เคล็ดลับในการเลือก ระบบ Knowledge Management ที่เหมาะกับองค์กรของคุณ
อ่านบทความเพิ่มเติมคลิก 👉 : https://bit.ly/3yzwN98
ความแตกต่างระหว่าง SharePoint / Google Workspace / ระบบ KM เลือกใช้อย่างไร?
เครื่องมือการจัดการความรู้ที่องค์กรมักนำมาใช้งานจะมีอยู่ 3 ระบบ ได้แก่ SharePoint Google Workspace และระบบ Knowledge management ซึ่งแต่ละเครื่องมือนั้นจะมีฟีเจอร์ เป้าหมายในการใช้งาน และข้อดี รวมไปถึงข้อจำกัดที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับแต่ละธุรกิจว่ามีเป้าหมายในการนำเครื่องมือไปใช้งานเพื่ออะไร และเครื่องมือไหนจะตอบโจทย์กับธุรกิจได้ดีกว่ากัน
1. Microsoft Sharepoint
Microsoft Sharepoint เป็นแพลตฟอร์มพื้นที่เก็บข้อมูลมาตรฐานสำหรับการใช้งานภายในองค์กรเพื่อสร้าง และจัดเก็บเอกสารเป็นหลัก โดย Sharepoint เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft office และจำเป็นต้องใช้ Microsoft suites เพื่อที่จะใช้งานในส่วนของ Sharepoint ได้
โดยที่ Sharepoint ทำให้แต่ละทีม และพนักงานภายในองค์กรนั้นสามารถที่จะดู แก้ไข และแชร์ไฟล์เอกสารภายในบริษัทผ่านทางระบบ Ecosystem ของผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 ทั้งหมดได้ ยิ่งถ้าองค์กรของคุณนั้นใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft อยู่แล้วยิ่งเป็นเรื่องง่ายในการใช้งาน Sharepoint
ฟีเจอร์การใช้งานที่น่าสนใจของ Sharepoint
- ●การจัดเก็บไฟล์พื้นฐาน และการทำงานร่วมกัน : ธุรกิจสามารถใช้ Sharepoint ในการสร้างที่จัดเก็บไฟล์พื้นฐาน (Document library) โดยใช้เครื่องมือ Microsoft office ทั้งการสร้างไฟล์ และอัปโหลดไฟล์สามารถทำได้แบบง่ายๆ นอกจากนั้นยังสามารถฟิลเตอร์เพื่อค้นหาเอกสารได้จากชื่อผู้ใช้งาน หรือวันที่ รวมทั้งฟิลเตอร์จากประเภทไฟล์ หรือวันที่ปรับปรุงล่าสุดก็ได้เช่นกัน
- ●การค้นหาไฟล์ และห้องสมุดไฟล์ (File library) : สามารถค้นหาไฟล์จากการชื่อไฟล์ ชื่อผู้ใช้งาน หรือวันที่ รวมไปถึงฟิลเตอร์จากประเภทไฟล์ หรือวันที่ปรับปรุงล่าสุดก็ได้เช่นกัน
- ●สร้าง Internal sites เพื่อใช้งานภายในองค์กร : สามารถใช้ Sharepoint ในการสร้าง Internal sites ได้อย่างสะดวก และง่ายดาย โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้านเทคนิค เนื่องจากระบบได้มีเทมเพลตมาตรฐานให้เลือกใช้งานได้ทันที เพียงแค่ทำการ Drag & drop ก็สามารถสร้างเว็บไซต์เพื่อใช้สื่อสารภายในองค์กรได้เอง
- ●กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล : สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้เอง ช่วยยกระดับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลได้ดีมากยิ่งขึ้น
- ●Microsoft ecosystem : ตอบโจทย์ผู้ใช้งานผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ได้ดี เนื่องจากสามารถเชื่อมต่อกับ One drive Microsoft office และ Microsoft team ได้ ทำให้ตอบโจทย์การใช้งานภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี
ข้อดี และข้อจำกัดของ Sharepoint
ข้อดี
- ●ตอบโจทย์กับผู้ใช้งานผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ได้เป็นอย่างดี
- ●เชื่อมต่อกับ Microsoft team และผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft ได้ ทำให้แชร์ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ทำได้สะดวก และง่ายมากยิ่งขึ้น
- ●สร้าง Internal sites เพื่อใช้สื่อสารภายในหน่วยงาน หรือองค์กรได้เอง
- ●ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือ
ข้อจำกัด
