Work from Home ยังไงให้ทีมมีประสิทธิภาพ ?
มาพบกับโปรแกรมช่วยสุดเจ๋งที่จะช่วยให้ทีมงานของเพื่อนๆเชื่อมต่อกันได้ดีขึ้น แม้ต้องห่างกันไกล !!
ตอนนี้เชื่อว่า หลายๆบริษัทคงให้กลับไปทำงานที่ออฟฟิศกันได้แล้วเนอะ แต่เชื่อว่า ยังไงก็คงยังไม่ 100% เนอะ
อาจจะมีสลับกันมาเป็นทีม หรือ 20-25% ของทีม โดยหลายๆที่อาจมีแบ่งเป็น Phase 1-3 กันไปเน้อะ
ในบทความนี้เราหยิบโปรแกรม 5 อันที่สามารถใช้งานได้ฟรีสำหรับทีมเล็ก และอาจต้องเสียตังค์เพิ่มจำนวนหนึ่ง แต่ไม่แพงมาก สำหรับขนาดทีมที่ใหญ่ขึ้น (ส่วนใหญ่กำหนดไว้ว่าทีมขนาดใหญ่คือ เกิน 12 คน)
1. Chat and Conversation
เพื่อนๆคงเคยใช้แอพแนว Skype เน้อะ เวลาเรา Chat พิมพ์หาเพื่อนร่วมบริษัท
แต่ในความคิดเรา Skype มันค่อนข้างสมัยเก่าไปสักนิ้ดนึง (นึกถึง MSN เลย555)
เราขอนำเสนอ 3 แอพด้านล่างที่ใช้ใน Desktop + Mobile ได้สบายๆ
Slack
- โปรแกรม Internal chat สำหรับทีมเล็กๆ ตั้งแต่ 4 คน จนถึง บริษัทขนาด เป็นหมื่นคน
- โดยจุดเด่นของเค้าอยู่ที่การสร้าง #Group สำหรับการสร้างกลุ่มห้องสนทนาเอาไว้ทำโปรเจคต่างๆได้
- มี feature การ integrate แอพ จากข้างนอก ที่สาวกไอที และการตลาด น่าจะชื่นชอบ เช่นพวก Github, Salesforce, Hubspot, Cisco,
- สามารถใช้ function การเล่นอโมคอน หรือสติกเกอร์สื่ออารมต่างๆได้ด้วย Giphy
Google Hangout
- มาจากค่ายยักษ์ใหญ่แบบนี้ต้องไม่ธรรมดาแน่นอน
- ถ้าเพื่อนๆอยากได้รุปแบบการสนทนาที่มีลักษณะคล้าย LINE + Whatsapp + Skype เราขอแนะนำเจ้านี้เลย (แน่นอนว่าไม่มีใครอยากใช้ Line ส่วนตัวในการส่งงานอย่างแน่นอน)
- จุดเด่นของเค้ายังมีการส่ง Location ได้อีกนะ คือสำหรับ Business based app chat เนี่ย เราว่ามันค่อนข้างเด่นเลย
- สามารถ Sync contact ในมือถือได้ทั้งหมดเลยละ ทำให้การติดต่องานเนี่ย สามารถทำผ่านแอพนี้ได้อย่างง่ายมาก
Hive
- Chat and Project management app 2in1 !
- อันนี้รูปแบบเค้าจะคล้ายๆกับ Slack ผสม Twitter หน่อยๆ
- หน้าตาอาจไม่ได้ดูสวยงามมากถ้าเทียบกับ Slack แต่เราคิดว่า Hive ทำได้ดีเวลาเค้าดึงเอา Project/task management เข้ามาด้วย มันเลยทำให้การติดต่อสื่อสารได้ถูกบทบาท และหน้าที่ ยิ่งงายเข้าไปใหญ่
2. Project/ Task Management
โปรเจค และงานกลุ่มย่อยก็มีอีกหลายอันจัง แต่ Work from home แล้วชั้นจะทำเสร็จไหมน้ะ ? หรือแบบ ทีมจะรู้ได้ยังไงว่า งานชิ้นนี้เสร็จแล้ว และพวกเค้าควรเริ่มทำต่อได้ ?
