“เช้าวันจันทร์ในชีวิตผู้ช่วยส่วนตัว”
“Welcome to Monday!”
เช้าวันจันทร์เปิดสัปดาห์ ใครว่ายุ่ง…ลองมาอยู่ในรองเท้าผู้ช่วยส่วนตัวดูค่ะ! เริ่มงานเวลา 08:30 น. แต่หัวสมองต้องพร้อมลุยตั้งแต่ก้าวแรกในออฟฟิศ! ☕
08:30 น. - เปิด E-mail เช็คตาราง (Check emails & calendar)
เปิดคอมปุ๊บ เจอสิ่งที่ต้องทำทันที:
• อีเมลแรก: “มีเอกสารด่วนให้นายเซ็นต์ภายในวันนี้!”
• อีเมลสอง: “ขออัปเดตข้อมูลประชุมช่วงบ่ายค่ะ”
📝 To-Do List ของวันนี้เริ่มชัดขึ้นแล้ว:
1️⃣ เตรียมเอกสาร
2️⃣ สรุปข้อมูลการประชุม
3️⃣ จัดตารางงานใหม่
08:45 น. - รับเอกสารที่ต้องเซ็นต์ (Pick up signature documents)
“Urgent files ready for signature.”
เอกสารกองอยู่บนโต๊ะ ต้องไล่ตรวจทีละแผ่นให้ชัวร์ก่อนส่งถึงมือหัวหน้า เพราะถ้าพลาดแม้แต่จุดเดียว อาจเจอคำถามว่า… “นี่ตรวจแล้วจริงหรือ?”
09:00 น. - เตรียมข้อมูลประชุม (Gather updates for meeting)
“Summarize updates for today’s meeting.”
• ข้อมูลสำคัญต้องสรุปให้ครบในหน้าเดียว (One-pager summary)
• ประเด็นที่หัวหน้าควรรู้: ตัวเลขยอดขาย, รายงานการเงิน, สถานะโปรเจกต์
• พร้อมเตรียมคำถามที่หัวหน้าอาจต้องใช้ในประชุม
ทุกอย่างต้องเป๊ะ! เพราะเวลาเข้าไปประชุม หัวหน้าต้องมั่นใจว่ารู้ทุกประเด็นในมือ
09:30 น. - รับโทรศัพท์และจัดตารางงาน (Handle calls & reschedule)
“Hi, this is the PA of Mr./Ms. … How can I assist you?” ☎️
โทรศัพท์เริ่มดังแบบไม่หยุด!
• แผนกไอที: ขอประชุมนายด่วนเรื่องโปรเจกต์ใหม่
• แผนกบัญชี: แจ้งเอกสารต้องเซ็นต์ก่อนบ่ายนี้
สิ่งที่ต้องทำ:
• Prioritize tasks. งานไหนสำคัญ งานไหนเลื่อน?
• Find available time slots. ทุกคนต้องได้เวลาที่ต้องการ (และนายไม่เหนื่อยเกินไป)
• Track everything! จดบันทึกตลอด กันพลาด
10:00 น. - Briefing ก่อนประชุม (Pre-meeting briefing)
“Here are the key updates for today’s meeting.”
ตอนนี้หัวหน้าเตรียมพร้อมเข้าไปประชุมแล้ว หลังจากที่เราสรุปทุกอย่างให้ใน 5 นาทีแบบเข้าใจง่ายที่สุด งานนี้ความกระชับคือหัวใจ!
✨ ข้อคิดสำหรับคนที่สนใจตำแหน่ง Personal Assistant:
• Stay organized. เริ่มต้นเช้าวันจันทร์ด้วยการลำดับงานและจัดการเวลา
• Communicate effectively. การพูดคุยต้องตรงประเด็น เข้าใจง่าย
• Be flexible. ตารางที่คิดว่าลงตัวอาจเปลี่ยนได้ทุกนาที!
#ชีวิตผู้ช่วย #PAชีวิตจริง #MondayRoutine #WorkWithPAParewa #ProfessionalTips
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
