมโยงความรู้ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน มาสร้างเป็นคำตอบที่สร้างประโยชน์ และต่อยอดการนำไปใช้งานในด้านการบริการ และงานในส่วนอื่น ๆ ได้อีกมากมาย
ประโยชน์ของ Knowledge Management System
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร
- ลดเวลาในการจัดเก็บเอกสารและค้นหาข้อมูล
- ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงาน
- ทำให้การตัดสินใจมีความรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
- ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างทันท่วงที
-ช่วยรักษาความรู้และประสบการณ์ขององค์กร แม้ว่าพนักงานจะลาออกไปแล้ว
- ช่วยรักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน สามารถต่อยอดการทำธุรกิจได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด
การผสานรวม OCR และ Knowledge Management System
การนำ OCR และ Knowledge Management มาใช้ร่วมกันจะช่วยให้สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ตอบโจทย์องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก หรือดำเนินการด้วย Data Driven ซึ่งการผสานรวมกัน ก่อให้เกิดระบบที่ครบวงจร ซึ่งแต่ละส่วนจะมีหน้าที่เฉพาะ แต่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว ดังนี้
ซอฟต์แวร์ OCR ทำหน้าที่เป็นประตูด่านแรกในการนำเข้าข้อมูล โดยแปลงเอกสารกระดาษ ภาพถ่าย หรือไฟล์ PDF ให้กลายเป็นข้อความดิจิทัลที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ โดยในขั้นตอนนี้จะช่วยลดภาระงานการป้อนข้อมูลด้วยมือ และเพิ่มความเร็วในการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลจำนวนมากได้เป็นอย่างดี
ผสานรวมกับเทคโนโลยี AI ช่วยส่งเสริมการทำงานของซอฟต์แวร์ OCR ให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูล เนื้อหา จับใจความสำคัญ และจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติได้อย่างแม่นยำ ซึ่งกระบวนการนี้ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารที่มีจำนวนมากเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยในการสร้างโครงสร้างความรู้ที่เป็นระบบมากยิ่งขึ้น
ระบบ Knowledge Management ทำหน้าที่เป็นคลังความรู้ดิจิทัลขององค์กร โดยจัดเก็บข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่แล้วอย่างเป็นระบบ มาสร้างประโยชน์ ด้วยการทำความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูล และบูรณาการความรู้ต่าง ๆ มาสนับสนุนการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ปลอดภัย
Think AI Think AIGEN
หากธุรกิจต้องการปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่าลังเลที่จะปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน AI และระบบจัดการข้อมูล เพื่อรับโซลูชัน AI ที่เหมาะสมกับความต้องการ ติดต่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเรา
🤖 Facebook : AI GEN : ไอเจ็น
🤖 Website : https://bit.ly/3SXlVan
🤖 Line : @aigen
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