งั้น เราขอแนะนำโปรแกรม 3 ตัวด้านล่างนี้ ที่จะตอบโจทย์ด้านบนและทำให้การจัดการ project ต่างๆนั้นง่าย ไปดูกันเล้ยย
จุดเด่น
- Task management
แน่นอนว่าการที่เราแบ่ง project เป็นส่วนๆพร้อมรายชื่อของผู้รับผิดชอบ มันก็ค่อนข้างชัดเจนดีเลยละ
- Gantt charts
ตรงนี้ยิ่งสำคัญ เพราะจะทำให้เรารู้ได้ว่า Deadline ของแต่ละ Job เป็นอย่างไรบ้าง อันนี้เป็นภาพกว้างๆสำหรับหัวหน้าไว้ใช้บริหารทีม
- 4 boxes criteria
ประโยชน์ตรงเที่ผู้ใช้งานนี้ละ จะได้รู้ว่า อันนไหนสำคัญมาก/น้อย เร่งด่วน/ไม่ ?
Trello
- ถ้าเพื่อนๆคนไหนชอบแนวแบบเสมือนแป่ะ Post-it หรือแนว Kan-ban ละก็ Trello อาจเหมาะกับเพื่อนๆ :)
- เราชอบลักษณะการ Design ที่เป็นแนวบอร์ด และปักหมุดลงไป
- Discussions and Chat ที่สามารถสร้างเป็น Thread ขึ้นมาได้เลย
- Time tracking อ่าฮ้า อันนี้อาจดีสำหรับบางคน แต่อาจกดดันสำหรับบางคน เพราะสามารถตั้งจับเวลาการทำงานในแต่ละ process ได้ (แอบ micro-manage นะนายจ๋า)
3. Idea Generation or Whiteboard !
นอกจากการใช้ Video meeting แล้ว การสื่อสารที่ดีมากๆๆอีกอย่างนึง คือการที่เรามี พื้นที่ส่วนกลางสำหรับแชร์ข้อมูล Real-time
แน่นอนว่าพวก Chat app หรือ Project management app ตอบโจทย์ไม่ได้เนื่องจากความ Flexibility อาจจะไม่สูง
เราขอแนะนำโปรแกรมสามัญประจำบ้าน (ที่คนมักจะมองข้ามเค้าไป)
Microsoft Onenote
- จริงๆพอเราพูดถึง Microsoft อาจนึกถึงแค่ Excel, Words, Outlook, PPT เนอะ
- แต่เจ้าตัว Onenote เนี่ย น่าสนใจมากๆ เพราะมันคือ Co-working notebook space ! และที่สำคัญคืออัพเดท Real-time ด้วยน้ะ ! (แต่เพื่อนๆจำเป็นต้องมี office 365 ก่อนน้า)
- การเขียนข้อความที่อิสระ คือวาดภาพก็ได้ ใส่ลิ้งหรืออะไรได้หมดเลย โดยที่ไม่จำเป็นต้อง Format หรือต้องเป็นระเบียบ (แต่ปัญหาที่เราเจอคือ เวลาใช้งานร่วมกันแบบ พิมพ์กันหลายๆคน จะมีปัญหาเรื่องการ Sync อยู่นิดหน่อย)
Evernote
- สำหรับเพื่อนๆที่ไม่ชอบโปรแกรมเกี่ยวกับ Microsoft มากนัก เราว่า Evernote ก็มีความน่าสนใจไม่น้อยเลยละ
- เอาตรงๆคือคล้ายกับ Onenote มากกกกก
- ข้อได้เปรียบของผู้ใช้ iOS คือ มันสามารถ Link กับ Note ได้
คือเราว่าเจ้าแอพนี้มันค่อนข้างสะดวกสำหรับการใช้งานผ่านทั้ desktop และโดยเฉพาะในมือถือเนี่ย ไวมาก
- การแป่ะบทความ หรือไฮไลท์ต่างๆทำออกมาได้ดีเลยละ เท่าที่ใช้มาปัญหาเรื่องการ Sync ข้อมูลเวลาที่มีผู้ใช้งานในหน้าเดียวกัน active เยอะๆ ทำได้ออกมาดีกว่า Onenote น้ะ (แต่แอพราคาแพงอยู่เหมือนกัน 5555 แต่เราว่าถ้าเทียบกับราคาของ Office 365 อาจจะถูกกว่า)
จบแล้วเพื่อนๆ อ่านกันเพลินๆในวันหยุดเน้อะ !
เราว่าเจ้าโปรแกรมข้างบนเนี่ยมันค่อนข้างช่วยทำให้การบริหารงานในทีม โดยเฉพาะ remote working ค่อนข้างทำได้ดีมากๆเลยละ
ทุกๆคนในทีมไม่พลาดข้อมูลสำคัญ แถมยังเดินหน้าต่อไปได้สบาย จนบางทีการ work from home ก็มีประสิทธิภาพได้พอสมควร :)
References:
- ประสบการณ์การใช้งานของผู้เขียนเอง
- 11
ดูเพิ่มเติมในซีรีส์
โฆษณา
- ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
- © 2024 Blockdit
