รู้จักกับการทำ Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ
อ่านบทความฉบับเต็มคลิก : https://bit.ly/3O9CZc2
Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจคืออะไร
Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ คือโซลูชันที่ใช้ซอฟต์แวร์ซึ่งสามารถยกระดับการทำ Data-entry หรือการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบต่างๆ ของธุรกิจ โดยการกำจัด หรือลดขั้นตอนที่ทำแบบแมนนวล ด้วยความสามารถซอฟต์แวร์ Data-entry สามารถดึงข้อมูลที่ธุรกิจต้องการจากไฟล์ PDF ไฟล์เอกสารประเภทต่างๆ รูปภาพเอกสาร อีเมล และข้อมูลในเว็บไซต์ และนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในรูปแบบโครงสร้างที่ต้องการ เช่น ไฟล์ .CSV, json เป็นต้น
ขั้นตอนการทำ Data-entry workflow automation
ขั้นตอนการทำ Data-entry workflow automation แบบ End-to-end จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. อัปโหลดข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ
องค์กรสามารถอัปโหลดไฟล์เอกสาร รูปภาพเอกสาร หรือไฟล์สแกนต่างๆ เข้าไปในซอฟต์แวร์ Data-entry
2. Pre-processing ไฟล์ หรือเอกสารแต่ละหน้า
ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ โดยซอฟต์แวร์ Data-entry ขั้นสูงที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อนนั้นจะมีความสามารถในการใช้อัลกอริทึมในการอ่าน และเข้าใจข้อมูลในเอกสารประเภทต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ
3. จำแนก และดึงข้อมูลที่ต้องการ
ซอฟต์แวร์ Data-entry สามารถจำแนก และดึงข้อมูลเฉพาะที่ธุรกิจต้องการออกมาได้ โดยได้เทรนให้อัลกอริทึมสามารถแยก และระบุฟิลด์ข้อมูลแต่ละประเภทในเอกสารได้แบบอัตโนมัติว่าข้อความนี้เป็นชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หรือเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
4. ตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา
เนื่องจากว่าระบบ AI เองนั้นก็ไม่ได้เพอร์เฟค และต้องมีการเรียนรู้อยู่ตลอดเวลาเช่นเดียวกันกับมนุษย์ จึงทำให้ธุรกิจสามารถออกแบบ Workflow ได้ว่าจะให้คนเข้ามาตรวจสอบข้อมูลที่ซอฟต์แวร์ Data-entry ดึงออกมาในกรณีใดบ้าง
โดยอาจจะสามารถกำหนดเป็นค่าความเชื่อมั่น (Confidence level) ได้ว่าหากค่าความเชื่อมั่นต่ำกว่าระดับใดถึงต้องให้คนเข้ามาตรวจสอบอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง และจึงดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปได้ ซึ่งขั้นตอนนี้ถือเป็นทางเลือกให้กับธุรกิจสามารถออกแบบได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ
5. แชร์ และกรอกข้อมูลที่ดึงออกมาได้เข้าไปในระบบของธุรกิจ
ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับขั้นตอนการทำ Data-entry คือการส่งข้อมูลที่ดึงออกมาได้ไปยังโปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ปลายทางที่เหมาะสม โดยที่ธุรกิจสามารถที่จะ Export ไฟล์ข้อมูลที่ดึงออกมาได้ใน Format ที่ต้องการไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Excel, .CSV หรือ json เพื่อสามารถนำไป Import เข้าไปในระบบของธุรกิจต่อไปได้อย่างสะดวก และง่ายดาย
ซอฟต์แวร์ Data-entry workflow automation นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจหลายหลายประเภท โดยตัวอย่างการนำไปใช้งานยอดฮิตมีดังต่อไปนี้
- ●การดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อสินค้า Bank statement หรือใบเสร็จรับเงิน สำหรับหน่วยงานบัญชี และการเงิน
- ●การเก็บข้อมูลลูกค้าเข้าไปในระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า
- ●การเก็บข้อมูลจาก Resume ของผู้สมัครงาน
- ●ขั้นตอนการยืนยันตัวตนลูกค้า โดยการดึงข้อมูลจากบัตรประชาชนเพื่อนำไปใช้ในการยืนยันตัวตน
ฟีเจอร์สำคัญในซอฟต์แวร์ Data-entry workflow automation
ถ้าธุรกิจของคุณต้องการเปลี่ยนจากการทำ Data-entry แบบแมนนวลมาใช้เป็นซอฟต์แวร์ Data-entry แทนนั้นให้พิจารณามองหา และเลือกจากฟีเจอร์สำคัญ ดังต่อไปนี้
- ●ความสามารถในการแยกประเภทเอกสาร และรองรับเอกสารทางธุรกิจได้หลากหลายประเภท
- ●การเชื่อมต่อเข้ากับระบบ หรือโปรแกรมของธุรกิจ เช่น SAP หรือ ERP
- ●เครื่องมือในการสร้าง Data-entry workflow automation ได้ด้วยตัวเองที่เป็นแบบ low-code หรือ no-code ที่ไม่จำเป็นต้องให้ทีม IT หรือ Developer มาดูแลให้
- ●สามารถสร้าง Validation rules หรือกฎในการตรวจสอบข้อมูลเมื่อต้องการให้คนมารีวิวข้อมูลในบางจุด
- ●ความสามารถของโมเดล AI และ Machine learning โดยมีการพัฒนา และอัปเดตโมเดล AI อยู่เสมอ ทำให้เมื่อ AI ยิ่งประมวลผลข้อมูลมากเท่าไหร่ จะยิ่งทำให้โมเดล AI ทำงานได้ดีมากขึ้นเรื่อยๆ ตามลำดับ
Think AI Think AIGEN
ผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการนำ aiScript โซลูชัน AI-Powered OCR ไปใช้เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการทำ Data-entry ให้กับธุรกิจ สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AIGEN ได้ที่
· Website : https://bit.ly/3qdWvIR
· Facebook : AI GEN : ไอเจ็น
· Line : @aigen
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
