จัดการประชุมยังไงให้ Productive และไม่กินเวลา
การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานแทบทุกองค์กร แต่หลายครั้งเราก็มักจะเจอปัญหาประชุมยืดเยื้อ ไม่ตรงประเด็น จนเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ แล้วเราจะจัดการประชุมยังไงให้มีประสิทธิภาพ ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ และไม่กินเวลาอันมีค่าของทุกคนไปโดยใช่เหตุ
ก่อนอื่นเลย ต้องเริ่มจากการกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจน ว่าต้องการอะไรจากการประชุมครั้งนี้ ต้องการระดมสมอง? หาข้อสรุป? หรือแจ้งข้อมูลข่าวสาร? เมื่อเรารู้เป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ก็จะช่วยให้การวางแผนดำเนินการประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ลำดับต่อมา คือการเตรียมตัวล่วงหน้า อย่าลืมกำหนดหัวข้อที่จะพูดคุย จัดทำ Agenda และแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมประชุมศึกษาล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวมาพร้อม และสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างเต็มที่ ขณะเดียวกัน การเลือกผู้เข้าร่วมประชุมก็เป็นสิ่งสำคัญ เชิญเฉพาะผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมจริง ๆ เพื่อป้องกันการเสียเวลา และรักษาเป้าหมายของการประชุมให้อยู่กับประเด็นหลัก
และเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ควรมี Moderator คอยควบคุมเวลา ดำเนินการประชุมตาม Agenda กระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และสรุปประเด็นสำคัญ รวมถึง จดบันทึก เพื่อให้ทุกคนรับทราบตรงกัน
นอกจากนี้ การกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน และยึดถือเวลาอย่างเคร่งครัด ก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การประชุมไม่ยืดเยื้อ โดยอาจใช้เทคนิค Timeboxing กำหนดเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ เพื่อให้การประชุมกระชับและตรงเวลา สุดท้าย อย่าลืมสรุปผลการประชุมและติดตามผล เพื่อให้มั่นใจว่า การประชุมครั้งนี้ บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และนำไปสู่การปฏิบัติ เกิดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม
จะเห็นได้ว่าการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพ ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงาน ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วยครับ
Website: www.g-able.com/
Facebook: facebook.com/gable.th
Blockdit: blockdit.com/gable.th
Twitter: twitter.com/GAble_TH
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2025 Blockdit