- ●ความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่มีจำกัด เนื่องจาก Sharepoint รองรับแค่การค้นหาในระดับของชื่อไฟล์เท่านั้น หากผู้ใช้งานต้องการค้นหาข้อมูลที่อยู่ในไฟล์จะไม่สามารถทำได้ เนื่องจาก Sharepoint ไม่ได้มีการจัดทำดัชนีของข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ต่างๆ ไว้
- ●ไม่มีการจัดหมวดหมู่ของไฟล์ข้อมูลให้เป็นระบบ ถึงแม้ว่าธุรกิจจะสามารถใช้ Sharepoint ในการสร้าง Internal site เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้ภายในทีม หรือภายในองค์กร แต่เมื่อพนักงานเข้ามาใน Internl sites เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการแล้วต้องมาเจอกับไฟล์ที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก ทำให้พนักงานต้องเสียเวลาในการเปิดทีละไฟล์ว่าแล้วข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในไฟล์ใด
Sharepoint เหมาะกับธุรกิจแบบใด
Sharepoint เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการระบบ Knowledge management ขั้นพื้นฐาน นั่นคือสามารถใช้ในการจัดเก็บ และแชร์ไฟล์ภายในหน่วยงาน หรือภายในองค์กรได้ รวมถึงสามารถใช้ในการค้นหาไฟล์ต่างๆ ได้ รวมถึงสร้าง Internal site แบบมาตรฐานใช้งานภายในองค์กรได้เองแบบง่ายๆ แต่หากต้องการนำระบบ Knowledge management ไปใช้ต่อยอดเพื่อใช้ในการให้บริการลูกค้านั้นอาจจำเป็นต้องใช้ระบบ Knowledge management ขั้นสูงจะตอบโจทย์การทำงานได้ดีมากกว่า
2. Google Workspace
Google workspace เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์มที่เป็นที่นิยมสำหรับธุรกิจที่นำมาใช้เพื่อให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรทำได้สะดวก และง่ายมากขึ้น ตั้งแต่การรับส่งอีเมลจนถึงเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Google docs, Google sheets, Google drive เป็นต้น ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ที่ให้พนักงานสามารถทำงานได้จากที่ไหนก็ได้
ฟีเจอร์การใช้งานที่น่าสนใจของ Google Workspace
- ●การทำงานร่วมกัน : ถือเป็นฟีเจอร์การใช้งานหลักของ Google workspace ที่ออกแบบมาให้คนภายในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ตก็สามารถเข้าใจงานบริการต่างๆ ได้ โดยเฉพาะการจัดการไฟล์ต่างๆ โดยที่พนักงานสามารถอัปโหลดไฟล์ไว้ใน Google drive กลางขององค์กรเพื่อแชร์ให้คนอื่นๆ สามารถเข้าถึง และค้นหาไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้
- ●สร้าง Internal site เพื่อใช้งานภายในองค์กร : สามารถสร้าง Internal site เพื่อใช้งานผ่านในองค์กรได้ผ่านทาง Google sites ที่มีเทมเพลตมาตรฐานให้ผู้ใช้งานได้เลือกใช้งาน โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้าน Programming ก็สามารถทำได้ เพียงแค่ Drag & Drop สิ่งที่ต้องการไปวางทำให้องค์กรสามารถสร้างเว็บไซต์เพื่อใช้งานภายในองค์กรได้แบบง่ายๆ
- ●เชื่อมต่อกับ Gemini for workspace : เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่น่าสนใจ เนื่องจากผู้ใช้งานสามารถใช้งาน Gemini หรือ Generative AI ที่ทาง Google ได้พัฒนาขึ้นทำให้การทำงานทำได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกมากยิ่งขึ้น
- ●ความปลอดภัยระดับองค์กร : นอกจากจะสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้แล้ว องค์กรยังมั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลด้วยระบบความปลอดภัยของ Google
Google Workspace เหมาะกับธุรกิจแบบใด
Google Workspace เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการเครื่องมือ หรือแพลตฟอร์มในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร และต้องการเครื่องมือในการจัดการความรู้ขั้นพื้นฐานที่ใช้ในการรวบรวม และจัดการไฟล์ หรือข้อมูลให้อยู่ในที่เดียวกันที่ทุกคนภายในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากที่ไหน และเวลาได้ก็ได้ แต่หากต้องการเครื่อง
3. ระบบ AI-Knowledge management
ระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือระบบ AI-Knowledge management เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในการจัดการความรู้ที่มีอยู่ในองค์กรทั้งหมดที่จัดเก็บอยู่ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร ลิ้งค์เว็บไซต์ หรือไฟล์คำถาม Q&A ซึ่งนอกจากจะสามารถจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในที่เดียวกันได้แล้ว ยังสามารถใช้ ในการค้นหาข้อมูลต่อได้ง่าย และสะดวกมากยิ่งขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาข้อมูลด้วยคีย์เวิร์ด และการถาม-ตอบ ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่ออกแบบมาเพื่อใช้สำหรับระบบ AI-Knowledge management โดยเฉพาะที่ไม่มีใน Sharepoint และ Google workspace
อีกทั้งธุรกิจสามารถนำระบบ AI-Knowledge management ไปใช้ต่อยอดเป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กร ระบบค้นหาข้อมูลจากเอกสาร และระบบ AI Chatbot จนถึงระบบ Customer self service ได้
ฟีเจอร์การใช้งานที่น่าสนใจของระบบ AI-Knowledge management
- ●การค้นหาข้อมูล และคำตอบอันทรงพลัง : ผู้ใช้งานสามารถค้นหาคำตอบ หรือข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสาร ลิ้งค์เว็บไซต์ คำถาม Q&A หรือข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างสะดวก และง่ายดาย เพียงแค่พิมพ์คีย์เวิร์ด หรือคำถามที่ต้องการถาม และระบบ AI-Knowledge management จะแสดงคำตอบที่ต้องการมาให้อย่างแม่นยำ และรวดเร็ว
- ●เชื่อมต่อกับ ChatGPT ตอบคำถามได้อย่างเป็นธรรมชาติ : นอกจากจะใช้เทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) แล้ว ยังได้เชื่อมต่อกับ ChatGPT เพื่อเพิ่มศักยภาพในวิเคราะห์ และสังเคราะห์การเรียบเรียงคำตอบ และองค์ความรู้ของธุรกิจให้มีความเป็นธรรมชาติมากยิ่งขึ้น เพื่อให้เหมือนกับผู้ค้นหาข้อมูลเองนั้นเหมือนกำลังพูดคุย หรือสอบถามกับพนักงานด้วยกัน
- ●การจัดเก็บ และแชร์ไฟล์ : ธุรกิจสามารถจัดเก็บไฟล์ต่างๆ ไว้ในระบบ AI-Knowledge management เพื่อรวบรวมไฟล์ และข้อมูลไว้ให้อยู่ในที่เดียวกัน เพื่อนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว
- ●Customization ให้กับแต่ละธุรกิจ : ธุรกิจยังสามารถปรับแต่ง และเพิ่มเติมฟีเจอร์ที่ต้องให้ระบบ AI-Knowledge management ได้เพื่อให้ตอบโจทย์กับการทำงานของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์การให้คะแนน (Point) เพื่อกระตุ้นให้พนักงานเข้ามาเรียนรู้จากข้อมูลที่เพื่อนพนักงานได้แชร์ไว้ในระบบ และกระตุ้นการใช้งานของระบบ โดยที่พนักงานสามารถนำคะแนนมาแลกเป็นของรางวัลต่างๆ ได้ เป็นต้น
- ●ต่อยอดเป็น AI Chatbot ได้ : ธุรกิจสามารถนำระบบ AI-Knowledge management มาต่อยอดเป็น AI Chatbot เพื่อใช้ตอบคำถามลูกค้า และพนักงานภายในองค์กรได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้ AI Chatbot ช่วยคัดกรองลูกค้าให้ในเบื้องต้น รวมถึงช่วยจัดการ Transaction บางอย่างให้ได้ ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับเคสของลูกค้าที่มีความซับซ้อนได้มากยิ่งขึ้น
Think AI Think AIGEN
ต้องการนำบริการ AI-Powered Knowledge Management Solution สำหรับธุรกิจไปใช้เพื่อยกระดับการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น ติดต่อเพื่อปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่
🤖 Facebook : AI GEN : ไอเจ็น
🤖 Website : https://bit.ly/3SXlVan
🤖 Line : @aigen
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
